Notes de frais : comment les gérer ?

Noyé sous la paperasse administrative, votre entreprise peine à gérer les notes de frais de ses salariés ? Sachez qu’aujourd’hui, des solutions automatisées existent : suivez le guide !

Qu’est-ce qu’un logiciel de notes de frais ?

Par définition, le logiciel de notes de frais désigne une solution de comptabilité et de gestion des dépenses d’entreprise.

Cette solution se présente sous la forme d’une plateforme unique regroupant l’ensemble des informations et fonctionnalités nécessaires à la procédure de comptabilisation.

Cet écosystème traite de multiples thématiques relatives aux notes de frais, telles que :

  • la déclaration ;
  • l’authentification ;
  • la validation ;
  • le remboursement ;
  • le classement.

En outre, l’automatisation d’un logiciel de gestion des notes de frais permet aux salariés de saisir eux-mêmes les feuilles de frais occasionnées par leurs dépenses en temps réel, avant que le montant de ces dernières ne soit automatiquement calculé puis remboursé par l’employeur.

Cette saisie numérique permet notamment de communiquer divers types de frais comme :

  • les frais de déplacement (défraiement) ;
  • les frais d’hébergement ;
  • les frais d’alimentation ;
  • les frais d’approvisionnement.

Qui peut l’utiliser ?

Dans la pratique, le logiciel de gestion des notes de frais est une innovation touchant à plusieurs secteurs de l’entreprise : si le travail du service comptable en est grandement facilité, les équipes financières et RH quant à elles auront tout intérêt à prendre en considération les données mises à leur disposition par cette solution numérique.

Au quotidien, les longues heures de saisie sont remplacées par une saisie au fur et à mesure pour le salarié, et par une comptabilisation fluide pour l’employeur.

Les avantages du logiciel de notes de frais au quotidien

  • Saisie automatisée des notes de frais

À présent, un simple scan du justificatif suffit à activer la reconnaissance des caractères (système OCR) pour numériser chaque document du salarié. De même, le calcul des distances parcourues et des indemnités kilométriques associées se fait automatiquement pour la génération des notes de frais kilométriques.

  • Archivage numérique

Le stockage et l’archivage des données se fait intégralement de façon numérisée : dites donc adieu aux déchets papiers, et ce, sans le moindre risque de perte de vos données !

  • Pilotage des dépenses

Une fois les dépenses enregistrées, celles-ci sont classifiées afin d’offrir aux dirigeants une analyse des différents postes de dépenses claire, globale, personnalisable et susceptible d’être mise à profit pour optimiser leur gestion des flux de trésorerie.

  • Intégration d’une solution de paiement

Vos collaborateurs bénéficient d’une solution de paiement directement intégrée au logiciel de gestion des notes de frais de votre entreprise. Pour chaque paiement, la note de frais est automatiquement générée, et il vous reste plus qu’à la valider pour déclencher son remboursement !

Export des données

Parce que le logiciel de notes de frais s’intègre dans votre écosystème, les données récoltées peuvent être ensuite transférées dans l’ERP comptable de votre entreprise pour une vision à 360°.

Comment choisir son logiciel de notes de frais ?

  • Ergonomie de l’interface

La plateforme proposée se doit de réunir l’ensemble des fonctionnalités, et ce, en les mettant à disposition de l’utilisateur de façon intuitive. Sans cela, la solution n’offrira qu’un gain de temps limité pour les employés et employeurs.

  • Exhaustivité des fonctionnalités

Il est préférable que l’ensemble des étapes du parcours de comptabilisation soient prises en compte au sein du logiciel de notes de frais afin de réduire au maximum la perte de temps et de concentration due au switch d’une interface à une autre.

  • Personnalisation du produit

Dans l’optique d’une utilisation à long terme, une solution logicielle idéale est une solution capable de s’adapter aux problématiques propres à chaque entreprise.

  • Perspectives d’amélioration

Rien de surprenant, la technologie évolue rapidement : les logiciels de notes de frais ne faisant pas exception à la règle, mieux vaut opter pour une solution proposant une IA souple et en apprentissage continu.

  • Le coût

Le coût du logiciel de gestion des notes de frais variera selon les offres disponibles ainsi que selon le nombre et le statut (cadre ou non) des utilisateurs de la solution.

Comment ça marche ?

Le fonctionnement du logiciel de notes de frais s’articule autour de plusieurs outils intégrés dans le même écosystème.

Concernant Jenji, l’utilisateur peut par exemple :

Le système de Deep learning mis en place au travers de l’Intelligence artificielle (IA) la plus avancée sur le marché permet à Jenji de proposer aux entreprises (aussi bien aux employés qu’aux employeurs) une solution de gestion des notes de frais automatisée, intuitive et complète.

À ce jour, le logiciel Jenji s’intègre parfaitement au cœur de l’écosystème de gestion des dépenses de plus de 35 000 sociétés, transformant ainsi une tâche chronophage et dénuée de valeur ajoutée en un outil central d’optimisation de la trésorerie d’entreprise.

Bon à savoir : La plateforme Jenji est également disponible en tant qu’application de gestion des notes de frais, aussi bien sur iOS que sur Androïd.

En outre, les informations mises à disposition de votre management par Jenji Platform sont sujettes à une politique de sécurité interne stricte refusant l’accès à vos données chiffrées pour tout sous-traitant.

Romane Sisso