La note de frais sans facture

Lorsque les salariés d’une entreprise transmettent leur note de frais afin d’obtenir le remboursement de leurs dépenses professionnelles, il arrive qu’ils ne fournissent pas de justificatif, de reçu ou de facture. 

La plupart du temps, le service comptabilité reçoit une note de frais sans facture lorsque le justificatif a été perdu. Bien qu’elle ne soit pas rare, cette situation n’est pas confortable, ni pour le salarié, ni pour l’employeur, ce document étant une obligation légale qu’il faut pouvoir présenter en cas de contrôle fiscal. 

Transmettre une note de frais sans facture présente ainsi des risques pour le collaborateur. Son remboursement par l’employeur est également problématique. Faisons le point sur cette situation à laquelle le service comptable des entreprises se retrouve encore trop souvent confronté.

 

Note de frais sans facture : Quels sont les risques  ?

Si un salarié renseigne une note de frais, mais ne donne pas de facture à son employeur, ce dernier peut tout simplement décider de ne pas le rembourser. Certaines sociétés ont une politique zéro concernant les justificatifs de note de frais : sans reçu, pas de remboursement possible. En tant que salarié, c’est parfois un véritable coup dur financier, les sommes engagées lors d’un repas d’affaires ou d’un déplacement professionnel pouvant être élevées. 

Du côté de l’employeur, la note de frais sans facture n’est pas non plus une situation idéale. Certaines entreprises décident tout de même de procéder au remboursement, mais il s’agit d’une véritable prise de risque :

  • L’employeur ne peut pas vérifier les dépenses de son salarié, le remboursement peut donc s’avérer plus élevé que les sommes réellement engagées ;
  • Il ne peut pas non plus récupérer la TVA ;
  • Si l’administration fiscale procède à un contrôle, il s’expose à des sanctions.

Si une entreprise décide de tout de même rembourser les notes de frais sans facture ou justificatif à ses salariés, il peut y avoir une requalification en avantage en nature. La différence ? L’employeur est dans l’obligation de payer des cotisations sociales, alors que ce n’est pas le cas avec une simple note de frais.

Comment traiter les notes de frais sans justificatif ?

Dans votre entreprise, vous vous retrouvez régulièrement avec des notes de frais sans reçu pour justifier les dépenses et vous ne savez pas comment les traiter ? Vous tenez à rembourser vos collaborateurs, mais en même temps, vous ne voulez pas vous faire sanctionner par l’administration fiscale ? Il existe des alternatives, qui sont acceptables en cas de contrôle fiscal, même si ce ne sont pas des solutions parfaites :

  • Le reçu a été égaré ? Il est peut-être encore temps de le retrouver. Le service comptabilité ou l’employé peuvent contacter le fournisseur, le restaurant ou même l’hôtel pour obtenir le duplicata de la facture. En général, c’est possible lorsque la dépense est très récente. Ainsi, s’il vous manque un justificatif pour un repas d’affaires dans un restaurant qui a eu lieu il y a 6 semaines, le restaurateur peut très bien ne pas y mettre du sien pour retrouver la facture. 
  • L’employeur peut demander à ce que son collaborateur lui fournisse un relevé bancaire personnel où figure la dépense professionnelle. On conseille généralement d’opter pour cette solution pour des montants assez faibles et de préférence, pas trop souvent.
  • En complément (et même parfois à la place) du relevé bancaire, le salarié peut rédiger une attestation sur l’honneur sur laquelle plusieurs informations doivent figurer comme le contexte, le montant, la date ou encore le lieu de la dépense. C’est une alternative qui n’est pas très appréciée de l’administration fiscale, mais qui peut être acceptée si cela ne concerne pas de trop nombreuses notes de frais sans facture

 

Quelles solutions pour éviter de devoir traiter des notes de frais sans facture ?

Bien qu’il soit possible de rechercher la facture perdue ou de demander un relevé bancaire avec attestation sur l’honneur, ce ne sont pas des solutions viables sur le long terme :

  • Ce ne sont pas des procédés appréciés par l’administration fiscale ;
  • C’est chronophage.

Plutôt que de ne plus pouvoir rembourser les dépenses professionnelles de vos salariés, il est possible de mettre en place deux solutions :

  • Plutôt de rembourser vos collaborateurs au réel, vous pouvez opter pour un remboursement forfaitaire. Cela ne concerne pas toutes les dépenses, mais une partie. Pour les autres, le justificatif reste de vigueur.
  • Votre entreprise peut mettre à la disposition de ses salariés une solution de gestion des notes de frais facile et rapide à utiliser. Par exemple, grâce à Jenji, vos collaborateurs peuvent renseigner une note de frais et directement transmettre leur justificatif au service comptabilité en quelques minutes à peine. Il suffit de prendre en photo le reçu pour que celui-ci soit archivé. Un gain de temps pour le salarié comme pour le service comptable, car une fois stockée, la facture au format papier peut être jetée. 

La note de frais sans facture est une situation problématique pour de nombreuses entreprises, car elle n’est pas conforme avec la loi. Lorsque le service comptabilité reçoit quelques notes de frais sans justificatifs par an, il est possible de partir à la recherche d’un reçu perdu ou de demander un relevé bancaire avec attestation sur l’honneur à ses collaborateurs, l’administration fiscale pouvant faire preuve de tolérance, même si ce n’est pas la procédure idéale. Cependant, si les notes de frais sans reçu sont trop nombreuses, cela peut coûter cher à l’entreprise d’un point de vue financier, mais également organisationnel, car les collaborateurs du service comptable peuvent perdre beaucoup de temps à traiter ces documents incomplets. 

Lorsque la mise en place d’un remboursement forfaitaire n’est pas envisageable ou adapté à l’entreprise, une solution de gestion de notes de frais comme Jenji permet à la fois de gagner du temps et de se mettre en conformité avec la loi.

Geetika Raman