Notes de frais : comment bien la rédiger et se faire rembourser ?

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Document incontournable qui permet aux salariés d’obtenir le remboursement de leurs dépenses en lien avec leur activité professionnelle, la note de frais doit être complétée avec soin.  Sa gestion peut en effet s’avérer problématique pour les services comptables qui ne disposent pas d’une solution efficace pour automatiser cette tâche.

Bien gérer ce document répond ainsi à un double enjeu. Pour le salarié, cela lui permet d’être remboursé dans les délais prévus, et pour le service comptabilité, de gagner du temps sur une tache généralement chronophage.

En quoi consiste ce document ? Quand faut-il le traiter ? Comment établir une note de frais ? Quelles sont les modalités de rembourses et comment la comptabiliser ?

Jenji  vous propose un tour d’horizon de l’ensemble des règles encadrant la gestion et le remboursement des notes de frais.

Qu’est ce qu’une note de frais ?

Il s’agit d’un relevé qui consigne toutes les dépenses à titre personnel qui ont été effectuées par le salarié, dirigeant y compris, pour les besoins de son activité professionnelle.

Grâce à ce document, le service comptable peut procéder à l’enregistrement des charges puis rembourser les sommes avancées par le salarié. A condition, bien entendu, que ce dernier dispose de tous les justificatifs.

Les dépenses prises en compte dans le cadre d’une note de frais sont les suivantes 

  • Les frais de déplacement (autrement dit la note de frais kilométrique) et le forfait mobilité durable 
  • Les frais de repas et d’hébergement 
  • Les frais d’abonnement pour le téléphone et Internet 
  • Les frais de télétravail (acquisition de matériel informatique ou de mobilité, participation à la facture d’électricité, etc.)

Ainsi, si le salarié d’une entreprise invite un client au restaurant et règle la facture émise par le restaurateur avec ses deniers personnels, il pourra en obtenir le remboursement en fournissant une note de frais à son employeur.

effectuées par le salarié, dirigeant y compris, pour les besoins de son activité professionnelle.

 

Quand traiter les notes de frais de ses salariés ?

En général, il s’écoule un mois entre la remise de la note de frais et son remboursement. L’employé soumet ses justificatifs et obtient le remboursement sur son salaire le mois suivant.

Un mois, cela peut paraitre court quand on n’a que quelques petites factures, par exemple de restauration, à se faire rembourser. Or plus d’un salarié sur deux trouve le processus de remboursement tellement fastidieux qu’il n’est pas rare d’arriver aux cas suivants :

  • Le salarié préfère faire une croix sur des petites sommes (voir article sur Les Echos), soit parce qu’il n’a pas envie de perdre du temps, soit parce qu’il lui manque tel ou tel justificatif.
  • Si les sommes deviennent vite importantes, le salarié préfèrera tout déclarer en une fois. C’est pour cette raison que les services de comptabilité sont assaillis de demandes de remboursement à l’approche des vacances d’été.

On considère que plus de 50% des salariés consacrent entre 30 minutes et 1 heure par mois pour traiter leurs notes de frais. Et plus de deux sur trois le font pendant leurs heures de travail. Une perte de temps et d’efficacité assez importante pour le salarié comme pour l’entreprise !

Et qu’en dit la réglementation ?

  • Du côté du salarié, les justificatifs des dépenses réalisées dans un cadre professionnel doivent être produits dans un délai maximum de 3 mois (dans les faits, les délais peuvent être rallongés dans certaines sociétés) ;
  • Du côté de l’entreprise, l’employeur doit rembourser les frais engagés par son salarié dans un délai maximum de 5 ans.

Certains employeurs font également des remboursements en milieu de mois. Les pratiques peuvent donc beaucoup différer d’une entreprise à l’autre. Celles-ci ne sont pas dues au hasard, elles dépendent d’une nécessité interne imposée par le service comptabilité.

Chaque note de frais remboursée étant comptabilisée dans un exercice particulier précis, il n’est en effet pas facile pour l’employeur de revenir deux ou trois ans en arrière afin de rembourser une note de frais qui aurait été oubliée par le salarié. Le calendrier choisi par l’entreprise pour honorer les dépenses de ses salariés n’est donc, au final, pas du tout le fruit du hasard. 


Comment faire une note de frais ?

Les entreprises sont libres de définir leur modèle de note de frais à condition de faire figurer les mentions suivantes :

  • La date de la dépense professionnelle 
  • Le nom du salarié
  • Son service
  • Le motif de la dépense
  • Le lieu du déplacement
  • La nature des frais (billet de train, hébergement, repas d’affaires, taxi, etc.)
  • Le montant engagé
  • L’indication de la TVA

Les factures et autres justificatifs doivent bien évidemment être fournis. S’il n’est pas possible de le faire (perte de la facture, justificatif peu lisible, etc.) il est d’usage d’indiquer la raison pour laquelle la note de frais ne comprend pas de pièces jointe.

Certaines entreprises tolèrent de rembourser sans justificatif, faisant confiance à la bonne foi du salarié, à condition que ces « oublis » restent exceptionnels.

 

Utilisation d’un logiciel de note de frais ou d’un modèle de note de frais ?

Vous pouvez fournir à vos salariés un modèle de note de frais en format Excel qu’il ne leur restera plus qu’à renseigner. Une fois le document reçu par le service comptable, celui-ci devra être enregistré puis traité pour que le remboursement puisse avoir lieu. Le traitement d’une note de frais n’est pas compliqué, mais peut s’avérer chronophage en plus d’être répétitif dans les entreprises où celles-ci sont très courantes.

Pour gagner du temps et éviter les erreurs, l’utilisation d’un logiciel de note de frais est recommandée.Aujourd’hui, la plupart des entreprises en sont pourvus, car ils facilitent non seulement la saisie, mais ils permettent aussi un meilleur suivi et stockage des données comptables.

Les salariés peuvent directement renseigner les éléments de la note de frais depuis l’interface utilisateur du logiciel. Une fois la note enregistrée, les collaborateurs du service comptable n’ont plus qu’à vérifier les éléments renseignés avant de la valider, ce qui déclenche automatiquement le remboursement.

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Modalités de remboursement : frais réels ou forfaitaires ?

Le remboursement peut se faire au réel ou sous la forme d’allocations forfaitaires. C’est à l’employeur de décider des modalités de remboursement. Pour plus de clarté pour le salarié, ces dernières doivent être mentionnées dans une clause du contrat de travail.

  • Remboursement des frais réels. Si l’employeur opte pour cette solution, le salarié est dans l’obligation de détailler toutes ses dépenses dans la note de frais. Il doit également joindre les factures et autres justificatifs (contrat de location, reçu, ticket de caisse, etc.) prouvant ses frais professionnels.

  • Remboursement d’une allocation forfaitaire. Dans ce cas, c’est un peu différent. Le salarié n’a pas à faire de note de frais et ne doit pas produire de justificatif. À la place d’un remboursement, il reçoit une allocation forfaitaire qui prend en charge les frais de logement, de déplacement et de restauration. Son montant est déterminé par la convention collective, un accord professionnel ou un accord de groupe.

L’allocation forfaitaire est généralement mise en application par les entreprises qui ne veulent pas gérer les notes de frais. Pourtant, avec un logiciel de gestion de note de frais, c’est une tâche qui peut être réalisée rapidement et sans erreur.

 

Les principaux frais et leurs règles de remboursement

Savez-vous que les règles de remboursement ne sont pas toujours les mêmes ? Voici ce qu’il faut retenir :

  • Les notes de frais relatives à la restauration doivent toujours être accompagnées du reçu du restaurant sur lequel la date et le montant sont indiqués. Le nom des convives ainsi que leur profession et leur société doivent être mentionnés. 
  • Les notes de frais relatives à l’hébergement sont uniquement valables si le salarié se trouve à 50 km minimum de chez lui ou s’il doit faire 1h30 minimum de transports en commun pour rejoindre le lieu de sa mission. La présentation d’une facture est obligatoire. Celle-ci doit indiquer le nombre de nuitées et détailler les frais imputés à la chambre (le solde de ces frais doit être nul). 
  • Les frais kilométriques sont remboursés selon le barème établi par l’administration fiscale. Pour être valable, la note de frais kilométrique doit indiquer le motif de déplacement, le lieu de la mission, le nombre de kilomètres parcourus et le nombre de chevaux fiscaux du véhicule (accompagné par un certificat d’immatriculation). Le remboursement des péages est également possible sur présentation d’un ticket justificatif. 

Calcul des frais kilométriques

 

Pas de dépenses personnelles dans une note de frais !

Cas typique : un salarié en déplacement doit acheter une clé USB pour sauvegarder des fichiers dans le cadre de son activité. Jusqu’à là tout va bien. Les choses se corsent en revanche quand il rajoute dans ce même achat une souris et un nouveau clavier qui lui serviront dans un cadre strictement personnel. Cette pratique, totalement interdite et qui expose le salarié à de graves conséquences, est plus fréquente qu’on ne pourrait le penser. Un salarié sur trois aurait déjà commis des impairs en remplissant sa note de frais.

Pourtant, si elle s’en rend compte, l’entreprise est en droit d’exiger des explications, voire d’entamer une procédure disciplinaire à l’encontre du salarié. La règle est donc la suivante : toute dépense qui vise à être inscrite dans une note de frais doit concerner uniquement les besoins et l’intérêt de l’entreprise.

 

Comptabilisation des notes de frais

Vous vous demandez comment comptabiliser une note de frais ? Voici la marche à suivre :

  • Il faut saisir le montant de la note de frais dans le journal des achats ou le journal comptable de la société ;
  • Ensuite, il faut débiter les comptes de charges ainsi que la TVA déductible si besoin ;
  • Il reste enfin à créditer le compte 467 du salarié.

En conclusion 

Voici un résumé des règles principales abordées dans cet article sur les notes de frais :

  • Une note de frais doit être accompagnée des justificatifs nécessaires (ticket, facture, etc.)
  • Pas d’achats personnels avec les dépenses liées à celles de l’entreprise
  • Les justificatifs doivent être produits dans un délai maximum de 3 mois par le salarié
  • L’entreprise dispose de 5 années au maximum pour effectuer les remboursements
  • Le remboursement peut se faire au réel ou sous la forme d’allocations forfaitaires
  • Un logiciel adapté, comme celui fourni par Jenji, facilite la comptabilisation des dépenses sur les notes de frais

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Pour faciliter la gestion des notes de frais, intégrez notre solution à votre système informatique. Toutes les parties prenantes de l’entreprise, du salarié au dirigeant, en passant par le comptable, gagneront ainsi un temps précieux !

Notre solution permet aussi d’avoir un œil collaboratif sur les notes de frais gérées par l’entreprise, renforçant la traçabilité et la gestion partagée de cette tache chronophage.

Autre avantage, et non des moindres, avec un logiciel de gestion de notes de frais votre entreprise réduira de façon substantielle la consommation de papier, un argument qui prend un poids certain à l’heure où les sociétés se tournent vers un  business model plus responsable.  

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