Tout savoir sur les frais de déplacement

Les frais de déplacement : définition

Dans le cadre de son travail, un salarié peut être amené à effectuer des dépenses professionnelles. Les frais de déplacement représentent la plus grande part des dépenses professionnelles. 

Bien qu’il soit très courant pour les collaborateurs d’une entreprise de demander le remboursement de frais de déplacement à leur l’employeur, il peut être difficile de bien comprendre les tenants et les aboutissants d’une telle procédure. 

Faisons le point sur les frais de déplacement :

  • Sont-ils tous remboursables ?
  • Quel calcul pour les frais de déplacement ?
  • Comment se déroule la déclaration aux impôts ?

Quels sont les types de frais de déplacement remboursables ?

Les frais de déplacement font référence à toutes les dépenses qu’un salarié peut effectuer pendant un voyage d’affaires. On considère que l’entreprise doit rembourser les frais avancés par le collaborateur durant son déplacement, car ce dernier est dans l’obligation d’assurer sa mission pour le compte de la société. 

Il peut s’agir d’une simple réunion avec un client à 10 km du lieu de travail du salarié, d’un déplacement de 2 jours à 200 km de chez lui ou même d’un voyage à l’étranger d’une durée de plusieurs semaines. 

Il existe 2 types de frais de déplacement :

  • Les frais liés au transport qui englobent les indemnités kilométriques, les trajets domicile-travail ainsi que les titres de transport (billets de train ou d’avion).

Focus sur les indemnités kilométriques

Les indemnités kilométriques concernent l’ensemble du personnel d’une entreprise : les salariés, cadre ou non-cadre, ainsi que le dirigeant de la société peuvent y prétendre. D’un côté, le salarié qui a utilisé son véhicule personnel dans le cadre de son travail reçoit une compensation financière pour les dépenses occasionnées et de l’autre, l’entreprise bénéficie d’une exonération des cotisations sociales. 

Le calcul des indemnités se base sur un barème kilométrique mis à jour chaque année par l’État. La distance parcourue et la puissance fiscale du véhicule (CV) sont prises en compte. 

  • Les frais liés au déplacement en lui-même, c’est-à-dire les dépenses telles que la restauration et l’hébergement.

Selon le type de déplacement, le remboursement ne sera pas le même :

  • Pour un déplacement d’une faible distance qui n’empêche pas le collaborateur de rentrer chez lui le soir, le remboursement se fait le plus souvent aux frais réels, mais l’allocation forfaitaire est également une possibilité : elle est de 6,40 euros maximum par jour.
  • Pour un déplacement à plus de 50 km du lieu de résidence du salarié (ou à plus d’1h30 en transports en commun), les frais de restauration et d’hébergement sont remboursables. Là encore, l’employeur a le choix d’opter pour les frais réels ou l’allocation forfaitaire. S’il s’agit de l’allocation forfaitaire, le remboursement est compris entre 12,90 et 18,40 euros par jour pour les repas et entre 34,20 et 65,80 euros pour l’hébergement.

Est-ce qu’il existe des frais qui ne sont pas remboursables ?

Attention, certains frais de déplacement peuvent être considérés comme abusifs et ne donnent pas lieu à un remboursement. Par exemple, si un salarié peut se faire rembourser une nuitée dans un hôtel, son employeur peut lui refuser le remboursement des consommations du mini-bar.

Comment calculer les frais de déplacement ?

Dans les entreprises, c’est le directeur administratif et financier (DAF) qui est en charge du calcul des frais de déplacement professionnel des salariés de son entreprise. Pour réaliser cette tâche, il se base sur un barème défini par l’administration fiscale.

Le montant des indemnités remboursées au collaborateur de l’entreprise diffère selon le lieu du déplacement :

  • En métropole : le montant varie entre Paris, certains départements de la petite couronne (92, 93 et 94) et le reste des départements métropolitains 
  • En Outre-mer : le montant varie entre la Martinique, la Guadeloupe, la Guyane, Mayotte, Saint-Pierre-et-Miquelon et la Nouvelle-Calédonie, la Polynésie Française, les îles Wallis-et-Futuna
  • À l’étranger : le montant varie selon le pays où le déplacement professionnel a lieu

En ce qui concerne le remboursement, c’est au choix de l’employeur : frais réels ou allocation forfaitaire

Et pour les indemnités kilométriques ? 

Si l’entreprise opte pour un remboursement en frais réels, il faut utiliser le barème de l’administration fiscale. Prenons un exemple:

  • Un salarié utilise sa voiture personnelle (5CV) pour une distance de 10 000 km.
  • Le calcul sera le suivant : (0,308 x 10 000) + 1200 = 4 280
  • Après établissement d’une note de frais kilométrique, le salarié pourra obtenir un remboursement d’un montant de 4 280 euros de la part de son employeur.

Référez-vous au barème de l’administration fiscale pour trouver le calcul des frais de déplacement qui vous concerne. 

Déclarer les frais de déplacement aux impôts

Quand un salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle, il est intéressant de déclarer ses frais de déplacement aux impôts. Il faut soustraire la part remboursée par l’employeur du montant à déclarer. 

Plusieurs possibilités s’offrent au collaborateur souhaitant déclarer ses frais de déplacement aux impôts :

  • Si votre entreprise a opté pour un remboursement en frais réels, utilisez le barème défini par l’administration fiscale ;
  • Autre possibilité, la déduction des dépenses réelles de transport, mais attention, il faudra produire un justificatif pour chacune ;
  • Dernière possibilité, la déduction forfaitaire de 10% sur le revenu imposable. 

Notre conseil ? Pour la déclaration aux impôts, choisissez tout simplement la solution la plus avantageuse financièrement.

En savoir plus

Vous voulez en savoir plus sur la gestion des frais de déplacement ? Vous voulez automatiser cette tâche pour gagner en efficacité et limiter les erreurs comptables ? Découvrez ce que peut faire Jenji pour votre entreprise. Vous pouvez demander une démonstration pour mieux vous rendre compte de ce qu’une solution comme la nôtre peut apporter à votre entreprise.

Romane Sisso