Que doit contenir une note de frais ?
Il n’existe pas de formalisme particulier pour établir une note de frais. La loi ne prévoit rien. Sur la forme, chaque entreprise peut librement mettre en place son modèle de note de frais. Cependant elle doit être détaillée avec soin pour éviter un redressement. Pour être en conformité avec l’URSSAF et l'administration fiscale, la note de frais doit impérativement contenir les champs suivants :
- Date d’engagement de la dépense.
- Nom du salarié concerné (la note de frais est nominative).
- Son service.
- Descriptif de la mission (motif).
- Lieu du déplacement.
- La nature des frais par catégorie (repas d'affaires, taxi, billet de train, logement…).
- Montants engagés.
- Indication de la TVA.
- Joindre les factures et les différents justificatifs.
Comment traiter les notes de frais des salariés ?
Pour beaucoup d’entreprises, le traitement des notes de frais se fait à chaque fin de mois, lors du paiement du salaire. Même si la loi ne prévoit aucun délai, l'entreprise se doit de respecter un délai "raisonnable" pour procéder au remboursement. Dans le cas où le temps de latence s'avèrerait trop long, et surtout si la dépense est importante, le salarié peut demander une avance à l'entreprise.
Quelle que soit la taille de l’entreprise, les notes de frais peuvent vite représenter des sommes importantes. Il est donc important d’avoir une politique de notes de frais stricte et il est tout aussi nécessaire de mettre en place un système de validation et de contrôle des notes de frais. Le but est d'assurer la maîtrise et la gestion de ces coûts, tout en restant en conformité avec les règles de l'administration fiscale mais surtout garder la main sur ce poste de dépense en ayant une visualisation en temps réel dessus.
Pour toutes les raisons évoquées et afin de simplifier la gestion des notes de frais, il est aujourd’hui judicieux de se tourner vers une solution numérique, comme un logiciel ou une application de note de frais. Intuitive et pratique, elle vous permet, entre autres, de gagner du temps et de faciliter le processus de validation. Aussi, elle permet de contrôler et de rembourser les notes de frais engagées par les salariés plus rapidement.
Quelles sont les règles pour rembourser les notes de frais ?
Chaque dépense soumise par le salarié au remboursement doit avoir été engagée pour les besoins de l'activité de l'entreprise. Cette condition est indispensable à la validation d’une note de frais. Une fois que ce point, non négociable, est intégré par tous, l'entreprise a le choix entre un remboursement des frais réels ou un barème forfaitaire. Concernant le forfait, le montant est le même pour tous les salariés de l’entreprise au même poste ou dans la même catégorie professionnelle.
Les frais professionnels doivent obligatoirement être remboursés par l'employeur. Le remboursement pourra se faire soit au réel sur présentation de justificatifs de nature à prouver la réalité de la dépense engagée, soit sous forme d'allocations forfaitaires.
Le remboursement des frais professionnels constitue donc une obligation pour l'employeur, dès lors que le contrat de travail du salarié ne contenir une clause prévoyant que les frais engagés pour les besoins de l'activité professionnelle soient pris en charge par ledit salarié. Selon la loi l’employeur dispose de 5 ans pour rembourser le salarié après présentation de la note de frais. Ce qui heureusement n’est pas le cas.
Pour rembourser les frais, l'employeur peut opter soit pour un remboursement au réel, soit pour une indemnisation forfaitaire. Ce choix doit être mentionné dans une clause du contrat de travail.
Frais réels
La note de frais est obligatoire lorsque le contrat de travail prévoit un remboursement des frais au réel. Le salarié doit ainsi détailler chaque dépense sur sa note : hébergement, repas, déplacement, etc. Pour appuyer sa demande, le salarié doit en outre joindre tous les justificatifs dont il dispose (factures, reçus, etc.).
Forfait
L'employeur peut aussi choisir d'opter pour le versement d'une allocation globale forfaitaire correspondant aux différents frais de logement, de repas et de déplacement. En contrepartie, le salarié conservera la charge de ses frais professionnels. Dans ce cas, le salarié n'a donc pas à fournir de justificatif sur la nature de ses frais. Cette solution permet à l'entreprise de ne pas avoir à gérer ses notes de frais. Toutefois, l'employeur doit être vigilant puisque cette clause ne peut pas avoir pour effet de verser un salaire en dessous du salaire minimum. Les frais forfaitaires quant à eux ne sont pas soumis aux cotisations sociales lorsqu’ils ne dépassent pas les plafonds fixés par l’URSSAF.
Quid de la perte de justificatif ?
Près de 30% des salariés renoncent au remboursement de leurs dépenses parce qu’ils ne retrouvent pas leur justificatif, même si d’autres raisons existent, c’est la cause principale. Le montant annuel de cette renonciation est supérieur à 200€.
Les entreprises qui prennent le risque de rembourser leurs collaborateurs sans présentation du justificatif encourent une pénalisation à l’issue d’un contrôle car l’administration fiscale est très scrupuleuse lorsqu’il s’agit des dépenses professionnelles.
De fait, il est primordial que chaque dépense soit accompagnée d’un justificatif. En cas de non-présentation du reçu, il existe toutefois des alternatives comme la déclaration sur l’honneur (à retrouver ici). Mais il convient d’avoir une politique de gestion des dépenses stricte sur ce sujet pour ne pas avoir à faire face à cette situation.
Le remboursement des notes de frais par catégorie
Restauration
La note de frais concernant le repas doit obligatoirement être accompagnée du reçu du restaurant, indiquant la date et le montant. Si le salarié a invité des clients, il doit renseigner leurs noms et leurs qualités au dos du reçu.
Plus d’info : Au-delà d'un repas d'affaires par semaine et par salarié, les frais de restauration doivent être traités comme des avantages en nature et la société doit également déduire le nombre de repas qu’elle prend en charge du solde des tickets-restaurant dont bénéficie le salarié.
Indemnités kilométriques
Le remboursement d’une note de frais kilométrique peut s’effectuer au réel ou au forfait en utilisant le barème de l'administration fiscale. Il permet de rembourser les frais de carburant, entretien et usure du véhicule et assurance. Le salarié doit indiquer sur sa note de frais le motif et les lieux de ses déplacements, le nombre de kilomètres effectués, les péages sur autoroute et leur montant ainsi que le nombre de chevaux fiscaux du véhicule (justifié par le certificat d’immatriculation).
Plus d’info : Ces notes de frais doivent être obligatoirement justifiées. Or, il est possible pour le salarié de procéder à une attestation sur l’honneur afin de bénéficier du remboursement d’une note de frais qui serait perdue si toutefois la politique de gestion des dépenses professionnelles de l’entreprise l’autorise.
Hébergement
L'entreprise peut rembourser les frais d'hébergement d’un salarié s’il ne peut regagner son domicile en raison de l'éloignement dû à sa mission (minimum 50 km) ou la faible desserte par les transports en commun (minimum 1h30 de trajet). Afin que la note de frais soit prise en charge et remboursée, le salarié se doit produire obligatoirement une facture comme pour les autres frais.
Quel régime fiscal et social pour le remboursement des notes de frais ?
- Exonération de cotisations sociales des frais forfaitaires dans la limite des seuils établis par l'administration. En cas de dépassement, les frais qui excèdent les seuils sont soumis aux cotisations sociales.
- Exonération de cotisations sociales des frais réels.
- Frais déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise (frais forfaitaires et réels), dans la limite des seuils prévus le cas échéant par l’administration fiscale.
- Pour le bénéficiaire du paiement, le montant reçu n’est pas imposable à l’impôt sur le revenu, toujours dans la limite des seuils de l’administration fiscale. Au-delà, les montants remboursés sont considérés comme des avantages en nature et donc imposables.
Comment calculer une note de frais kilométriques ?
De nombreux salariés utilisent leur véhicule personnel pour travailler. Ces dépenses entrent dans la catégorie des frais professionnels, au même titre que les frais de repas.
L’arrêté du 26 février 2020 fixe le barème forfaitaire qui permet l'évaluation des frais de déplacement relatifs à l'utilisation d'un véhicule dans le cadre de ses fonctions.
Le calcul d’une note de frais kilométrique s'effectue donc en fonction des kilomètres parcourus par le salarié à titre professionnel et de la puissance fiscale du véhicule utilisé.
Voici comment calculer vos frais kilométriques : La formule de calcul dépend du véhicule (nombre de CV) et des kilomètres parcourus dans l'année. Ces kilomètres sont établis selon la distance entre le domicile et le travail (DT) et le nombre de jours travaillés. Soit km totaux = distance DT * nb jours.
Il convient de justifier la fréquence des trajets, leur durée et leur distance, carte grise du véhicule, contrat de travail mentionnant les horaires, factures d'entretien et de réparation, etc.
Plus d'info : le résultat obtenu ne peut être utilisé que pour les véhicules de tourisme dont la personne elle-même ou, le cas échéant, son conjoint, est personnellement propriétaire. Le barème kilométrique utilisé prend en compte les éléments suivants : dépréciation du véhicule, frais de réparation et d'entretien, dépenses de pneumatiques, consommation de carburant, primes d'assurance et pour les véhicules électriques, la location de batteries et les frais liés à la recharge de la batterie (fourniture d'électricité) sont assimilés à des frais de carburant. Les frais de stationnement (parking, location de garage) ne sont pas pris en compte et peuvent, sous réserve des justifications nécessaires, être ajoutés au montant des frais de transport.
Comment comptabiliser les notes de frais ?
La note de frais se comptabilise dans le journal des achats ou le journal comptable de la société. Pour comptabiliser la note de frais du salarié, il faut :
- Saisir le montant dans le journal des achats
- Débiter les comptes de charges
- Débiter le compte de TVA déductible (si nécessaire)
- Créditer le compte 467 du salarié
Est-ce que les notes de frais sont imposables ?
Le calcul de l'impôt sur le revenu tient compte des frais professionnels (transport, repas...). En tant que salarié, une déduction forfaitaire de 10% est appliquée automatiquement aux revenus.
Au cas où les dépenses engagées seraient supérieures au plafond déterminé, il est possible de déduire les frais réels dans la déclaration de revenus. Dans ce cas, il faut calculer les frais selon certaines modalités et justifier leur montant.
Dans les faits, les notes de frais forfaitaires et réelles sont exonérées de cotisations sociales dans la limite des seuils prévus, le cas échéant par l'administration fiscale. Au-delà, les frais sont considérés comme des avantages en nature, c'est-à-dire qu'ils sont soumis à des cotisations sociales.
Les salariés peuvent aussi déduire la somme correspondant à la dépréciation annuelle, les intérêts d'emprunt pour financer l'achat d’un véhicule utilisé dans le cadre de ses missions ou même le montant des loyers de location d'une voiture dans le cadre d'un contrat en crédit-bail, les frais de carburant, de garage, etc.
Récupérer de la TVA sur les notes de frais
Les dépenses concernant les notes de frais peuvent faire l’objet de la récupération de la TVA.
Le logement
Récupérer la TVA dépensée pour loger un salarié lors d’un déplacement n’est pas autorisé. Les dépenses d’hébergement en hôtel ne font pas l’objet d’une récupération de TVA, même si elles sont effectuées dans le cadre d’un déplacement professionnel. Toutefois, il est possible de récupérer la TVA sur les repas et les petits déjeuners pris dans un hôtel. Pour cela ils doivent figurer sur la facture.
Plus d’info : La TVA ne peut être récupérée que sur les frais payés au réel. Tout ce qui est sous la forme d’un forfait ne peut être récupéré.
Les déplacements
Quel que soit le type de transport utilisé, la note de frais de déplacement ne donne pas droit à une déduction de TVA, à deux exceptions près. Si les frais de déplacement entrent dans le cadre d’une refacturation à l’issue d’un contrat de prestation. Et dans le cadre de la location d’un utilitaire. Idem pour les dépenses en carburant.
Concernant les indemnités kilométriques remboursées aux salariés elles ne sont pas soumises à la TVA.
Les réceptions
Lorsque des frais de réception sont engagés par les salariés ou les dirigeants d’une entreprise lors de déplacements professionnels, la TVA est déductible, même s’il n’y a aucun invité. Il faut seulement justifier leur caractère professionnel en joignant une facture au nom de l’entreprise mentionnant l’identité et la qualité des participants.
Plus d’info : Pour une note de restaurant inférieure à 150 €, le reçu mentionnant le montant HT, le montant TTC, ainsi que le taux et le montant de la TVA est suffisant pour bénéficier de la déduction de la TVA.
Les autres frais
D’autres catégories de dépenses peuvent figurer sur une note de frais telles que les factures téléphoniques ou les achats effectués pour le compte de l’entreprise. Pour que la TVA soit déduite, il faut absolument que les factures soient au nom de l’entreprise.
Plus d’info : Récupération de TVA : un avantage peu connu de la loi française
Optimiser la gestion des notes de frais ?
Il est question de rentabiliser un investissement, celui de l’achat d’un logiciel de gestion de notes de frais afin de surveiller les dépenses réalisées par les employés. Dans un premier temps, il faut définir une politique de gestion de notes de frais en adéquation avec les objectifs fixés. À savoir, quel type de dépense peut être remboursé, ainsi que la procédure à suivre pour obtenir remboursement.
En second lieu, afin d’optimiser la gestion des dépenses professionnelles, il faut se procurer un logiciel de gestion de notes de frais adapté et sur-mesure. Il représente un coût pour les entreprises, et certaines ne voient pas réellement l'intérêt de changer leur fonctionnement actuel.
Or, traiter des notes de frais manuellement représente un coût non négligeable. Les logiciels de gestion de notes de frais offrent une saisie facile et intuitive, accessible à chacun, ce qui représente une réelle économie. C’est donc un gain financier et de temps considérable.
De plus le taux de conformité des notes de frais ainsi enregistré représente quasiment 100%, ce qui évite d’avoir à recommencer cette tâche, c’est donc là aussi un gain de temps et d’argent.
Pour toutes ces raisons, la plupart des entreprises ont compris l’importance de la transition digitale de la gestion des dépenses professionnelles. Cela devient une nécessité car elles ont besoin d’avoir une vue en temps réel sur ce poste de dépense afin d’optimiser la gestion de leur trésorerie.
Disposer de toutes les données liées à la dépense professionnelle, permet de dépenser plus intelligemment.
Le logiciel de gestion de note de frais Jenji est à même de générer des économies à moyen et long terme.
De plus, notre solution de gestion de note de frais peut être utilisée de façon autonome ou être intégrée avec tous les autres logiciels tels que :
- les ERP comptable afin de dégager du temps supplémentaire au service comptabilité (du temps qu'elle pourra allouer à d'autres tâches),
- RH pour la gestion du personnel,
- CRM,
- et même tous les outils de productivité pour optimiser la gestion de l’entreprise.
Sans oublier qu’en matière d’optimisation de gestion des notes de frais, Jenji vous permet d'éviter les erreurs de saisies, prévient la fraude et la TVA récupérable est calculée en quelques secondes. Les contrôles sont effectués en temps réel grâce à un OCR qui extrait toutes les données nécessaires au traitement de la note de frais.
Les justificatifs et les notes de frais sous format papier sont des documents qui peuvent être perdus. Ce qui peut poser de gros problèmes à l’entreprise en cas de contrôle par l’administration fiscale ou l’URSSAF. Afin d’éviter ces déconvenues, dématérialiser le plus grand nombre de documents se révèle être la solution la plus pratique et la plus simple.
Pour ce faire, avec un logiciel de gestion de notes de frais, tel que Jenji, le salarié prend en photo ses justificatifs de dépense puis les jette. La solution s’occupe de tout, extraction des données, contrôle, validation en temps réel. Plus de papier dans la boucle d’autant plus qu’avec l’archivage numérique à valeur probante que propose Jenji (Jenji Vault), les documents ont une valeur légale et sont opposables à l’URSSAF et l’administration fiscale. Et, il répond en tout point aux prescriptions de l’article A 102 B-2 du Livre des procédures fiscales.
Plus d'info : notre solution de gestion de notes de frais permet de gagner en efficacité, de mettre en place des alertes, de contrôler les dépenses soumises par les collaborateurs, de récupérer plus de TVA et tirez profit de ces ressources insoupçonnées. Sans oublier que Jenji c’est la garantie de protéger vos données avec la solution la plus sûre du marché. Résultat : gain de temps et d’argent !
L’info en plus
Concernant les notes de frais pour une association loi de 1901 : le remboursement des bénévoles est possible. Pour ce faire et éviter que ces remboursements ne soient considérés comme le versement d’un salaire, il vaut mieux se conformer aux barèmes de l'administration fiscale (km, hébergement...) en indiquant le nom du bénévole, date, descriptif de mission, lieu du déplacement et le montant TVA. Ce document devra être signé par le bénévole et le responsable de l'association.
Pour ce qui est des auto-entrepreneurs, ils ne peuvent pas en être remboursé de leurs frais professionnels car ils bénéficient déjà d’un abattement forfaitaire applicable directement sur leur chiffre d’affaires.