Factures fournisseurs papier : de multiples inconvénients
Le processus de traitement classique des factures au format papier présente de nombreux inconvénients bien connus des entreprises. Avant toute chose, il est en effet extrêmement chronophage : comptez pas moins de 14 jours en moyenne[1] pour traiter une seule facture !
Un délai particulièrement long à l'ère du numérique, qui entraîne inévitablement de nombreux retards et autres erreurs de saisie, voire même certaines pertes de documents. Toutes ces erreurs et ces imprécisions mises bout à bout sont susceptibles de générer des pertes financières, tant pour l'entreprise émettrice que pour ses fournisseurs, et de limiter à terme leur chiffre d'affaires.
Enfin, les factures papier ont évidemment des conséquences néfastes d'un point de vue écologique : consommation énergétique, déforestation... Des enjeux importants que de plus en plus de sociétés souhaitent prendre en compte dans leur activité.
Qu'est-ce que la dématérialisation des factures fournisseurs ?
Comme son nom l'indique, la dématérialisation des factures fournisseurs est le processus qui consiste pour une entreprise à traiter la totalité de ses factures fournisseurs sous format dématérialisé, c'est-à-dire numérique.
Ainsi, bien que près de 94% des entreprises reçoivent encore des factures fournisseurs sous format papier à l'heure actuelle[2], la dématérialisation consiste à les intégrer en interne au sein d'un workflow entièrement dématérialisé, et ce, quel que soit le format sous lequel elles sont transmises.
La dématérialisation des factures fournisseurs correspond donc à la digitalisation du processus de validation, d'enregistrement et de paiement de ces factures, dans l'optique non seulement de simplifier, mais aussi d'optimiser et d'accélérer leur traitement dès l'instant de leur transmission par les fournisseurs.
Les avantages des factures fournisseurs dématérialisées
Vous l'aurez compris : les factures fournisseurs dématérialisées présentent de nombreux avantages qui viennent pallier les défauts des factures papier classiques. Elles permettent notamment de réduire significativement les coûts de gestion, faisant gagner en moyenne plus de 10€ par facture grâce à l'économie combinée d'enveloppes, de papier, d'encre ou encore de frais d'archivage[3].
Au niveau du temps de traitement, la dématérialisation permet de diviser les délais nécessaires par 5 par rapport au traitement des factures classiques ! Un salarié est ainsi susceptible de traiter jusqu'à 90 000 factures par an, contre seulement 6 000 factures papier auparavant, et ce, tout en évitant de nombreuses pénalités de retard.
Ce nouveau type de facture offre également aux entreprises une meilleure visibilité concernant leurs flux de trésorerie, permettant ainsi d'en optimiser la gestion.
Enfin, les factures dématérialisées présentent un intérêt écologique évident, réduisant dans des proportions non négligeables l'empreinte carbone globale des entreprises ayant effectué leur transition vers le tout numérique.
Les différents types de dématérialisation des factures fournisseurs
Lorsque l'on parle de dématérialisation des factures fournisseurs, on peut en réalité se référer à différents niveaux de numérisation, allant du plus simple au plus complexe, avec notamment :
- La dématérialisation simple. Elle consiste tout simplement à scanner les factures puis à les envoyer par mail. Ce n'est bien sûr pas la solution la plus efficace puisque, bien qu'elle fasse disparaître le papier, elle requiert une action humaine répétitive et chronophage, source d'erreurs potentielles.
- Le traitement via la Reconnaissance optique de caractères (OCR). Les informations présentes sur la facture au format PDF ou JPEG sont directement reconnues et automatiquement saisies par la solution OCR, qui transforme n'importe quelle facture en document compatible avec votre logiciel de comptabilité.
- La dématérialisation complète. Le fournisseur transmet l'ensemble de la facture via un système d'Échange de données informatisé (EDI). Entièrement électronique puisque consistant en un échange direct d'ordinateur à ordinateur, c'est la solution actuellement la plus efficace : elle permet à la fois le paiement automatique et le traitement comptable de la facture.
Comment dématérialiser vos factures fournisseurs ?
Là encore plusieurs solutions s'offrent à vous. Bien qu'une majorité d'entreprises achètent encore actuellement des licences de logiciels standards, les solutions Saas sont aujourd'hui les plus efficaces pour transiter vers le tout dématérialisé. Ces logiciels applicatifs hébergés dans le cloud permettent d'impliquer l'ensemble des parties prenantes (directions administrative et financière, force commerciale, fournisseurs...).
Par ailleurs, il est nécessaire pour effectuer une transition réussie vers le dématérialisé de prendre en compte un certain nombre de critères, tels que :
- le nombre de factures fournisseurs à traiter
- le nombre de fournisseurs impliqués en fonction de leurs types de produits/services
- l'outil comptable utilisé par l'entreprise
- l'existence d'un workflow au sein de l'entreprise
Plus simples et plus rapides à traiter, plus économiques, plus écologiques... Les factures dématérialisées présentent de nombreux avantages pour les entreprises d'aujourd'hui, qui ont tout intérêt à enclencher la transition progressive de leurs processus internes grâce aux outils performants désormais à leur disposition.