Gestion des notes de frais : un retard dans la digitalisation ?

Accompagnés de Elodie Nguyen, Product Delegate Owner chez Wavestone, Mathieu Quehen, VP Sales France, et Gaëtan Cazcarra, Chief Revenue Officer chez Jenji, ont abordé le sujet de la digitalisation des frais professionnels lors de notre webinar. Retour sur ces échanges.

 

Transformation digitale et Expense Management : une alliance encore peu actée

 

C’est une réalité. Beaucoup d’entreprises ont encore du retard en matière de digitalisation. 65% d’entre elles effectuent encore la gestion des dépenses de leurs salariés sous format papier et à l’aide d’un tableau Excel. Généralement, les dépenses sont simplement reconnues et la donnée qui peut en être issue n’est pas exploitée. La gestion des notes de frais étant à la fois une tâche  chronophage et un sujet transversal, il peut sembler complexe de digitaliser sa stratégie. Pourtant, la dématérialisation apporte de nombreux gains, à la fois financiers et temporels. Une meilleure solution digitale peut diminuer jusqu’à 63% le coût de gestion des comptes frais et réduire de 75% leur délai de traitement. Alors comment se transformer lorsque Excel est depuis plus de 35 ans l’outil principalement utilisé pour gérer sa  politique d’Expense Management ? 

La transformation vers le digital s’axe autour de quatre points : 

  • L’innovation : nécessaire pour une gestion de note de frais optimisée et évolutive.
  • La collaboration : les objectifs communs impliquent de travailler ensemble et en transparence.
  • La gestion des données : il ne s’agit plus seulement de collecter, mais d’analyser ses données.
  • La mesure et le contrôle : la réflexion devient plus profonde sur la viabilité et la rentabilité d’un projet pour atteindre ses objectifs.

Toute évolution vers le digital doit prendre en compte ces éléments afin de devenir un levier de compétitivité.

C’est dans cette recherche d’optimisation que beaucoup d’organisations se sont questionnées sur l’adoption d’une solution note de frais. Avec l’arrivée du mobile, l’automatisation et l’intelligence artificielle, la digitalisation des notes de frais est devenue un sujet fort de change management. En bouleversant l’ensemble de l’entreprise, la digitalisation impacte collaborateurs, processus et chaque prise de décision. L’envisager en tant que projet silo rend ainsi sa mise en œuvre très complexe et conduit souvent à l’échec, ce qui freine bien des organisations à acter une transformation. Pourtant, un outil d’Expense Management est essentiel lorsqu’on parle de gestion de politique financière. D’où le besoin de se demander ce qu’un outil et une application note de frais peuvent apporter à ses collaborateurs. Véritable valeur ajoutée, la gestion digitalisée automatise les rapprochements, validations et remboursements en garantissant visibilité et maîtrise des coûts.

 

Un environnement complexe mais favorable au changement 

 

Le numérique a eu un rôle important, modifiant plus particulièrement les interactions clients, fournisseurs et collaborateurs. Mais il a également été soutenu par les évolutions réglementaires qui ont conduit à de nouvelles pratiques, telles que la dématérialisation des bulletins de paie ou la signature électronique. Ce sont des exemples parmi tant d’autres qui témoignent de la progression technologique dans les pratiques professionnelles. Par ailleurs, la crise sanitaire que nous vivons joue un rôle accélérateur dans ces changements, mettant en exergue des processus désormais jugés obsolètes tels que la gestion de note de frais. 

En effet, les frais professionnels sont encore souvent le dernier élément à être digitalisé avec finalement peu d’évolutions. Parent pauvre des outils internes, la digitalisation de l’Expense Management est laissé de côté. Ainsi, la saisie, le traitement ou le contrôle traités manuellement demeurent la norme au sein des organisations, consommant temps et énergie. 

Alors quelles sont les causes qui expliquent ce phénomène ? La principale raison réside dans la transversalité de la gestion de notes de frais. Le besoin de répondre aux enjeux de chaque service complexifie énormément le processus. Entre les collaborateurs, les services RH, financier, comptable, la DSI et les spécificités propres à chaque organisation, il peut sembler difficile de trouver une solution à la fois simple, ergonomique et complète pour tous. 

La clé est de trouver une solution note de frais qui s’adapte à chaque organisation, son secteur et ses défis, pour permettre aux collaborateurs de se concentrer sur leur cœur de métier et la prise de décision. Les conditions sont réunies pour passer à la note de frais 2.0., ne reste plus qu’à ce que les organisations mettent leurs projets de change management en marche.



Jenji
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