Note de frais : On vous explique tout

La note de frais est un document incontournable qui permet aux salariés d’obtenir le remboursement de leurs dépenses en lien avec leur activité professionnelle. Sa gestion peut s’avérer problématique pour les services comptables qui ne disposent pas d’une solution efficace pour automatiser cette tâche. 

Bien comprendre la note de frais est indispensable pour le salarié susceptible d’établir un tel document, mais également pour le service comptabilité en quête d’efficience :

  • En quoi consiste ce document ?
  • Quand faut-il le traiter ?
  • Comment établir une note de frais ?
  • Quelles modalités de remboursement faut-il appliquer ? 
  • Comment comptabiliser une note de frais ?

Qu’est ce qu’une note de frais ?

La note de frais est un document qui peut être produit par n’importe quel salarié d’une entreprise, y compris par son dirigeant. Il s’agit d’un relevé qui consigne toutes les dépenses qui ont été effectuées par le salarié à titre personnel pour les besoins de son activité professionnelle.

Grâce à ce document, le service comptable peut procéder à l’enregistrement des charges puis rembourser les sommes avancées par le salarié. 

Les dépenses prises en compte sont les suivantes :

  • Les frais de déplacement (autrement dit la note de frais kilométrique) et le forfait mobilité durable 
  • Les frais de repas et d’hébergement 
  • Les frais d’abonnement pour le téléphone et Internet 
  • Les frais de télétravail (acquisition de matériel informatique ou de mobilité, participation à la facture d’électricité, etc.)

Ainsi, si le salarié d’une entreprise invite un client au restaurant et règle la facture émise par le restaurateur avec ses deniers personnels, il pourra en obtenir le remboursement en fournissant une note de frais à son employeur.

Quand traiter les notes de frais de ses salariés ?

En général, il s’écoule 1 mois entre la remise de la note de frais et son remboursement. L’employé soumet ses justificatifs et obtient le remboursement sur son salaire le mois suivant. Certains employeurs font également des remboursements en milieu de mois. Les pratiques peuvent donc beaucoup différer d’une entreprise à l’autre. 

Et qu’en dit la réglementation ? 

  • Du côté du salarié, les justificatifs des dépenses réalisées dans un cadre professionnel doivent être produits dans un délai maximum de 3 mois ;
  • Du côté de l’entreprise, l’employeur doit rembourser les frais engagés par son salarié dans un délai maximum de 5 ans.

Comment faire une note de frais ?

Les entreprises sont libres de définir leur modèle de note de frais à condition de faire figurer les mentions suivantes :

  • La date de la dépense professionnelle 
  • Le nom du salarié
  • Son service
  • Le motif de la dépense
  • Le lieu du déplacement
  • La nature des frais (billet de train, hébergement, repas d’affaires, taxi, etc.)
  • Le montant engagé
  • L’indication de la TVA

Les factures et autres justificatifs doivent bien évidemment être fournis.

Utilisation d’un logiciel de note de frais ou d’un modèle de note de frais ?

Vous pouvez fournir à vos salariés un modèle de note de frais en format Excel qu’il ne leur restera plus qu’à renseigner. Une fois le document reçu par le service comptable, celui-ci devra être enregistré puis traité pour que le remboursement puisse avoir lieu. Le traitement d’une note de frais n’est pas compliqué, mais peut s’avérer chronophage en plus d’être répétitif dans les entreprises où celles-ci sont très courantes. On considère qu’il faut 30 minutes en moyenne pour traiter une note de frais. Pour gagner du temps et éviter les erreurs, l’utilisation d’un logiciel de note de frais est une bonne solution. Les salariés peuvent directement renseigner les éléments de la note de frais depuis l’interface utilisateur du logiciel. Une fois la note enregistrée, les collaborateurs du service comptable n’ont plus qu’à vérifier les éléments renseignés avant de la valider, ce qui déclenche automatiquement le remboursement.

Modalités de remboursement : frais réels ou forfaitaires ?

Le remboursement peut se faire au réel ou sous la forme d’allocations forfaitaires. C’est à l’employeur de décider des modalités de remboursement. Pour plus de clarté pour le salarié, ces dernières doivent être mentionnées dans une clause du contrat de travail. 

Si l’employeur décide d’un remboursement au réel, le salarié est dans l’obligation de détailler toutes ses dépenses dans la note de frais. Il doit également joindre les factures et autres justificatifs prouvant ses frais professionnels.

Si l’employeur décide d’opter pour le versement d’une allocation forfaitaire, c’est un peu différent. Le salarié n’a pas à faire de note de frais et ne doit pas produire de justificatif. À la place d’un remboursement, il reçoit une allocation forfaitaire qui prend en charge les frais de logement, de déplacement et de restauration. Son montant est déterminé par la convention collective, un accord professionnel ou un accord de groupe. 

C’est une solution pour les entreprises qui ne veulent pas gérer les notes de frais. Pourtant, avec un logiciel de gestion de note de frais, c’est une tâche qui peut être réalisée rapidement et sans erreur.

Les principaux frais et leurs règles de remboursement

Savez-vous que les règles de remboursement ne sont pas toujours les mêmes ? Voici ce qu’il faut retenir :

  • Les notes de frais relatives à la restauration doivent toujours être accompagnées du reçu du restaurant sur lequel la date et le montant sont indiqués. Le nom des convives ainsi que leur profession et leur société doivent être mentionnés. 
  • Les notes de frais relatives à l’hébergement sont uniquement valables si le salarié se trouve à 50 km minimum de chez lui ou s’il doit faire 1h30 minimum de transports en commun pour rejoindre le lieu de sa mission. La présentation d’une facture est obligatoire. Celle-ci doit indiquer le nombre de nuitées et détailler les frais imputés à la chambre (le solde de ces frais doit être nul). 
  • Les frais kilométriques sont remboursés selon le barème établi par l’administration fiscale. Pour être valable, la note de frais kilométrique doit indiquer le motif de déplacement, le lieu de la mission, le nombre de kilomètres parcourus et le nombre de chevaux fiscaux du véhicule (accompagné par un certificat d’immatriculation). Le remboursement des péages est également possible sur présentation d’un ticket justificatif. 

Comptabilisation des notes de frais

Vous vous demandez comment comptabiliser une note de frais ? Voici la marche à suivre :

  • Il faut saisir le montant de la note de frais dans le journal des achats ou le journal comptable de la société ;
  • Ensuite, il faut débiter les comptes de charges ainsi que la TVA déductible si besoin ;
  • Il reste enfin à créditer le compte 467 du salarié.

Pour faciliter la gestion des notes de frais, intégrez notre solution à votre système informatique. Vos salariés et le service comptable de votre entreprise gagneront du temps que vous pourrez ainsi allouer plus efficacement.

Romane Sisso