Découvrez les tendances de gestion des dépenses | Huguette Amah

Lancé au début de l’année 2020, par Céline Lazorthes, fondatrice de Leetchi, accompagnée de Thibault Lanthier, à l'origine de Mon Docteur et d'Isabelle Rabier, CEO de Jolimoi, le “Parental Act” vise à réduire les inégalités face à la parentalité.

Utiliser l'intelligence artificielle, un OCR très performant, permet de simplifier le travail des experts-comptables et des entreprises pour la gestion des dépenses professionnelles.

Agir pour l'environnement lorsqu'on est une entreprise n'est pas incompatible ! Il existe plusieurs manières d'agir à ce niveau, que nous détaillons dans cet article. Travailler en entreprise et être respectueux de l’environnement, un oxymore ? En réalité, non ! Une entreprise peut tout à fait mettre en place des mesures afin de réduire son impact écologique. A l’heure du réchauffement climatique, à chacun de faire des efforts et de réaliser des actions qui peuvent finalement s’avérer décisives… Cependant, en entreprise, ces actions ne pourront être efficaces que si elles sont construites collectivement. Il est donc primordial d’impliquer et de sensibiliser vos collaborateurs. Ces derniers se sentent bien concernés par le sujet ? Alors, découvrez 5 astuces écologiques (la liste est non exhaustive) que vous pouvez facilement mettre en place. Réduire sa consommation d’énergie Nous ne nous en rendons parfois même plus compte, mais notre société actuelle est très consommatrice en énergie. Il est évident que de nombreuses entreprises ont aujourd’hui besoin du numérique (et donc de l’électricité) pour fonctionner. En tant qu’application de gestion de notes de frais, nous n’allons pas dire le contraire ! Pour autant, il existe des gestes très simples pour réduire notre consommation d’énergie : Eteindre les appareils électroniques A l’heure de la débauche, adoptez les bons gestes ; tout d’abord, n’oubliez pas de dire au revoir à vos collègues (ils vous apprécieront d’autant plus), mais ensuite, débranchez vos appareils ! (Là, c’est le climat qui appréciera). Éteignez vos ordinateurs, téléphones et tablettes que vous n’utilisez pas, vous préserverez ainsi les batteries et vous garderez donc vos appareils plus longtemps. Et surtout, pensez aussi aux multiprises ! La “tension fantôme” est aussi consommatrice d’énergie… Fermer son bureau et son espace de travail Une fois tous vos appareils débranchés, pensez aussi à éteindre la lumière en partant, mais aussi tous les chauffages ou climatiseurs d’appoint que vous pouvez avoir. D’ailleurs, petit aparté sur la température des locaux ; que ce soit en hiver (chauffage) ou en été (climatisation), essayez dans la mesure du possible d’être mesuré. Dans un premier temps, veillez à fermer les fenêtres pour éviter la déperdition de chaleur ou de fraîcheur. Ensuite, pour un confort optimal, il est conseillé d’avoir un écart de température maximum de 8°C entre l’extérieur et l’intérieur. Ceci évite les chocs thermiques et permet de réduire les dépenses énergétiques. Raisonner la gestion des fournitures Certes, nous sommes de plus en plus dépendants du numérique, pourtant nous aimons toujours griffonner et prendre des notes avec un cahier et des stylos. Il n’est cependant peut-être pas nécessaire d’utiliser 5 cahiers différents (1 pour chaque réunion ?) et 10 stylos (sauf si vraiment vous aimez mettre de la couleur…). Une gestion raisonnée de vos fournitures permettra donc les acheter que si nécessaire. Vous éviterez ainsi le stockage et vous gagnerez en place ! Petit point supplémentaire : n’hésitez pas à investir dans des fournitures respectueuses de l’environnement (papier recyclé, accessoires en bois). De plus en plus d’entreprises se spécialisent dans les fournitures écologiques : Ecoburo, Un Bureau Sur La Terre ou encore Mille et Une Feuilles. Réduire et trier ses déchets Vous en avez peut-être entendu parler, le mouvement “Zéro Déchet” se démocratise de plus en plus. Sans aller jusqu’à mettre un composteur à côté de la machine à café, les entreprises aussi peuvent être actrices de la réduction des déchets. Plusieurs mesures sont imaginables : Des alternatives aux bouteilles jetables : pour éviter les bouteilles d’eau (souvent en plastique), mettez à disposition des fontaines à eau ou fournissez à vos collaborateurs des tasses ou encore des gourdes. En y ajoutant un logo, vous favorisez en plus la culture d’entreprise. Cela pourrait bien être le début de votre welcome pack… Une “kitchenette” toute équipée : mettre à disposition des équipements de cuisine (table, frigidaire, vaisselle, verre) encouragera vos collaborateurs à apporter leur repas, plutôt que d’aller dans les “fast-foods” avec leurs débauches de déchets. Le petit plus serait d’ajouter également une machine à café en grains et de bannir les capsules ! Ne vous arrêtez pas en si bon chemin ! Maintenant que vous avez réduit vos déchets, triez ceux qui restent. En effet, un décret du 10 mars 2016 rend obligatoire ce tri pour les entreprises. Il vous suffit de mettre à disposition différentes poubelles (tout venant, papier, verre) qui vous permettra de récupérer les déchets, puis de les valoriser, en interne (recyclage) ou en externe via des organismes spécialisés. Parfois, si votre quantité de déchets produite est trop faible, les organismes se refuseront à les collecter. Dans ce cas-là, pas de panique : allez voir vos voisins et mutualisez vos déchets. Cependant, il n’est pas toujours nécessaire de jeter. Avant toute chose, pensez à réutiliser votre matériel, tels que les ordinateurs ou les mobiles, ou bien donnez-le à des associations ou des écoles. Optimiser le transport de ses salariés Être une entreprise plus respectueuse de l’environnement peut aussi conduire à revoir quelque peu sa politique, notamment en ce qui concerne le transport de vos collaborateurs. En effet, vous pouvez leur proposer plusieurs solutions alternatives à la voiture individuelle : Le co-voiturage : si plusieurs de vos collaborateurs habitent à proximité les uns des autres, proposez-leur de covoiturer. De nombreuses plateformes ont également vu le jour afin de privilégier cette pratique. Vous pouvez ainsi tester La Roue Verte, Klaxit ou encore Trajet à la Carte. Le vélo : l’un des potentiels fléau de notre société actuelle est le sédentarisme avec le terrible trio : “voiture - ascenseur - bureau”. En incitant vos collaborateurs à utiliser le vélo, vous ferez donc d’une pierre deux coups. Pour cela, mettez à disposition des garages sécurisés. Vous pouvez également lancer des challenges, tel que celui proposé par l’INRA de Toulouse ou des ateliers de réparation des bicyclettes sur le temps de midi. Les transports en commun : pour les aficionados du métro ou du tram, n’oubliez pas de leur préciser que les entreprises doivent prendre en charge une partie de leur abonnement. Les visioconférences : une bonne astuce pour limiter les déplacements professionnels. En parallèle de ces actions, il est aussi possible d’agir directement sur les conditions de travail de vos collaborateurs. Ainsi, si leurs tâches leur permettent, n’hésitez pas à les inciter à faire du télétravail. De plus en plus d’études démontrent le bien fondé de cette démarche : non seulement vos collaborateurs diminuent leur impact écologique, mais en plus ils gagnent en efficacité. En outre, autoriser des horaires flexibles permettrait aux collaborateurs de moduler leurs heures de travail et ainsi d’éviter les bouchons lorsque tout le monde embauche ou débauche. Encore une fois, cette action n’est pas seulement éco-friendly, mais favorise également le bien-être au travail. Choisir ses partenaires commerciaux en accord avec ses principes écologiques Le choix de l’éco-responsabilité doit se faire pas à pas et surtout demande une certaine cohérence. Ainsi, même dans le choix des partenaires commerciaux, il faut faire preuve d’esprit critique. Cherchez à prendre des décisions les plus “vertes” possibles. Par exemple, n’hésitez pas à faire appel à des coursiers en vélo pour vos différentes livraisons. Rapides et efficaces, ils ont un très faible impact écologique. Si vous voulez faire appel à des traiteurs ou à des prestataires de la restauration, privilégiez ceux qui utilisent des produits locaux, de saison et issus de l’agriculture raisonnée, comme nous l'avons fait lors de notre Team Building. Limiter la pollution numérique Comme dernière astuce, nous vous proposons de limiter la pollution numérique de votre entreprise. Nous n’avons pas forcément conscience de cette pollution, or actuellement elle représente 2% des émissions de gaz à effet de serre au niveau mondial (soit autant que le secteur de l’aviation). Pour éviter que ces émissions ne doublent à l’avenir, à chacun de faire un geste. Tout d’abord, ne privilégiez dans votre entreprise que le matériel informatique nécessaire et évitez les “gadgets” hyperconnectés. De plus, favorisez l’achat de matériels d’occasion ou reconditionnés. Les mails représentent également une source de pollution insoupçonnée, donc pensez à vider régulièrement vos boîtes mails et à vous désabonner des newsletters inutiles. Enfin, utilisez majoritairement la digitalisation ! C’est LA clé pour vous libérer du papier ! Fini les impressions inutiles et, dans le cas de la gestion des dépenses professionnelles, fini de se noyer dans les justificatifs. En effet, si vous décidez d’utiliser une application telle que Jenji, vous pourrez passer à une gestion numérique des notes de frais. En outre, si vous faite l’acquisition d’un coffre-fort numérique à valeur probante (notre offre Vault), vous pourrez définitivement passer au “zéro papier”... Pour plus de détails sur nos offres, n'hésitez pas à contacter l’équipe Jenji par email à sales@jenji.io. Nous nous ferons un plaisir de vous accompagner sur votre projet.

Le recrutement est le moment idéal pour favoriser la diversité dans l'entreprise. Mais comment se défaire de nos biais inconscients ? Selon de nombreuses recherches, le processus de recrutement est souvent biaisé par la subjectivité du recruteur. Les biais inconscients nous font prendre des décisions en faveur d’une personne et au détriment d’une autre. Tous les secteurs peuvent être touchés par cette discrimination plus ou moins involontaire mais les entreprises tech sont particulièrement touchées par l’exclusion des femmes. Alors comment neutraliser l’effet de ces biais inconscients ? Les différents biais en recrutement Tout d’abord, il convient de rappeler de quoi il s’agit. Les stéréotypes sont des processus humains universels, inévitables et nécessaires. Ils permettent d’affronter la complexité du monde en catégorisant et en nous donnant des repères. Catégoriser, c’est donner une signification à ce qui nous entoure, c’est rendre connu l’inhabituel, rendre l’environnement plus prédictible. Ainsi le processus de catégorisation est une simplification de la réalité qui consiste à accentuer les ressemblances entre les éléments d’une même catégorie et à accentuer les différences entre ces catégories. Plusieurs biais en découlent : Le biais d’accentuation : les éléments contenus dans deux catégories différentes sont perçus comme plus différents qu’ils ne le sont en réalité. Le biais d’homogénéité exogroupe et d’hétérogénéité endogroupe : on perçoit beaucoup plus de différences entre les individus de son propre groupe alors que les individus des autres groupes sont perçus comme quasiment identiques. Le biais de discrimination intergroupe : on évalue de manière plus favorable un membre de son propre groupe. Le biais d’induction et de déduction : lorsque l’on connaît le groupe d’appartenance d’un individu (ou que l’on pense le connaître), nous avons tendance à lui attribuer les traits stéréotypiques de sa catégorie, sans vérifier. Le biais de sur-inclusion et de sur-exclusion : on a plus facilement tendance à mettre un nombre d’individus plus élevé dans les catégories dévalorisées (sur-inclusion) et à être plus exigeant pour placer les individus dans les catégories valorisées (sur-exclusion). Le simple fait de réaliser que ces biais existent est un premier pas qui nous fait prendre un peu de recul et qui nous permet de limiter la discrimination et d’embaucher plus de femmes, de candidats d’origines ethniques différentes, porteurs de handicaps, jeunes ou plus âgés. Mais ces caractéristiques ne représentent que la partie émergée de l’iceberg. Favoriser la diversité, c’est aussi intégrer dans l’entreprises des individus avec différentes expériences, valeurs, croyances, personnalités, éducation… soit autant de dimensions qui font la richesse de l’entreprise. Quelques conseils pour éviter les biais Au-delà de la prise de conscience, voici des exemples de ce que vous pouvez mettre en place au moment des recrutements pour éviter la discrimination : 1. Parlez-en ouvertement dans votre entreprise Parler ouvertement de diversité en entreprise permet de sensibiliser tous les collaborateurs sur ce sujet et facilite par la suite l'intégration de collaborateurs. 2. Soignez vos offres d’emploi En prenant soin d’éviter les termes ambigus qui ne permettent qu’à une catégorie bien précise de s’identifier. Par exemple, évitez de parler comme d’un point d’attractivité du babyfoot présent dans la salle commune ou des afterworks réguliers. Ainsi, vous n’attirerez pas que le cliché du start-upper et vous vous ouvrirez aussi à des profils différents. 3. Lisez les CV différemment Plutôt que de cocher des cases établies au préalable, interrogez-vous sur ce que les expériences du candidats ont pu lui apporter en terme de qualités humaines et de compétences. Un candidat peut ne pas correspondre à votre idée du candidat parfait type, mais avoir acquis tous les savoirs faire nécessaires par d’autres voies. 4. Préparez vos entretiens C’est lors de cette étape du recrutement qu’il est le plus difficile de neutraliser les stéréotypes. On peut en effet se laisser déborder par des détails qui vont figer notre impression du candidat : la ponctualité, l’attitude, le style vestimentaire… le risque est donc de chercher pendant l’entretien à confirmer cette première impression ou à mal interpréter des informations au regard de celle-ci. C’est pourquoi il est fondamental d’avoir en tête les compétences à évaluer et des questions préparées en amont. 5. Prenez des notes que vous pourrez relire plus tard, à froid On a tendance à se souvenir particulièrement de ce qui est associé à une émotion. Sans notes, vous risquez de refuser ou d’accepter un candidat en vous basant sur une première impression, ou des détails importants pour vous mais insignifiants pour le poste. Prendre des notes permet alors de se remémorer des éléments concrets et de prendre une décision de manière plus objective. 6. Utilisez des tests et des outils objectifs Bien évidemment, il ne s’agit pas non plus de supprimer le subjectif et l’humain du processus de recrutement, mais d’avoir des éléments objectifs sur lesquels s’appuyer pour confirmer ou infirmer une impression. 7. Justifiez vos décisions selon des critères concrets Après un entretien, rédigez un compte rendu. Cela vous permettra de retrouver plus facilement des éléments de réponses pour faire un retour au candidat sur sa candidature. De plus, cela vous obligera à mettre l’accent sur des raisons concrètes. Les arguments tels que « je ne le sentais pas », « il avait une bonne tête » ou « il doit forcément avoir de meilleures compétences techniques qu’elle » ne sont pas valables ! Chez Jenji, nous n’affirmons pas être parfaits, mais nous nous remettons sans cesse en question pour toujours mieux faire et améliorer la vie et le fonctionnement de l’entreprise. Pour rejoindre une équipe qui cherche à se perfectionner en permanence, n’hésitez pas à envoyer votre candidature à jobs@jenji.io. Article co-rédigé avec Anastasia Leleu, Talent Acquisition Manager @Jenji.

L’évolution de notre société vers le « tout numérique » contraint le législateur à s’adapter aux nouvelles méthodes de travail des professionnels, autour de l’encadrement du monde numérique ; les règles évoluent et, avec elles, les process se modernisent. De grandes avancées ont été faites dans la réglementation de la valeur des données numérisées, impactant directement le mode de conservation des dépenses professionnelles et, donc, l’efficacité de leur gestion. Ainsi, la loi de finance rectificative du 29 décembre 2016 par son article 16 a assoupli les règles fiscales en matière de conservation de documents comptables et de leurs pièces justificatives afin de permettre aux entreprises de conserver sous forme numérique leurs factures établies ou reçues. Cette loi s’est accompagnée d’un arrêté en date du 22 mars 2017 édicté par le Ministère de l’économie et des finances venant définir les modalités de numérisation ainsi que la date d’entrée en vigueur du texte.

Le développement du numérique et la multiplication des outils technologiques ont entraîné l’essor de logiciels spécialisés sur différents types de marché, notamment en matière de gestion note de frais ; plus ou moins efficaces, plus ou moins intelligents, plus ou moins connecté. Si dépense professionnelle rimait classiquement avec contraintes et perte de temps, ce domaine a considérablement évolué en capitalisant sur les nouvelles technologies et les offres se sont multipliées ; la question est lequel choisir, avec quel gain, en temps, en argent, en efficacité opérationnelle ? Car pour toute entreprise qui se développe, une solution de gestion automatisée devient indispensable et ne peut être que bénéfique, mais toutes ne proposent pas des moyens de contrôle efficaces ou encore une bascule directe dans votre comptabilité, vos écritures comptables, sans ressaisie et, ce, instantanément.

Qu’est-ce qu’une note de frais ? Une note de frais est une dépense générée par le collaborateur dans le cadre de son activité professionnelle. Chaque salarié a le droit au remboursement de ses frais par l’employeur. Afin de permettre le remboursement, chaque collaborateur transmet l’ensemble de ses dépenses à son entreprise accompagné de leurs justificatifs.

Votre guide complet sur la TVA récupérable Dans le cas où l’entreprise est assujettie à la TVA, elle est amenée à reverser à l’Etat la TVA collectée suite à l’exercice de son activité. En contrepartie, l’entreprise est en mesure de récupérer la TVA payée sur ces dépenses engagées dans le cadre de son activité professionnelle. On vous explique comment tout cela marche ! Qu'est ce que la TVA récupérable ?

Combien de temps doit-on conserver ses notes de frais ? Pour chaque remboursement de notes de frais, que ce soit un reçu de restaurant, une facture d'hôtel ou de taxi..., effectué par l’entreprise, il est nécessaire que le justificatif soit archivé. L'objectif en gardant ces documents est de : - Prouver aux organismes règlementaires tel que l’Urssaf que les remboursements correspondent à des dépenses engagées pour l’entreprise. - Démontrer à l’administration fiscale que la dépense est éligible à la récupération de la TVA. Il existe différentes durées de conservation pour ces justificatifs : - 6 ans pour les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration, d’après l’article L 102 B du Livre des procédures fiscales. - Un délai de 10 ans pour les documents comptables et les pièces justificatives, dans le cadre de l’article L 123-22 du code du commerce. Chez Jenji, nous privilégions un délai de conservation des pièces comptable de 10 ans comme le requiert la loi L123-22 du Code de commerce, "les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans". Et de 6 ans en ce qui concerne l'administration fiscale et l'URSSAF alors que la loi autorise 3 ans pour les supports digitalisés.

MAN Truck & Bus a choisi une solution innovante et internationale pour gérer ses dépenses professionnelles