Neoxam, éditeur de logiciel dans la vente, gestionnaire de fonds, banque / assurance est implantée en Asie, en Europe, en Afrique et aux Etats-Unis. Neoxam regroupe plus de 500 collaborateurs dans le monde.
- 500 collaborateurs
- 300 notes de frais mensuelles
- 100 utilisateurs actifs
- 1h gagnée par jour et par collaborateur
Neoxam a choisi Jenji pour traiter ses notes de frais!
"Simplicité et efficacité : deux mots qui résument la solution Jenji pour nous !"
Ibrahim Sefou, Contrôleur de gestion
La gestion des notes de frais, c’était comment sans Jenji ?
Chez Neoxam, le traitement des notes de frais était une tâche manuelle et exclusivement sous format papier. Chaque pièce justificative était validée individuellement et manuellement par le service comptable, pièce que les collaborateurs avaient l’obligation de conserver et de transmettre chaque mois sous leur format d’origine.
Les besoins de Neoxam :
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Proposer aux collaborateurs une solution simple
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Visualiser précisément les coûts liés à chaque dépense
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Limiter la perte des pièces justificatives
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Récupérer la TVA déductible sur l’ensemble des factures
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Gagner du temps dans la gestion quotidienne des frais
Pourquoi avoir choisi Jenji ?
"Nous avons étudié plusieurs solutions sur le marché avant de choisir Jenji."
Ibrahim Sefou, Contrôleur de gestion
Après l’étude de plusieurs offres et solutions sur le marché, le manager financier a opté pour Jenji. Sensible au fait que nous sommes une société française qui émerge parmi les acteurs du marché, Neoxam apprécie que notre solution repose sur les nouvelles technologies, afin de répondre au mieux à leurs attentes.
D’un point de vue numérique, Jenji propose la reconnaissance automatique des reçus de notes de frais et dépenses professionnelles, ce qui permet aux équipes Neoxam de créer ses notes de frais en quelques secondes.
D’un point de vue processus, Jenji automatise l’ensemble de la chaîne de traitement, simplifie la transmission des pièces, un réel besoin pour l’équipe comptable.
D’un point de vue comptable, Jenji se connecte parfaitement à l'outil comptable Sage et déverse instantanément les écritures comptables au format natif.
Enfin, d’un point de vue financier, Jenji analyse les données de l’entreprise à travers la mise en place de divers axes analytiques.
"L’aspect comptable est simplifié, le croisement de notre outil comptable Sage et notre plateforme Jenji répond parfaitement à nos attentes!"
Ibrahim Sefou, Contrôleur de gestion
Comment s’est déroulée la mise en place de Jenji au sein de votre entreprise ?
Le projet de mise en place a pu être confié au contrôleur de gestion de la société Neoxam, afin de collaborer ensemble sur la configuration de la plateforme, le cadrage, et une réflexion précise sur la chaîne de traitement à adopter entre les équipes.
Le système comptable complexe a nécessité une réflexion entre les divers directeurs de projets sur plusieurs aspects. L’entité française étant composée de plusieurs sociétés, certains managers situés au siège social à Paris sont amenés à valider les dépenses des consultants situés dans les autres sociétés, l’intérêt était de créer une plateforme personnalisée liant l’entité parisienne à l’ensemble des sociétés.
Bilan d'utilisation de la solution Jenji
"1h par jour et par collaborateur de gagnée avec Jenji !"
Ibrahim Sefou, Contrôleur de gestion
Aujourd’hui, la gestion des notes de frais a complètement évolué, Neoxam a conservé sa chaîne de traitement spécifique tout en fluidifiant son processus.
Auparavant dépourvu de toute solution de gestion, la marge de progression vers le numérique était importante pour Neoxam, une véritable attente de la part de l’ensemble des collaborateurs qui sont très satisfaits de la plateforme mobile et web.
Reconnaissance automatique des données, transmission instantanée des collaborateurs à la comptabilité en passant par les managers; la charge de travail de chacun est simplifiée : les équipes ne sont plus en contact permanent pour gérer les anomalies sur les dépenses, l’intégralité des pièces sont stockées électroniquement dans un coffre-fort personnalisé. Ce qui permet aux collaborateurs de jeter leur justificatif papier, d’accéder à l’ensemble des pièces en quelques clics en cas de contrôle fiscal ou URSSAF.
Concernant le processus de traitement, un premier contrôle est effectué par la conformité au service comptabilité, la plateforme va permettre de vérifier la dépense associée à un client donné, la catégorie associée, l'authenticité du montant, la dépense est alors déclarée conforme. Par la suite, le manager du consultant valide la dépense, celle-ci est automatiquement importée dans l’outil Sage, sans aucun retraitement de la part des équipes comptables pour effectuer le remboursement.
Le service financier est maintenant en mesure de déterminer le montant et les données correspondantes à un collaborateur en quelques clics, bien qu’il reste encore des axes d’amélioration et de liaison à mettre en place d’un point de vue analytique afin d’exploiter l’intégralité des possibilités de la plateforme Jenji. Jenji a aussi permis à Neoxam et ses filiales de paramétrer la mise en place de la récupération de TVA déductible, qui à ce jour n’était pas exploitée par la société.
Déployé aujourd’hui sur 3 entités sur 7, Neoxam va poursuivre prochainement l’équipement Jenji de l’ensemble de ses filiales.