La mise en place d'une politique de notes de frais, une nécessité pour les entreprises

Petite ou grande organisation, le contrôle sur les dépenses professionnelles est un besoin commun à toutes les entreprises. La modération des frais de déplacement (via les indemnités kilométriques) et de représentation constitue un réel challenge, ces notes de frais pouvant atteindre un pourcentage considérable du revenu généré par l’activité de l'entreprise.

La trésorerie de la société est une ressource précieuse, à laquelle l’ensemble des collaborateurs a contribué. Son utilisation, certes nécessaire, doit être cadrée.

Qui dépense, où, et pour quelles raisons ? Autant de questions qui pourront être maîtrisées grâce à l’implémentation d’une politique de gestion des notes de frais réfléchie.

Première étape dans la création d'une politique de notes de frais 

Définir une politique de notes de frais d’entreprise peut vite se transformer en casse-tête chinois. Des règles trop floues qui ne tiennent pas compte de toutes les spécificités du contexte de votre société auront du mal à être implémentées en interne.

Ou à l'inverse, une liste trop importante de conditions entremêlée d’exceptions sera perçue comme un fardeau administratif par vos collaborateurs.

Pour que votre politique de gestion des notes de frais tienne compte de tous les niveaux de la hiérarchie, il est primordial d’intégrer les étapes suivantes dans votre processus de réflexion :

  1. Déterminer quel type de dépense peut être remboursé : lister les catégories  remboursables de manière exhaustive, puis celles qui ne sont pas valides ;
  2. Spécifier les lignes directrices : plafond et données requises par nature de dépenses, valideur spécifique dans certains cas, etc. ;
  3. Détailler la procédure : justificatif nécessaire et temps imparti pour la soumission de la dépense, période de validation et de remboursement.

Seconde étape dans la création d'une politique de notes de frais

Votre politique de note de frais est prête et a été validée en interne. Se pose alors la question ultime : comment faire en sorte qu’elle soit respectée ?

Heureusement, la réponse est simple et les options multiples. De nombreux logiciels de gestion de dépenses professionnelles favorisent la transparence autour de la politique de dépenses et facilitent son application.

Un bon logiciel de gestion de notes de frais doit vous permettre d’automatiser vos règles et de communiquer facilement avec vos collaborateurs en cas de non-respect. Jenji dispose de nombreuses fonctionnalités et modules dédiés à l’implémentation de la politique de gestion de notes de frais de votre entreprise.

Automatisez votre politique de notes de frais avec Jenji

Natures des dépenses

Avec Jenji, vous pouvez personnaliser vos catégories de dépenses afin de construire vos propres règles. Par exemple, au-delà des catégories déjà présentes par défaut, vous avez la possibilité de créer une catégorie "Invitation" pour les repas de réception et personnaliser les règles pour ce type de dépenses. Vous pouvez également personnaliser et hiérarchiser vos catégories de dépenses.

Champs personnalisés

À tout moment vous avez la possibilité de créer des champs obligatoires pour la récolte d’informations additionnelles. Tel que le champ “Détails des invités” qui se déclenche lorsque la catégorie "Invitation" est sélectionnée.

Seuils d’alerte

Vous pouvez aussi définir un plafond par catégorie et suivre en temps réel les dépenses en alerte. Ainsi, si vous avez indiqué un plafond de 90 euros pour les frais d'hébergement, Jenji vous alerte dès le franchissement de ce plafond par un collaborateur.

Forfait

Il est possible aussi de configurer un nouveau type de dépenses qui ne nécessite aucun justificatif, et dont les données associées sont définies en amont (intitulé, montant, catégorie).

Budgets

Vous êtes en mesure de suivre l'évolution de vos budgets via des tableaux de bords intégrés (par employé, catégorie, période, …).

Règles de routage

Vous avez  aussi l'opportunité de choisir un circuit de validation spécifique lorsque certaines conditions sont remplies (par exemple montant supérieur à, catégorie égale à, …).

Implémentez une fonction d'informations de vos collaborateurs dans votre politique de notes de frais

Notifications Push

Lorsqu’un justificatif a été jugé « non conforme » ou a été rejeté, le collaborateur reçoit un message ou une notification sur son appareil mobile l'informant de l'état de sa dépense. Fini les échanges d'emails sans fin au sujet des notes de frais !

Emails automatiques

Le collaborateur reçoit un email lorsqu’une dépense a été jugée « non conforme » ou a été rejetée.

Commentaires du vérificateur et/ou du valideur

Jenji est également personnalisable pour qu'apparaisse en commentaire la raison du refus (par exemple "reçu non conforme à la politique de note de frais").

Certaines des fonctionnalités listées ci-dessus sont disponibles dès la version gratuite de Jenji.

À vous de tester !

Pour plus de détails sur les fonctionnalités dédiées à l’implémentation d’une politique de dépenses d’entreprise, nous vous invitons à prendre contact directement avec l’équipe Jenji par email à sales@jenji.io.

Vous pouvez également télécharger gratuitement les applications mobiles !