Note de frais ou ticket restaurant ?

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Comment choisir entre notes de frais et tickets restaurant ?

Pour différentes raisons, les salariés d’une entreprise peuvent être amenés à déjeuner à l’extérieur. Les employeurs ont la possibilité de mettre en place certaines solutions pour prendre en charge les dépenses liées à la restauration de leurs collaborateurs :

  • Le ticket restaurant
  • La note de frais

Il faut savoir que ces 2 systèmes ne doivent pas être utilisés de la même manière. Dans certains cas, les salariés ont tout intérêt à utiliser un ticket restaurant et dans d’autres, ils devront plutôt établir une note de frais afin d’obtenir leur remboursement.

 

Le ticket restaurant : définition et explication

Dans certaines entreprises, une cantine ou une cuisine sont mises à la disponibilité des salariés, ce qui leur permet de se restaurer sans quitter les locaux de la société. Mais quand ce n’est pas le cas, les entreprises sont dans l’obligation de proposer des tickets restaurant à leurs collaborateurs.

Également appelé chèque déjeuner ou chèque restaurant, le ticket restaurant est partiellement pris en charge par l’employeur, la plupart du temps à hauteur de 50 à 60%. C’est un avantage qui n’est pas imposé aux salariés : ils ne sont pas obligés de l’acheter et donc de l’utiliser. 

Les salariés qui décident d’utiliser le ticket restaurant peuvent s’en servir pour acheter un plat à emporter ou déjeuner dans un restaurant. Ils peuvent également l’utiliser afin de régler certains achats dans les grandes surfaces alimentaires. 

Pour le salarié, les tickets restaurant sont très intéressants, car ils sont partiellement pris en charge par l’employeur. Quand on ne dispose pas d’une cantine ou d’un espace de restauration dans les locaux de sa société, déjeuner à l’extérieur peut rapidement devenir coûteux. Le ticket restaurant permet ainsi d’alléger le poids qui pèse sur la trésorerie personnelle des salariés.

Pour l’employeur, les tickets restaurant sont également avantageux :

  • C’est un avantage apprécié des salariés ;
  • Leur financement est exonéré de charges sociales et fiscales (jusqu’à un certain plafond).

 

Les modalités de la note de frais

Quand un salarié est dans l’obligation de manger à l’extérieur pour un motif professionnel, ce n’est pas le ticket restaurant qui doit être utilisé, mais bien la note de frais. Prenons un exemple concret pour mieux comprendre. Certains salariés font régulièrement des déplacements professionnels ou des déjeuners avec des clients et/ou fournisseurs. C’est notamment le cas des managers et des commerciaux. Ainsi, si un commercial souhaite inviter un prospect au restaurant afin de signer un contrat, 2 solutions existent :

  • Il peut utiliser la carte de crédit de l’entreprise pour payer le déjeuner ;
  • Il avance la dépense puis demande le remboursement des sommes avancées à son employeur en établissant une note de frais accompagnée d’une facture. 

Pour le remboursement de la note de frais, il existe 2 possibilités, au choix pour l’employeur :

  • Il est possible de rembourser au réel, c’est-à-dire que le montant remboursé sera exactement celui qui se trouve sur le justificatif (par exemple, 70 euros si c’est ce qui a été dépensé) ;
  • Il est également envisageable de rembourser au forfait. Le remboursement forfaitaire est décidé par l’employeur : par exemple, s’il s’agit d’un forfait de 60 euros, 60 euros seront remboursés à l’employé et ce, même s’il dépense plus ou moins lors du déjeuner professionnel. 

Bien évidemment, pour être recevable, une note de frais doit répondre à un certain formalisme (certaines informations doivent obligatoirement figurer sur le document) et des justificatifs doivent être fournis. Pour faire gagner du temps aux collaborateurs ainsi qu’au service comptable de l’entreprise (mais également pour éviter les erreurs !), des solutions comme Jenji existent : on peut établir une note de frais en quelques minutes à peine depuis son smartphone.

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Ticket restaurant et note de frais : des usages très différents

Pour résumer :

  • Le ticket restaurant est un avantage en nature qui est proposé aux salariés qui travaillent dans une entreprise ne disposant pas d’une structure de restauration ;
  • La note de frais permet à un salarié d’obtenir le remboursement de dépenses liées à la restauration lorsque celles-ci sont effectuées dans le cadre professionnel (exemple : un déjeuner avec un client).

Il n’est donc pas légal pour un salarié d’utiliser ses tickets restaurant pour payer la note d’un déjeuner professionnel. Le salarié ne peut pas non plus demander à se faire rembourser, grâce à la note de frais, un déjeuner qui n’entre pas dans le cadre professionnel. 

 

Les salariés peuvent-ils cumuler les titres-restaurant et les notes de frais ?

Vous mettez des tickets restaurant à la disposition de vos collaborateurs, car il n’y a pas de cantine dans votre entreprise. C’est un avantage en nature qui est apprécié par vos collaborateurs. Mais comment réagir si certains de vos employés, qui ont l’habitude de recevoir des chèques déjeuner, soumettent une note de frais au service comptabilité de votre entreprise ? La note de frais est recevable si la dépense a eu lieu dans un cadre professionnel, par exemple comme quand un commercial invite un prospect ou un client au restaurant. Par contre d’un point de vue comptable, voici la procédure qu’il va falloir mettre en place :

  • Le ticket restaurant qui correspond au jour où le salarié a fait un repas professionnel doit être enlevé du décompte par l’employeur ;
  • Le service comptabilité peut ainsi traiter la note de frais et procéder au remboursement du déjeuner professionnel.

C’est une règle très importante, car si elle n’est pas respectée, l’employeur peut se faire sanctionner par l’URSSAF. Le salarié peut également se faire contrôler par l’administration fiscale et subir un redressement si la procédure n’est pas appliquée. 

Il arrive toutefois que certains restaurateurs soient complaisants et acceptent un paiement avec un ticket restaurant alors qu’il s’agit d’un repas professionnel. Dans ce cas, le justificatif n’indique pas que le règlement a été fait à l’aide d’un ticket restaurant, ce qui permet au salarié de demander un remboursement avec la note de frais. Ce n’est bien évidemment pas légal et il est dans l’intérêt des entreprises de mettre en place une procédure stricte pour éviter les abus. 

Bien comprendre la différence entre la note de frais et le ticket restaurant est indispensable pour fournir à ses salariés une solution pour alléger les dépenses liées à la restauration tout en respectant les dispositions légales.

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