Notes de frais : les points essentiels à connaître pour une gestion optimisée

La note de frais permet de justifier les dépenses engagées par les salariés dans le cadre d’une activité professionnelle. Également appelée frais professionnels ou fiche de frais, la note de frais est indispensable pour le remboursement du salarié. La note de frais permet également à l’entreprise de justifier la dépense, notamment auprès de l’administration fiscale.

Les notes de frais d’une entreprise concernent plusieurs types de frais, nécessaires à l’activité professionnelle du salarié. Elles concernent ainsi les repas, les déplacements et hébergements ou encore les frais engagés pour des clients.

Quels frais peuvent être remboursés ? 

Les frais pouvant être remboursés font l’objet d’un encadrement strict. En effet, les dépenses doivent impérativement avoir été effectuées pour les besoins de l’activité de l’entreprise. Certaines dépenses doivent également respecter les barèmes de l’URSSAF et de l’administration fiscale.

  • Frais de déplacement

Les frais de déplacement ou de transport concernent à la fois les déplacements sur les heures de travail, et les trajets domicile – lieu de travail.

Certains frais de déplacement doivent être obligatoirement remboursés par l’employeur. C’est le cas des trajets domicile – travail effectués en transport en commun. L’entreprise doit participer à l’abonnement de transport public à hauteur de 50 %. Pour les grands déplacements, l’employeur doit rembourser les billets de train ou d’avion, les locations de voiture ou l’utilisation du véhicule personnel (selon un barème fiscal prenant en compte la puissance du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus). Généralement, la politique de voyages des entreprises est alignée avec les critères d’exonération de cotisations sociales.

Les autres frais de déplacement peuvent être remboursés par l’employeur, mais ce n’est pas obligatoire. Dans ce cas, l’entreprise fixe ses propres plafonds de remboursement s’il y a lieu. Il n’y a pas d’obligation de rembourser le trajet domicile – travail avec véhicule personnel. Mais il est possible d’assurer une prise en charge avec exonération des cotisations selon certains critères.

Enfin, le nouveau forfait mobilités durables a pour but de favoriser les modes de transport alternatifs. Ce forfait est exonéré fiscalement et socialement pour l’employeur et est limité à 500€ par an par salarié des entreprises privées depuis le 1er janvier 2021. Pour la fonction publique, le forfait est de 200€ par an. Ce forfait couvre l’achat et l’entretien de vélos, le covoiturage, les véhicules électriques, hybrides ou hydrogènes en autopartage, les modes de transport individuels en location ou libre-service (vélos, trottinettes…).

  • Frais d’hébergement

Les frais d’hébergement concernent les dépenses du collaborateur lors des déplacements professionnels où il n’est pas possible de regagner le domicile. Les remboursements de ces frais font l’objet d’un barème pour une exonération des cotisations lorsque les remboursements sont forfaitaires. Ce barème distingue les frais sur le territoire français (métropole et outremer) et à l’étranger.

  • Frais de repas

Les notes de frais de repas ou frais de restauration concernent tous les repas pris hors du domicile dans le cadre de l’activité professionnelle. Ces frais couvrent les déjeuners lors des journées travaillées si le retour au domicile n’est pas possible. Ils couvrent également les dîners et petits déjeuners lors des grands déplacements professionnels. Enfin, les frais de restauration couvrent également les repas d’affaires avec les clients ainsi que les réunions d’équipe.

Le remboursement est obligatoire lorsque le trajet entreprise-domicile est trop long pour le temps de pause, lorsque le collaborateur est obligé de prendre son repas sur son lieu de travail ou lorsqu’il n’y a pas de cantine sur le lieu de travail. Enfin, les conventions collectives peuvent prévoir des modalités particulières pour les frais de repas. 

  • Frais de télétravail

La crise sanitaire a obligé de nombreuses entreprises à utiliser le télétravail pour maintenir leur activité, avec près d’un actif sur cinq en télétravail en novembre 2020. Même si le télétravail était moins utilisé début 2021, il est redevenu obligatoire partout où cela était possible lors du 3e confinement. Les frais engagés par un collaborateur pour exercer son activité en télétravail sont des frais professionnels.

L’URSSAF a mis en place un tableau d’évaluation des frais engagés par le salarié en télétravail, indiquant les types de frais pouvant être remboursés. Il peut s’agir des frais de mobilier, de matériel informatique ou encore des frais d’adaptation d’un local pour travailler.

  • Autres

D’autres frais professionnels peuvent faire l’objet de remboursement comme les cadeaux clients. Les abonnements à un service internet, les achats de fournitures ou de mobilier de bureau ou encore de matériel informatique peuvent également être traités en tant que frais professionnels.

En juin 2021 Jenji a lancé un Index pour évaluer les tendances relatives aux processus de gestion des dépenses professionnelles. Dans cet Index, actualisé tous les 6 mois, on retrouve notamment les évolutions de gestion des entreprises en réaction à la crise sanitaire et les nouvelles stratégies adoptées par les directeurs financiers et responsables RH. 

Différence entre remboursement au réel et remboursement au forfait 

Pour rembourser les notes de frais, l’employeur dispose de deux modes : le remboursement au réel et le remboursement forfaitaire.

Le remboursement au forfait est aligné sur les barèmes de la sécurité sociale pour permettre l’exonération des cotisations. Les forfaits au-delà des barèmes peuvent être perçus comme des avantages en nature si les dépenses ne sont pas justifiées. Les remboursements forfaitaires sont souvent utilisés pour les dépenses prévisibles en amont, comme les dépenses récurrentes. L’entreprise verse une somme d’argent tous les mois au collaborateur pour ses dépenses professionnelles. Si le salarié dépasse le montant du forfait, le dépassement ne sera pas remboursé. S’il ne dépense pas la totalité de la somme forfaitaire, il n’a pas à rembourser le trop-perçu. Il n’y a pas de justificatifs à fournir pour les dépenses forfaitaires.

Pour le remboursement au réel, le collaborateur se voit rembourser a posteriori, le montant exact de la dépense. Le remboursement ne peut être versé qu’avec un justificatif de la dépense. Le justificatif prouve que la dépense a bien eu lieu, et que la dépense concerne l’activité professionnelle du collaborateur. Ces dépenses sont également exemptées de cotisations sociales, sans limites, sous réserve de pouvoir produire les justificatifs et que les dépenses étaient nécessaires pour le salarié dans le cadre de son activité professionnelle.

La récupération de la TVA 

L’entreprise peut récupérer la TVA des notes de frais remboursées au réel. Toutefois, les conditions de récupération sont strictes :

  • La dépense était nécessaire et dans l’intérêt de l’entreprise
  • Les justificatifs de la note de frais sont présents et conformes
  • Les justificatifs indiquent le montant hors taxes et la TVA
  • La dépense a été effectuée au nom de l’entreprise (mention sur les justificatifs)
  • La TVA est exigible chez le fournisseur

Certains frais ne peuvent pas faire l’objet de récupération de la TVA. C’est le cas pour les frais kilométriques et les nuitées en hôtel ou au sein de services d’hébergement (sauf si la dépense a lieu pour un client). Enfin pour les frais de repas, une facture est obligatoire pour les repas dont le montant hors taxes est supérieur à 150€.

L’utilisation d’un logiciel de gestion permet d’optimiser la gestion de la TVA et notamment la TVA intracommunautaire désormais entière dématérialisée. Afin d’utiliser tout le potentiel d’optimisation du logiciel, Jenji propose un webinar pour récupérer la TVA et gagner en productivité.

Que doit contenir une note de frais ? 

Pour son traitement, la note de frais doit contenir certaines informations, notamment pour les exonérations de cotisations et la récupération de TVA :

  • L’identité du salarié qui a effectué la dépense
  • Service ou département du salarié
  • Date de la dépense (qui doit correspondre à la date du justificatif)
  • Le montant hors taxe et TTC des dépenses engagées par le salarié
  • La TVA correspondant à la dépense
  • Le motif de la mission ayant engendré la dépense
  • Le classement des frais par catégorie (repas, hébergement, déplacement)

Il n’y a pas de formalisme prévu pour la saisie des notes de frais.

Optimiser la gestion des notes de frais 

L’intelligence artificielle permet aujourd’hui une optimisation importante de la gestion de l’entreprise. La gestion des notes de frais fait partie de ces domaines d’optimisation. Une solution dédiée qui s’intègre à l’environnement digital de l’entreprise est un choix bénéfique autant pour les grandes entreprises que pour les PME.

Le passage à des justificatifs numérisés sur simple photo du collaborateur permet de limiter la perte des justificatifs et les notes de frais non remboursées. Le traitement peut se faire en temps réel, avec détection des anomalies et des fraudes pour un remboursement plus dynamique. Enfin, le logiciel de gestion permet de réduire les coûts de gestion et de reprendre la main sur les dépenses et les décisions financières.

Romane Sisso