Comment améliorer la gestion de ses voyages d’affaires ?

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La gestion des déplacements professionnels (parfois désignée sous son appellation en anglais travel management) peut s’avérer délicate pour une entreprise. Certes, la digitalisation des outils a permis de simplifier nombre d’étapes (réservations de transports et d’hôtels, règlement des notes de frais…). Mais il n’est pas toujours simple pour une entreprise de trouver le système qui lui correspond. Des évolutions du travel management aux meilleurs moyens de paiement, voici un tour d’horizon des solutions à disposition des entreprises.    

 

Quelles évolutions pour le travel management ? 

C’est une grande crise que vient de traverser le travel management. Après une baisse d’activité de l’ordre de 70% en 2020 due à la pandémie de Covid-19, le secteur du voyage d’affaires amorce une reprise progressive, sur laquelle pèse désormais de forts enjeux écologiques. Selon le Baromètre du voyage d’affaires EPSA/IFTM, la reprise devrait permettre d’atteindre jusqu’à 60% des volumes de déplacements d’avant-crise d’ici la fin 2022. 

En 2021, 27% des personnes interrogées dans le cadre du Baromètre déclaraient avoir le droit de voyager uniquement en France, et 19% en France et à l’étranger. Des chiffres qui évoluent rapidement, puisque selon l’indice mensuel d’activité du think tank Marco Polo, les déplacements professionnels ont repris de manière vigoureuse depuis le début de l’année 2022. A tel point qu’en mars, l’activité a atteint les trois quarts de son niveau de 2019. 

Pour autant, pas question pour les salariés de se lancer dans des voyages d’affaires débridés. L’urgence écologique impose une reprise plus vertueuse, avec des déplacements maîtrisés. 

Il faudra également compter sur la digitalisation des processus, des plateformes de réservation à la validation des notes de frais par application mobile. Enfin, la data devrait également jouer un rôle dans l’évolution du travel management, en permettant l’optimisation des déplacements, la conception d’expériences sur mesure et la prise en compte des objectifs de durabilité de l’entreprise, le cas échéant. 



La digitalisation des déplacements professionnels 

La transformation digitale des entreprises bouleverse aussi les déplacements professionnels. Longtemps réservés aux grandes entreprises, les outils numériques de gestion des déplacements et des notes de frais gagnent peu à peu du terrain dans les PME, ce qui permet aux organisations, sans distinction de taille, de mieux maîtriser leurs dépenses professionnelles. 

Mais l’utilisation d’outils numériques n’est pas une habitude ancrée chez tous les salariés qui effectuent des voyages d’affaires. En 2018, moins d’un salarié sur dix indiquait utiliser ces outils dans la majorité de ses déplacements (baromètre FCM Travel-DéplacementsPro 2018). Des chiffres qui ont certainement évolué depuis la crise sanitaire, et la digitalisation à grande échelle qu’elle a générée. 

De manière globale, les entreprises - comme les salariés - rejettent aujourd’hui les solutions trop complexes. Grâce à l’intelligence artificielle et au machine learning (technique de programmation informatique qui permet aux ordinateurs d'apprendre par eux-mêmes), les outils disponibles permettent d’automatiser la gestion des déplacements et des dépenses professionnelles, sans obstacles ni complications inutiles. 

 

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Quels moyens de paiement utiliser ? 

En matière de frais de déplacement (c’est-à-dire les frais liés au transport et aux dépenses sur place, telles que l'hébergement et les repas) le choix du moyen de paiement représente un enjeu de taille pour les entreprises. Les salariés doivent-ils régler leurs frais avec leur carte personnelle ou bien utiliser la carte de l’entreprise ? Deux possibilités sont ouvertes, à charge pour l’entreprise de choisir celle qui lui correspond. 

 

La carte personnelle

Les salariés ont le choix entre demander une avance pour couvrir leurs frais professionnels (transport, hébergement, repas…) et utiliser leur carte bancaire pour régler leurs frais. Leur employeur remboursera ultérieurement ces frais, à la condition qu’ils disposent d’un justificatif de note de frais (reçu, facture, etc). 

 

La carte d’entreprise

Pour une meilleure gestion des dépenses professionnelles et des notes de frais, la carte d’entreprise (ou carte de paiement professionnelle) s’impose comme une solution de choix. A ce titre, plusieurs types de cartes sont disponibles : 

 

La carte corporate

Cette carte débite les frais engagés directement sur le compte de l’entreprise. Elle est généralement attribuée aux dirigeants ou aux collaborateurs en charge des déplacements professionnels. Elle peut être physique ou dématérialisée. 

 

La carte logée

Il s’agit d’une carte dématérialisée logée chez un prestataire externe (ex : une agence de voyages professionnels). Concrètement, l’entreprise dispose d’une seule carte pour l’ensemble des salariés habilités. L’avantage : la facturation des prestations est centralisée, et il n’est plus nécessaire de faire des avances de frais.

 

La carte virtuelle

Comme la carte logée, la carte virtuelle est un moyen de paiement dématérialisé. Elle fonctionne avec un numéro généré pour effectuer un seul paiement : aucune avance de frais n’est ainsi nécessaire pour le salarié. Par ailleurs, elle permet un contrôle des dépenses accru. 

 

Comment mettre en place des solutions digitalisées pour les déplacements professionnels ?

Jusqu’ici, le schéma économique du secteur des déplacements professionnels s’articulait autour de plusieurs prestataires : agences de voyages, prestataires hôteliers, prestataires de locations de voitures, solution de gestion des réservations et des notes de frais… Une nouvelle démarche s’engage depuis peu, qui consiste à proposer des solutions centralisées qui intègrent plusieurs prestataires pour simplifier la gestion des déplacements et des frais professionnels. 

Ces solutions sont directement accessibles aux entreprises, quel que soit leur nombre de salariés. Les PME comme les grandes entreprises peuvent ainsi bénéficier d’outils numériques qui centralisent l’ensemble de leurs prestataires de voyages d’affaires. 

Par exemple, Jenji s'intègre à votre plateforme de réservation de voyages pour simplifier la gestion de vos frais professionnels. Qu’il s’agisse de SNCF Connect, de Supertripper ou encore de TravelPerk, Jenji a noué de nombreux partenariats qui permettent aux entreprises de lier leurs différents comptes et de gérer leurs frais professionnels de manière harmonisée. Soit un véritable gain de temps et d’efficacité.

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