Facture en ligne : la dématérialisation au service des entreprises

Peu à peu, les entreprises tout comme l’administration fiscale française opèrent une transition de leur processus de facturation vers le digital. Ainsi, on estime qu’à l’horizon 2023-2025, il sera obligatoire pour les sociétés de transmettre leurs factures par voie électronique. De même, la Loi Macron “pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques” adoptée le 6 août 2015 interdit à toute entreprise de refuser la réception de factures sous format dématérialisé. Face à cette évolution des pratiques comptables et commerciales, voici tout ce que vous devez savoir sur la facturation en ligne.

 

Facture en ligne : quels avantages ?

La numérisation des factures, en comparaison avec le recours aux factures au format papier, présente des avantages aussi bien au niveau gouvernemental qu'au niveau de l’entreprise.

On peut notamment citer :

  • La vitesse d’exécution ; les tâches comptables jadis chronophages lorsqu’elles étaient accomplies manuellement sont maintenant automatisées.
  • L’efficacité ; la technologie évite toute erreur de saisie.
  • La sécurité ; la technologie évite également toute fraude de la part d’un collaborateur quel qu’il soit.
  • L’aspect écologique ; les contraintes d’impression, de logistique et de stockage des justificatifs sont toutes éludées par la facturation électronique.
  • La rentabilité ; l’allègement de l’ensemble de ce processus comptable réduit ainsi les coûts pour l’entreprise.
  • La gestion ; la numérisation des factures offre un suivi complet et automatiquement mis à jour des dépenses via l’utilisation d’une plateforme adaptée, afin de prendre les meilleures décisions pour la trésorerie d’entreprise.

D’un point de vue purement fiscal, les fonctionnalités telles que le pré-remplissage de la TVA avec les taux appropriés fera gagner du temps autant à l’entreprise qu’à l’administration fiscale en termes de vérification et de répression des fraudes.

 

Facture en ligne : quelles mentions obligatoires ?

On distingue trois types de mentions obligatoires qui doivent être présentes au sein d’une facture électronique.

Mentions obligatoires classiques

Les mentions habituellement présentes sur une facture au format papier doivent l’être également au format numérique. Ainsi, il est capital de faire apparaître :

  • l’identité du client (nom et prénom, dénomination sociale) ;
  • l’identité du fournisseur de bien ou service (ajouter le SIREN ou SIRET, le code NAF ou numéro au Registre du commerce et des sociétés - RCS, le cas échéant) ;
  • la date de l’opération commerciale ;
  • la date d’émission de la facture ;
  • la date de paiement (ou le délai) ;
  • la liste des produits ou services vendus (nature, quantité, prix unitaires HT et TTC) ;
  • les taux de TVA associés ;
  • les rabais et remises (le cas échéant) ;
  • le numéro d’identification TVA (le cas échéant) ;

Mentions obligatoires depuis 2019

Le 24 avril 2019 a été votée une ordonnance devenue obligatoire en date du 1er octobre 2019 impactant l’article 441-9 du Code du commerce. Celle-ci demande à faire paraître :

  • les adresses de facturation du vendeur ou du client (si différentes de l’adresse connue) ;
  • le numéro du bon de commande (le cas échéant).

Mentions situationnelles

Dans certains cas particuliers, il sera attendu de renseigner certaines mentions, à savoir :

  • “Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté” si l’une des parties est membre d’une association ;
  • les coordonnées de l’assurance si le recours à celle-ci est obligatoire dans le cadre d’une activité artisanale.

Bon à savoir : D’autres mentions peuvent être spécifiées dans le cas d’une TVA non applicable. Celles-ci sont détaillées plus bas.

Facture en ligne : quels modes de paiement choisir ?

Il est grandement recommandé, parmi les mentions à faire figurer sur une facture en ligne, de préciser le ou les modes de paiement attendus en complément de la date de règlement et des délais de paiement.

On identifie quatre moyens de paiement tolérés, à savoir :

  • le paiement en espèces (jusqu’à un plafond de 1 000€) ;
  • le paiement par virement bancaire ;
  • le paiement par chèque ;
  • le paiement par lettre de change ou par billet à ordre.

Comment établir une facture sans TVA ?

Parce que certaines entreprises ne collectent (ni ne récupèrent) aucune TVA pour le compte de l’État, celles-ci sont déclarées “en franchise en base de TVA”. Le cas échéant, il est obligatoire de renseigner la mention “TVA non applicable, en vertu de l’article 293 B du Code général des impôts (CGI)”.

Un tel régime fiscal d’exonération de TVA s’applique notamment aux entreprises dont le chiffre d’affaires de l’année N-1 demeure inférieur à un certain seuil. Ce dernier dépend de deux paramètres, à savoir l’emplacement géographique de l’entreprise (France métropolitaine ou DOM TOM) ainsi que son secteur d’activité.

Les secteurs d’activités éligibles à l’exonération de TVA sont les suivants :

  • le commerce ;
  • l’hébergement ;
  • la prestation de services ;
  • les professions libérales ;
  • les professions d’auteurs et d’artistes interprètes.

Plus qu’une obligation légale, la transition vers les factures dématérialisées est une aubaine à saisir au plus vite afin de fluidifier votre gestion de trésorerie d’entreprise. Dans cette optique, la plateforme Jenji vous accompagne pour créer et éditer vos factures en ligne, et ce, tout en vous offrant une vision à 360° de vos notes de frais et postes de dépenses.

Maria Khizhniakova