Justifier de la provenance d’une note de frais est une obligation légale pour les entreprises. Mais avant d’en arriver à la conformité, c’est au salarié de prouver la véracité de ses déclarations. Sans ces pièces justificatives, comment rembourser les sommes avancées ? Connaissant la règle, plus de 30% des salariés ne se font pas rembourser une partie de leurs notes de frais car ils ont perdu leurs justificatifs.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Un salarié engage des dépenses personnelles dans le cadre de son activité professionnelle et doit être remboursé par son entreprise en établissant un document appelé note de frais comprenant le motif précis du déplacement, la date et le lieu. Elle doit également comporter l’ensemble des dépenses effectuées par le collaborateur au cours d’une période donnée. Et chaque dépense doit être justifiée par un reçu ou une facture. Les notes de frais sont à la seule charge de l’employeur.
Parmi ces frais sont pris en compte :
• Les repas
• Les transports pour déplacement professionnel
• L’hébergement
• La mobilité professionnelle
• Les indemnités kilométriques
• Le télétravail
• L’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC)
Que dit la loi ?
L’administration fiscale applique une tolérance zéro sur les dépenses professionnelles. Aussi, il est nécessaire d’avoir des comptes en ordre et des justificatifs pour toutes les dépenses engagées et remboursées.
C’est pourquoi l’URSSAF a instauré certaines règles de base destinées à limiter les dérives. Parmi ces obligations, figure la présentation de certains justificatifs.
Au cours d’un contrôle fiscal, le contrôleur porte une attention particulière à cette partie des charges de l’entreprise.
L’absence ou l’irrecevabilité de certains justificatifs figure comme le premier motif de redressement fiscal. Une note de frais, qui n’est pas ou mal justifiée, mais remboursée par l’entreprise est requalifiée en avantage en nature, et donne lieu à un redressement.
La peur du redressement doit-elle empêcher le remboursement ?
Refuser d’indemniser un salarié ayant engagé des frais pour le compte de son entreprise est délicat.
Toutefois certaines entreprises font preuve de compréhension. Tout dépend des montants et des types de dépenses, elles remboursent leurs salariés sur la base de la bonne foi aux dépens des règles strictes imposées par l’administration fiscale.
Même dans cette éventualité il convient de mettre au point un système avec une politique claire au cas où l’entreprise devrait faire face à cette situation. Le risque est que la dépense soit requalifiée en avantage en nature, avec les obligations fiscales qui s'y rattachent. À savoir le paiement de cotisations sociales pour le salarié et le redressement pour l’entreprise.
Quelles sont les solutions lors de la perte d’un justificatif ?
1- Demander au fournisseur un second justificatif si cela est possible. Cette solution est à privilégier que si le fournisseur en question est régulièrement fréquenté et qu’il s’agit d’un gros montant.
2- Présenter le relevé d’identité bancaire où figure la dépense engagée, si la dépense a été réglée par un moyen de paiement traçable personnel. Il doit comporter le montant, la date. Cette solution n’est tolérée que si le montant est peu élevé et qu’elle reste exceptionnelle.
3- Présenter une déclaration sur l’honneur. Cela reste une solution à utiliser avec parcimonie. Vous trouverez un exemple de déclaration sur l’honneur ici. Elle doit comporter l'identité du salarié, ses coordonnées, sa signature et généralement être complétée avec le relevé bancaire où est mentionnée la dépense.
4- Pratiquer le remboursement forfaitaire, permet d’allouer au salarié une certaine somme pour ses frais professionnels. Toutefois, cette solution n’est pas totalement satisfaisante dans la mesure où il devra produire des justificatifs pour les frais exceptionnels non pris en charge.
La dématérialisation, une solution face à la perte de justificatif
Avoir une solution automatisée de gestion des notes de frais, telle que Jenji, vous permet d’éviter ce problème qui peut réellement vous porter préjudice lors d’un contrôle.
En plus de vous épargner la gestion des justificatifs perdus, avec la digitalisation des notes de frais, vos collaborateurs bénéficient d’un outil simple, mobile et rapide. Dès le paiement effectué, le justificatif peut être perdu sans conséquence. Terminé les factures manquantes et les demandes de remboursement qui n’aboutissent pas.
Vos managers et services comptables, peuvent d’une part valider et contrôler instantanément les dépenses engagées. Vos services financiers ont une vue en temps réel sur la trésorerie.
Et dernier point non négligeable, avec l’archivage à valeur probante, plus besoin de stocker vos justificatifs papier. Tous les documents archivés dans votre coffre-fort numérique sont opposables à l’URSSAF et l’administration fiscale.
À la différence des autres outils de gestion de notes de frais, Jenji est bien plus qu’une simple application automatisée. C’est en fait la solution idéale à la contextualisation des données grâce à l’interconnexion de tous les outils internes et externes.
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