Qu’est-ce qu'un archivage à valeur probante ?
Par définition, l’archivage à valeur probante désigne l’ensemble des mesures d’ordre technologique et organisationnel mises en place afin d’enregistrer, de stocker et de restituer fidèlement tout document ou donnée à valeur légale.
Sont ainsi concernées de nombreuses pièces traditionnellement accessibles sous format papier, telles que :
- les contrats
- les factures
- les notes de frais (et les justificatifs)
En effet, une succession de textes juridiques adoptés en France ainsi qu’à l’échelle de l’Union européenne a d’abord donné valeur probante à la signature électronique (loi n°2000-230 du 13 mars 2000) avant d’autoriser l’archivage numérique (arrêté du 22 mars 2017).
C’est finalement l’arrêté en date du 23 mai 2019 qui autorisera les salariés à jeter (de façon non rétroactive à compter du 1er juillet 2019) leurs pièces et documents reçus ou établis sur support papier pour se contenter du support digital.
Ainsi, documents administratifs, commerciaux et financiers trouvent aujourd’hui une valeur probante au travers de l’archivage numérique, et ce, malgré les lourdes problématiques de falsification des pièces à l’origine notamment de l’article 88 de la loi de finances de 2016, dite “loi anti fraudes”.
Les enjeux de l’archivage à valeur probante
Les avancées technologiques récentes donnent à l’archivage numérique une valeur légale qu’il est possible de mettre à profit à des fins pratiques aussi bien que sécuritaires dans l’optique de disposer de documents inaltérables et recevables lors des contrôles fiscaux et par l’URSSAF.
En outre, l’information détenue de façon numérisée est de fait consultable ad eternam grâce à la pérennité octroyée aux justificatifs ; un bond en avant concernant la conservation de la documentation via les serveurs locaux ou via le cloud.
Un autre avantage de l’archivage à valeur probante réside dans l’optimisation des analyses qui peuvent ainsi en être tirées, au cours d’un processus de numérisation bien plus abordable financièrement que via support papier.
Au travers de reportings et de tableaux de bords plus précis, les métadonnées contenues dans l’archivage à valeur probante peuvent être mises à contribution pour un pilotage plus fin des dépenses, et ce, aussi bien par secteur d’entreprise que par salarié, sur des échelles de temps personnalisables.
Comment fonctionne l’archivage à valeur probante ?
Valeur légale reconnue, conservation intemporelle et inaltérable, exhaustivité de l’information comptable : l’archivage à valeur probante introduit de nombreux apports dans le monde de la comptabilité d’entreprise ; pour autant, les mécanismes à respecter afin de numériser un document juridiquement recevable sont stricts.
On distingue six étapes principales dans la procédure d’archivage numérique, à savoir :
- l’obtention du document justificatif de dépenses à titre professionnel
- la détection du document, celle-ci passant généralement par une simple photographie scannée par smartphone ou tablette
- la numérisation du document grâce au mécanisme de reconnaissance des données
- la confirmation de la valeur probante du document (à faire vérifier par le service de comptabilité de l’entreprise)
- l’extraction des données identifiées (réutilisables à des fins de gestion de la trésorerie)
- le classement par la génération automatique de la ligne de dépense correspondante.
Grandement facilité par bon nombre d’applications et de solutions spécialisées dans le stockage à vocation probatoire, la procédure d’archivage électronique à valeur probante ne prend pas plus de quelques secondes, là où les démarches pouvaient durer plusieurs dizaines de minutes sous format papier.
Les exigences de l’archivage à valeur probante
Dans l’optique d’obtenir une valeur probante capable d’être reconnue juridiquement lors de tout contrôle fiscal, une pièce numérisée se doit de remplir trois principes fondamentaux.
L’authenticité de la pièce justificative permet d’affirmer que celle-ci est bien identique à sa version imprimée. L’identité du document numérisé et l’intégralité de ses attributs (son créateur, son horodatage et son contenu) doivent être les mêmes que sous sa version papier afin de justifier sa valeur légale.
À noter : Afin d’être validée, cette procédure se doit d’être respectée en amont de l’archivage et de correspondre au niveau une étoile du Registre général de sécurité (RGS).
L’intégrité de la pièce justificative permet d’affirmer que le document numérisé n’a subi aucune sorte de modification, de dénaturation ou d’altération à partir de sa création sous format numérique.
Cette garantie peut-être obtenue de différentes manières, notamment via :
- la traçabilité de l’historique des consultations et des actions relatives au document à valeur probante
- le stockage de données figées de par l’utilisation des Fichiers d’écriture comptable (FEC) avec signature électronique optionnelle
- la mise en place d’une technologie de stockage non réinscriptible
Enfin, l’intelligibilité de la pièce justificative implique l’utilisation de formats standards que sont le PDF et le PDF A/3 (norme ISO 19005-3) afin de garantir la lisibilité et l’interopérabilité du document à valeur probante.
Il est possible que le document doive alors être converti (par exemple, depuis le format TIFF vers le format PDF) ; dans un tel cas, ledit document doit détenir une valeur probante en amont de la conversion et être signé électroniquement (le cas échéant) en aval de cette dernière.
L’URSSAF stipule, comme l’article L243-16, que tout document à valeur probante se doit d’être conservé pendant un minimum de 6 années depuis sa date d’établissement ou de réception.
Comment vous faire accompagner ?
L’option Jenji Vault met à disposition un coffre-fort électronique opposable aussi bien au fisc qu’à l’URSSAF et intégré à un système d’archivage électronique (SAE).
Celui-ci est alors complété par les reportings d’analyse financière Jenji Studio, afin de traiter l’ensemble des métadonnées récoltées au sein de vos pièces justificatives archivées numériquement.