Comment procéder à la refacturation de frais professionnels ?

Refacturation : de quoi s’agit-il ?

Afin de mener à bien ses missions pour le compte d’un client, une entreprise peut être amenée à réaliser certaines dépenses. Ces frais, engagés pour le compte de son client, peuvent ensuite être remboursés à l’entreprise. 

Pour cela, il faut procéder à une refacturation. Il s’agit ici d’obtenir le remboursement des dépenses professionnelles engagées par les salariés de l’entreprise prestataire en les refacturant au client. 

L’entreprise dans laquelle vous travaillez souhaite procéder à la refacturation des frais professionnels engagés lors de la réalisation d’une mission pour le compte de l’un de ses clients ? Voici ce qu’il faut savoir sur la refacturation entre sociétés.

 

Refacturation de frais et débours : quelle différence ?

Avant toute chose, il faut bien faire la différence entre la refacturation de frais et les débours.

Dans les 2 cas, l’entreprise prestataire souhaite obtenir le remboursement de ses frais professionnels. Pourtant, ces 2 notions sont bien différentes :

  • Pour la refacturation des frais, les dépenses sont réalisées pour le compte du client, mais engagées au nom de l’entreprise prestataire ;
  • Pour les débours, les dépenses sont réalisées pour le compte du client, mais également en son nom. Ici, l’entreprise prestataire dispose d’un mandat qui lui permet d’engager des frais au nom de son client.

Cette différence peut paraître minime, mais il n’en est rien. C’est très important d’un point de vue comptable, car la refacturation est soumise à la TVA alors que les débours en sont exonérés.

 

Comment refacturer ?

La refacturation est essentielle en entreprise, car si le remboursement prend du temps, il peut en résulter un véritable risque pour la trésorerie de la société. 

Afin de procéder à la refacturation des frais professionnels, il existe 2 solutions :

  • Réaliser une facture avec le montant de la refacturation ;
  • Intégrer le montant à refacturer dans la facture globale adressée au client.

Quel compte pour la refacturation ?

Il existe un traitement comptable particulier pour comptabiliser les frais refacturés

Ainsi, il faut comptabiliser les dépenses refacturées dans le compte de classe 7 et plus particulièrement 708 “Produits des activités annexes”. Il ne s’agit donc pas du même compte que celui qui a été utilisé pour comptabiliser la prestation initiale de service ou de vente, celui-ci appartenant à la classe 6. De la même manière, s’il s’agissait de comptabiliser les débours, il faudrait enregistrer la créance dans un compte tiers de classe 4. 

Voici la marche à suivre quand un service comptable souhaite procéder à une refacturation intégrée à la facture globale de vente ou de prestation de service adressée au client :

  • Débit du compte 411 “Clients” qui correspond au montant TTC refacturé au client 
  • Crédit du compte 708 “Produits des activités annexes” correspondant au montant HT
  • Crédit du compte 44571 “TVA collectée” correspondant au montant de la TVA collectée

Le montant des frais refacturés

Le montant des frais refacturés dépend de la TVA acquittée, sachant que celle-ci peut avoir été déduite par l’entreprise prestataire. 

Pour résumer :

  • Lorsque la TVA est déductible, il faut que l’entreprise prestataire refacture le montant de la dépense HT. Il est ensuite possible de récupérer la TVA selon la procédure classique.
  • Lorsque la TVA n’est pas déductible (c’est notamment le cas pour les notes de frais de déplacement), le montant refacturé doit être TTC.

Bon à savoir : il est possible de réaliser une marge lors de la refacturation. Attention, car dans ce cas, la marge est soumise à l’impôt sur les bénéfices. 

 

Exemples de montants refacturés

Le sujet de la refacturation est complexe. Voici un exemple de montant refacturé pour mieux comprendre :

  • Le salarié d’une entreprise de prestation de service engage la somme de 500 euros de frais d’hôtel et 200 euros de frais de restauration dans le cadre d’une mission chez son client ;
  • Les factures sont établies au nom de l’entreprise de prestation de service et non pas à celui du client ;
  • Le prestataire de service refacture 500 euros à son client, car la TVA sur les frais d’hôtel n’est pas déductible ;
  • La TVA sur les frais de restauration étant déductible, le prestataire de service refacture à son client 182 euros, c’est-à-dire le prix hors taxe de la facture initiale ;
  • Au total, il va donc falloir refacturer 682 euros au client et récupérer la TVA relative aux frais de restauration correspondant à 18 euros. 

Attention, ce n’est pas terminé, car l’opération de refacturation de frais est également soumise à la TVA. Reprenons notre exemple avec des frais hôteliers d’un montant de 500 euros. Il faut appliquer une TVA, en général de 20%, sur ces 500 euros. Lors de la refacturation de frais, il faudra donc ajouter 100 euros de TVA que le client aura ensuite la possibilité de déduire. 

Complexe, la refacturation des dépenses engagées par les prestataires de service pour le compte de leur client peut être facilitée grâce à l’utilisation de certaines solutions comme Jenji. Si refacturer des frais est une opération chronophage et source d’erreurs au sein de votre entreprise, contactez l’un de nos conseillers pour faire le point sur vos besoins.

Romane Sisso