Définition
Tenir une comptabilité régulière et à jour est une obligation légale pour les entreprises. La comptabilité est une discipline complexe, dont les obligations et paramètres peuvent dépendre de la forme et de la taille de votre entreprise. Du calcul de la déclaration de la TVA au bilan, en passant par les notes de frais et la paie, la comptabilité d’une entreprise est au cœur de la stratégie financière de l’entreprise.
Désormais, la comptabilité d’une entreprise est très souvent informatisée. La comptabilité informatisée traditionnelle passe le plus souvent par l’utilisation de tableurs Excel, puis plus récemment par des logiciels fonctionnant hors-ligne. Depuis quelques années, l’intelligence artificielle et le stockage des données en ligne, via le cloud, ont permis de développer des solutions plus adaptées aux besoins des entreprises.
Pourquoi utiliser un logiciel de comptabilité en ligne pour votre entreprise ?
Quelle que soit la taille de votre entreprise, les risques liés à la comptabilité peuvent être importants. En effet, une mauvaise comptabilité peut exposer une entreprise à un redressement fiscal ou à une situation de factures impayées. Les logiciels de comptabilité en ligne permettent de réduire considérablement ces risques. Désormais, la comptabilité bénéficie de l’automatisation de nombreuses tâches, de la synchronisation bancaire, du calcul anticipé des cotisations sociales et de la TVA, ou encore du suivi de la rentabilité.
Outre l’automatisation de nombreuses tâches, les logiciels de gestion comptable en ligne proposent un stockage dématérialisé de tous les documents comptables comme les devis et factures, les notes de frais, les déclarations de TVA, etc. Les documents sont stockés numériquement, et leur accès est sécurisé. En cas de contrôle fiscal, ces documents sont accessibles très rapidement et facilement. Cette gestion en ligne en temps réel et le stockage numérique assure également des relations sereines avec vos partenaires financiers.
Enfin, adopter une comptabilité dématérialisée et automatisée en ligne permet d’optimiser votre politique de dépenses. Les logiciels comptables en ligne proposent de puissants outils d’analyse financière, dont les données sont accessibles facilement. Les logiciels de comptabilité offrent une vision d’ensemble de votre comptabilité et de votre performance financière, permettant à votre entreprise de rester compétitive.
A qui est destiné le logiciel comptable en ligne ?
Le logiciel comptable en ligne s’adresse aussi bien aux très grandes entreprises (TGE) qu’aux petites et moyennes entreprises (TPME). Les solutions en ligne sont beaucoup plus flexibles que les logiciels de comptabilité traditionnels, et permettent donc de proposer des formules adaptées à chaque entreprise.
Avec la crise sanitaire due au Covid-19 et la généralisation du télétravail, la possibilité d’accéder à la comptabilité de l’entreprise depuis n’importe quel ordinateur ou smartphone est quasiment devenue indispensable. Les logiciels comptables en ligne proposent en effet des applications de comptabilité utilisables sur les appareils mobiles, et contenant toutes les informations nécessaires à votre comptabilité.
Comment l’utiliser ?
Les logiciels de comptabilité en ligne sont des solutions agiles et mobiles. Le logiciel peut donc pouvoir être utilisé aussi bien par les dirigeants, le service de comptabilité et les collaborateurs souhaitant déclarer une dépense professionnelle.
L’utilisation d’un logiciel de comptabilité en ligne va dépendre de vos besoins. Chaque logiciel propose des formules et tarifications différentes. C’est pourquoi il faudra clairement évaluer vos besoins avant de choisir une solution. Par exemple, pour une entreprise dont les collaborateurs sont souvent nombreux et souvent en déplacement, une solution avec multiples utilisateurs et une application semble indispensable.
Plus généralement, les solutions de comptabilité en ligne permettent une gestion instantanée de nombreuses opérations de comptabilité. C’est notamment le cas des notes de frais. En effet, l’application du logiciel va permettre de photographier un justificatif ou une facture, extraire automatiquement les données importantes (date, montant, catégorie de la dépense), lancer la procédure de remboursement du collaborateur, et stocker les justificatifs grâce à la dématérialisation.
Utiliser un logiciel comptable en ligne permet ainsi d’assurer une comptabilité sérieuse et en temps réel. Le travail du service de comptabilité est simplifié, le risque d’erreur considérablement réduit, et les obligations fiscales et administratives toujours respectées.
Quel logiciel utiliser pour votre comptabilité en ligne ?
Les solutions de comptabilité en ligne sont nombreuses, notamment avec des logiciels comptables gratuits en ligne. Le logiciel parfait est celui qui propose une solution adaptée à la taille et aux besoins de votre entreprise. Certains logiciels sont également spécialisés pour certaines activités.
Avant de choisir votre nouveau logiciel en ligne, faites un bilan de votre solution actuelle et de ce qu’il vous manque. Voici quelques questions à vous poser avant de choisir un logiciel comptable en ligne :
- Souhaitez-vous une solution intégrale ou une solution spécialisée ?
- Quel est votre budget pour cette solution en ligne ?
- Souhaitez-vous un accompagnement renforcé ou plutôt une solution permettant une utilisation autonome ?
- Si votre entreprise utilise déjà des outils de gestion, souhaitez-vous une solution comptable qui pourra intégrer l’utilisation de ces autres outils de gestion ?
- Qui utilise votre logiciel au sein de votre entreprise (expert-comptable, collaborateur, responsable financier) ?
- Avez-vous besoin d’une solution unique ou d’une solution multi support (application pour smartphone comprise) ?
Enfin, certaines solutions proposent l’utilisation de démos ou une période d’essai gratuite. Cela peut vous permettre d’évaluer concrètement si une solution vous convient ou non.