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La gestion des notes de frais boostée par l'IA

Réunir le meilleur des deux mondes: une expérience collaborateur intuitive et des analyses financières poussées. 

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“La mise en place de Jenji a permis de remettre à plat certains process, comme l’éclatement de la TVA déductible qui compliquait la vie de tous les collaborateurs et que nous avons pu abandonner.”

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Guillaume Faynel
Chef de Projet IT Senior,
MAN Truck & Bus

“Jenji s’inscrit comme la solution pionnière de notre démarche de digitalisation. Les performances de l’outil et le gain de temps induit pour les équipes de Keensight Capital nous ont conforté et nous poussent à poursuivre activement cette démarche au-delà de la gestion des notes de frais.”

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Adrien Van Eynde
Directeur Financier,
Keensight Capital

“La transition vers la dématérialisation de mes notes de frais s’est très bien passée. J’ai trouvé que l’outil était simple à utiliser. Depuis, je fais tout de mon portable quelque soit l’endroit du monde où je me trouve.”

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Annick Hayraud
Manager de l’équipe de France féminine de Rugby à XV,
FFR

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Jenji, une smart plateforme qui simplifie la gestion des notes de frais

Le logiciel de gestion de notes de frais Jenji comme une évidence

 
Qui n’a pas subi ses notes de frais mois après mois ? Tout le monde a perdu du temps devant ses reçus, à essayer de se remémorer où a été réalisée la dépense et avec qui ce déjeuner d’affaires a été fait ?  Alors rien que d’imaginer le travail en backup des services comptable et financier rend l’exercice encore plus fastidieux … Car plus une entreprise se développe et plus la gestion administrative des notes de frais s’alourdit.
 
La limite de la gestion manuelle des notes de frais, lorsque l’entreprise poursuit son développement, est une réalité. Et il existe des tâches administratives chronophages sur lesquelles elle ne souhaite pas investir en temps humain. Seul l’utilisation d’un logiciel de gestion de notes de frais peut simplifier cette tâche et permet d’affecter le personnel administratif à des actions à plus forte valeur ajoutée…
 
Avant de choisir son logiciel de gestion des notes de frais, il faut lister toutes les fonctionnalités nécessaires à l’entreprise. À savoir toutes les tâches inhérentes aux notes de frais qui consument beaucoup de temps car l’objectif principal de l’application est de faire gagner du temps  à l’ensemble de vos équipes mais pas seulement.
 
Une fois que les besoins pour la gestion des frais professionnels sont clairement identifiés ; sur ce point Jenji accompagne tous ses clients ; il convient de sélectionner les fonctionnalités répondant aux critères et de les tester.

En quoi Jenji est un plus dans la gestion de notes de frais pour les salariés ?

 
Il devient absolument nécessaire de s’équiper d’un logiciel de gestion de notes de frais car il permet en premier lieu de :
○ gagner beaucoup de temps,
○ se passer du format papier et d’Excel
○ sécuriser le travail et de disposer de moyens de contrôle efficaces,
○ travailler en collaboration avec les équipes beaucoup plus simplement,
○ effectuer les notes de frais depuis son smartphone de n’importe où et à n’importe quel moment,
○ permettre aux salariés en déplacement de s’autonomiser,
○ basculer automatiquement dans votre comptabilité les écritures liées aux notes de frais.
 
Le plus de Jenji lors de la création de son logiciel a été d’avoir une solution capable d’analyser une multitude de justificatifs de dépenses sans aucune saisie manuelle et permettre le remboursement en temps réel des frais professionnels engagés par les salariés dans le cadre de leur activité. L’idée sous-jacente était que les données collectées peuvent être utilisées pour l’identification de leviers d’optimisation sur le plan financier.

Et pourquoi s'équiper d'un logiciel de gestion de notes de frais aujourd'hui ?

 
D’une utilisation simple, natif sur iOS et Android, il suffit d’un smartphone et notre logiciel de gestion de notes de frais s’occupe de tout. Vos collaborateurs numérisent leurs justificatifs, importent leurs reçus électroniques et l’affaire est faite. Tout passe dans le hub de gestion de notre solution. Ainsi, fini les frais de traitement et de transmission liés au papier, les frais de stockage. Mais, fini aussi les processus de collectes manuelles, de centralisation et de classement.
 
Avec des workflows de validation personnalisés, le logiciel de gestion de notes de frais Jenji, optimise le temps de vos managers.
Basée sur l’intelligence artificielle et associé à des process performants, notre solution de gestion des dépenses professionnelles est moderne et efficace. Intégrable avec tous les SI du marché,  ERP comptable, SIRH, CRM, rapprochement automatique des cartes affaires ainsi que l’analyse (détection de la fraude, conseils automatisés …) et le reporting des dépenses par projet, équipe ou autre, sont autant de leviers pour optimiser la gestion de vos notes de frais. De plus, vos données sont accessibles en temps réel en cas d’audit grâce à l’archivage électronique de vos justificatifs.

Quelles sont les fonctionnalités proposées par notre logiciel de gestion de note de frais ?

 
Jenji propose de nombreuses fonctionnalités en matière de gestion des notes de frais. Que ce soit sur la version web ou mobile c’est un logiciel qui est en permanence optimisé pour correspondre aux besoins sans cesse grandissant des entreprises. L’objectif de cette solution est simple ; faciliter la vie des organisations et des sociétés (du Freelance à la grande entreprise) en mettant fin à la torture que procure la gestion des notes de frais !
 
Voici les principales fonctionnalités :
 
Support des axes analytiques multiples (par groupe, par collaborateur, par dépense, par projet, par client...).
Analyse et reporting en temps réel des données de dépenses.
Numérisation et déclaration des dépenses en temps réel.
Import natif et reconnaissance des justificatifs (OCR).
Analyse financière & BI : visualisation des dépenses par catégories, par dates, par collaborateurs.
ROI immédiat et quantifiable, nos clients gagnent 2-3% de TVA récupérable, pilotent des optimisations fiscales et peuvent envisager une récupération supplémentaire de la TVA intracommunautaire de 5 à 9 %.
○  Calcul des frais kilométriques.
Archivage des justificatifs opposable à l’URSSAF et aux services fiscaux.
 
Jenji dispose d’un modèle de données extensible et configurable permettant de s’adapter à̀ tout type de contexte métier.  

Le logiciel de gestion des notes de frais écoresponsable

 
L’impact environnemental de Jenji réside dans Jenji Vault. Ce traitement effectué par notre logiciel de gestion de notes de frais contribue à éliminer définitivement le papier. Jenji s’inscrit dans la lignée des prérequis du cadre de la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises).  Il cherche à avoir un impact positif sur la société, à respecter l’environnement.  Et avoir un équilibre construit  avec l’aide de ses parties prenantes, ses collaborateurs, ses clients, ses fournisseurs, ses actionnaires …
 
Avec Jenji Vault, il est possible légalement de supprimer la collecte papier et le stockage des justificatifs, Désormais, une fois le reçu papier numérisé, le fichier ainsi digitalisé devient une preuve en cas de contrôle. Plus besoin de lieu de stockage et d’archivage physique de ces reçus grâce à la valeur probante conférée à tous les justificatifs numérisés qui sont instantanément enregistrés dans le coffre-fort électronique de notre partenaire Docaposte, filiale du Groupe La Poste.