Digitalisation de la gestion des notes de frais

Depuis plusieurs années, la transformation digitale s’impose dans la majorité des entreprises. Malgré cette évolution, on constate que la gestion des notes de frais n’est un processus automatisé que dans peu d’organisations. Or, un changement de stratégie à ce niveau peut engendrer un véritable gain d’efficacité, davantage de satisfaction de la part des collaborateurs, et surtout une meilleure utilisation des données. 

Dans le premier article de cette série, qui fait suite aux échanges ayant eu lieu dans le cadre de notre webinar sur la digitalisation des frais professionnels, nous évoquions le retard de certaines organisations dans la mise en place d’une transformation digitale efficace. Dans cette seconde partie, nous verrons donc comment digitaliser sa gestion des notes de frais tout en répondant aux défis imposés par son secteur.

L’expense management, un marché en constante évolution

Le saviez-vous ? 65 % des entreprises effectuent (encore) la gestion des dépenses des salariés sous format papier à l’aide d’un tableau Excel.  Pourtant, la dématérialisation des notes de frais présente d’innombrables avantages. Avec une solution digitalisée, il est ainsi possible de diminuer jusqu'à 63 % le coût de gestion des comptes de frais, et de réduire de 75 % le délai de traitement des notes de frais !

L’expense management (ou gestion des notes de frais) est un sujet transversal au sein des entreprises. Il impacte en effet toutes les directions. Dès lors, l’envisager en tant que projet global rend sa mise en œuvre complexe. 

La gestion d’une politique financière efficace passe donc... par l’exploitation d’un outil d’expense management. Or, 68 % des entreprises n’ont pas encore intégré les dépenses professionnelles dans leur système financier. 

Du papier au digital, en passant par l’intelligence artificielle, le marché de l’expense management est en évolution permanente. La véritable révolution provient cependant de la gestion digitalisée des notes de frais, grâce à laquelle les validations et remboursements peuvent être automatisés, garantissant ainsi à l’entreprise valeur ajoutée, gain de temps et maîtrise des coûts.

L’adaptation : clé d’un outil de note de frais efficace

Une entreprise ne doit pas s’adapter à une solution : c’est à une solution de s’adapter à l’organisation et à l’évolution d’une entreprise. 

Toute solution de gestion des notes de frais doit donc permettre une analyse des pratiques individuelles et des impacts de celles-ci sur le budget ; elle doit aussi assurer la possibilité d’adapter la politique de dépenses de l’entreprise à des niveaux beaucoup plus fins (au niveau du collaborateur, par exemple) et de trouver des solutions d’optimisations personnalisées  (abonnements SNCF pour les grands voyageurs, etc). 

Elle doit également être en capacité de réagir “en temps réel” en fonction de l’évolution des besoins et des comportements des salariés, et intégrer ce pilotage dans les pratiques achats en s’appuyant sur les outils d’aide à la décision. Une capacité d'adaptation d’autant plus importante pour les organisations décentralisées, dont certaines entités peuvent manquer d’une vision globale des dépenses.

De la gestion des notes de frais à l’exploitation de la donnée

1 entreprise sur 3 qui utilise une solution technologique se concentre uniquement sur la reconnaissance des dépenses, sans exploiter ses données. Il s’agit d’une lacune structurelle :  malgré une utilisation de la technologie toujours plus poussée, la donnée reste en effet le point de friction des entreprises.

L’intelligence financière et l’analyse des données permettent pourtant de matérialiser la data sous forme de dashboards en fonction d’indicateurs attendus par les clients. L’objectif : utiliser les données délaissées par les entreprises, pour pouvoir mesurer les performances de ces dernières. L’idée ici n’est pas de faire du digital “pour faire du digital”, mais bien de mener une réflexion plus profonde sur la viabilité et la rentabilité économique d’un projet. Et  imaginer, étape après étape, comment un outil de notes de frais peut accompagner une entreprise et lui permettre d’atteindre ses objectifs.

La digitalisation : un sujet de change management

La transformation digitale est un véritable sujet de change management. Elle est d’autant plus d’actualité que la crise sanitaire l’a accélérée, certaines estimations évoquant même un bond en avant de 7 ans ! 

La digitalisation est avant tout un projet d’entreprise, puisqu’elle implique de nombreuses parties prenantes et engendre des bouleversements qui se répercutent à tous les niveaux.  Impossible, dès lors, d’ignorer les possibles résistances au changement qu’elle induit. Pendant plus de 35 ans, l’outil qui prédominait dans la gestion des notes de frais était Excel. Il n’est pas toujours facile de dépasser cette barrière psychologique du connu et du confortable, et de comprendre ce qu’un outil numérique peut apporter aux collaborateurs. On touche ici à un sujet central : celui du change management, auquel les entreprises doivent désormais s’intéresser.

Romane Sisso