Calcul frais kilométriques

Les frais kilométriques permettent aux salariés de déduire leurs frais professionnels de leur déclaration de revenus selon un barème dédié. C'est donc un avantage fiscal accordé par l'administration. Ce barème kilométrique concerne l'utilisation d'une voiture, d'un scooter d'une moto et depuis 2016 d'un vélo.

Qui est concerné ?

Il concerne avant tout les salariés contraints d'utiliser leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Il n'y a pas de salaire limite pour bénéficier des frais kilométriques. Ils peuvent concerner n'importe quel employé. Le barème des indemnités kilométriques est publié par l'Etat chaque année et ne peut pas être réglementé par les conventions collectives.

Quels sont les frais concernés ?

Ils regroupent les frais réels liés à l’utilisation d’un véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels, par exemple le trajet vers le lieu où se tient un séminaire, vers un chantier ou une réunion en dehors des locaux. 

Le montant de l’indemnité kilométrique, prévue dans le barème kilométrique de l’administration fiscale, englobe :

  • la dépréciation du véhicule
  • les frais de réparation et d’entretien
  • les dépenses de pneumatiques
  • la consommation de carburant
  • les frais d’achat des casques
  • les protections et les primes d’assurance

A noter que ces frais sont exonérés de cotisations.

L'indemnité kilométrique et les impôts

Pour les salariés, une déduction forfaitaire de 10 % est appliquée automatiquement aux revenus. Au moment de la déclaration de revenus, les personnes estimant avoir dépensé davantage pour leurs frais de transport peuvent choisir de déduire leurs dépenses réelles ou utiliser les barèmes kilométriques publiés chaque année par l'administration fiscale.

Les frais de trajet domicile - travail

Il existe 2 possibilités en fonction de la distance du lieu de travail :

  • Si vous habitez à 40 km ou moins de votre lieu de travail, vous pouvez prendre en compte l’intégralité du kilométrage dans le calcul de vos frais de transport.

  • Si votre domicile se situe à plus de 40 km de votre lieu de travail, le kilométrage pris en compte dans le cadre de votre déclaration de revenu est limité à 40 km. Cependant, l’intégralité de la distance peut être prise en compte si vous justifiez cet éloignement par des circonstances particulières. Ces circonstances particulières peuvent être liées à l’emploi occupé ou à des situations familiales ou sociales particulières.

Les frais d'utilisation de votre véhicule à des fins professionnelles

Les frais de déplacement occasionnés par l'exercice de la profession ouvrent également droit à déduction. Deux solutions s'offrent à vous :

  • Déduire vos dépenses réelles sur justificatif
  • Utiliser le barème publié annuellement par l'Administration.

Comment calculer ces frais kilométriques ? 

La formule de calcul dépend du véhicule (nombre de CV) et des kilomètres parcourus dans l'année. Grâce à l'outil ci-dessous, vous pouvez calculer vos frais et indemnités kilométriques en quelques clics.

Calculer vos frais kilométriques pour une voiture 

 

Puissance fiscale

Distance parcourue (km)
Type de carburant
 
 

Calculer vos frais kilométriques pour un deux roues

Puissance fiscale
Distance parcourue (km)
Type de carburant
 

Vous pouvez également décider de calculer vous-même vos frais kilométriques à l'aide des barèmes ci-dessous

Barème kilométrique pour voiture à moteur thermiques/hybrides

Puissance administrative (en CV)

Distance (d) jusqu'à 5000 Km

Distance (d) de 5001 à 20000 km

Distance (d) au-dessus de 20000 Km

Jusqu’à 3 CV

d x 0,456

(d x 0,273) + 915

d x 0,318

4 CV

d x 0,523

(d x 0,294) +1147

d x 0,352

5 CV

d x 0,548

(d x 0,308) +1200

d x 0,368

6 CV

d x 0,574

(d x 0,323) +1256

d x 0,386

7 CV et plus

d x 0,601

(d x 0,340) +1301

d x 0,405

Barème kilométrique pour voitures électriques

Puissance administrative (en CV)

Distance (d) jusqu'à 5000 Km

Distance (d) de 5001 à 20000 km

Distance (d) au-dessus de 20000 Km

3 CV et moins

d x 0,547

(d x 0,328) + 1 098

d x 0,382

4 CV

d x 0,628

(d x 0,353) + 1 376

d x 0,422

5 CV

d x 0,658

(d x 0,37) + 1 440

d x 0,442

6 CV

d x 0,689

(d x 0,388) + 1 507

d x 0,463

7 CV et plus

d x 0,721

(d x 0,408) + 1 561

d x 0,486

Barème kilométrique deux roues

L'indemnité kilométrique pour les vélos est de 0,25 euros par kilomètre effectué.  La formule de calcul est : 0,25 x nombre de km parcours aller et retour entre le domicile et le lieu de travail x nombre de jours de travail. Cette indemnité est exonérée de cotisations sociales  dans la limite de 200 euros par an et par salarié.

Puissance administrative (en CV)

Distance (d) jusqu'à 5000 Km

Distance (d) de 5001 à 20000 km

Distance (d) au-dessus de 20000 Km

1 à 2 CV

d x 0,341

(d x 0,085) + 768

d x 0,213

3 à 5 CV

d x 0,404

(d x 0,071) + 999

d x 0,237

Plus de 5 CV

d x 0,523

(d x 0,067) + 1365

d x 0,295

Barème kilométrique cyclomoteurs

Puissance administrative (en CV)

Distance (d) jusqu'à 5000 Km

Distance (d) de 5001 à 20000 km

Distance (d) au-dessus de 20000 Km

1 ou 2 CV

d x 0.341

(d x 0.085) + 768

d x 0.213

3, 4 ou 5 CV

d x 0.404

(d x 0.071) + 999

d x 0.237

Plus de 5 CV

d x 0.523

(d x 0.068) + 1365

d x 0.295

Source : Service public 

Les bonnes pratiques en matière de calcul des distances

Nous recommandons d'utiliser un outil cartographique comme Google Maps. Il permet de réduire le temps alloué par le collaborateur à sa déclaration de frais et simplifie l’étape de contrôle réalisée par le service comptable.

Quel sera le calcul des frais kilométriques en cas de remboursement au frais réel ?

En cas de remboursement aux frais réels, seuls les frais de carburant peuvent être intégrés dans le cadre des déplacements professionnels et ce sur la base d’un forfait dont le barème est mis à jour tous les ans. Celui-ci est publié tous les ans par l’administration.

Calcul des frais de carburant

Puissance administrative (en CV)

Frais de carburant au km

Diesel

Super sans plomb

GPL

Voiture de tourisme

3 à 4 CV

0.080 €

0.099 €

0.064 €

5 à 7 CV

0.098 €

0.122 €

0.079 €

8 à 9 CV

0.117 €

0.145 €

0.094 €

10 à 11 CV

0.132 €

0.163 €

0.106 €

12 CV et +

0.146 €

0.182 €

0.118 €

Vélomoteurs, scooters et motocyclettes

Moins de 50 cc

0.032 €

0.032 €

0.032 €

50 cc à 125 cc

0.065 €

0.065 €

0.065 €

3, 4 et 5 CV

0.083 €

0.083 €

0.083 €

Plus de 5 CV

0.115 €

0.115 €

0.115 €

Sources : Bofip 

L’utilisation des barèmes carburants valorise les frais de carburant des véhicules affectés à un usage mixte(professionnel et personnel). Ils ne peuvent pas être utilisés pour les frais de carburant des véhicules affectés à un usage uniquement professionnel (véhicules utilitaires, taxis…).

Optimiser le calcul de frais kilométriques 

Utiliser un logiciel de gestion des dépenses professionnelles tel que Jenji permet à tous les salariés dans l’entreprise, du collaborateur au service financier en passant par la comptabilité, de se libérer de cette tâche fastidieuse.

Dans l'application Jenji, les indemnités kilométriques sont calculées automatiquement grâce à un module intégré qui permet de calculer les frais kilométriques - selon le barème officiel. Plus aucun justificatif n’est requis.

Comment calculer ces indemnités kilométriques 

 

Maintenant que vous savez comment calculer vos frais kilométriques, vous souhaitez peut être savoir comment calculer vos indemnités kilométriques ?

Si vous avez encore des questions après la lecture de nos articles, n'hésitez pas à nous contacter directement via notre chatbox ou notre page de contact.

Geetika Raman