Frais professionnels : les barèmes kilométriques 2021

Barème kilométrique 2021 : fonctionnement et méthodes de calcul

Au cœur de la note de frais transmise lors des déplacements professionnels du salarié, le calcul des indemnités kilométriques, bien qu’il puisse être établi sur la base d’un forfait interne à l’entreprise, est bien souvent effectué grâce à un document mis à jour chaque année par l’administration française : le barème kilométrique.

Combien de kilomètres peut-on déclarer par jour ?

Les distances prises en compte par le barème kilométrique sont les distances parcourues entre le domicile et le lieu de travail du salarié. Celles-ci sont remboursées jusqu’à un maximum de 40 kilomètres pour un aller simple, soit 80 kilomètres par aller-retour et par jour.

Sauf situation exceptionnelle telle que des conditions d’emploi ou une situation personnelle spécifique, tout kilomètre excédant ce plafond ne sera pas comptabilisé dans le barème kilométrique.

Les situations faisant exception à cette règle sont les suivantes :

  • horaires de travail décalés ;
  • incapacité à manger près du lieu de travail ;
  • problèmes de santé du salarié ou d’un proche dont il doit prendre soin ;
  • pause déjeuner longue.

Le décompte des distances parcourues se fait en fonction du trajet le plus court et le plus logique pour se rendre sur le lieu de travail : tout détour pour des raisons personnelles n’entre pas dans le calcul.

Néanmoins, il reste envisageable de recourir à plusieurs modes de transport différents durant le trajet, à condition que ceux-ci soient justifiés.

Comment calculer ses frais de déplacement avec le barème kilométrique ?

Globalement, le calcul des frais de déplacement via le barème kilométrique repose sur deux critères, et ce, peu importe le type de véhicule utilisé, à savoir :

  • la puissance fiscale du véhicule ;
  • le nombre de kilomètres parcourus.

Barème kilométrique pour voitures à moteurs thermiques/hybrides

La déduction des frais kilométriques engendrés par un trajet en voiture à moteur thermique ou hybride dépend de la puissance fiscale (en chevaux) du véhicule.

Celle-ci peut être de :

  • 3 CV ou moins ;
  • 4 CV ;
  • 5 CV ;
  • 6 CV ;
  • 7 CV ou plus.

Selon le nombre total de kilomètres parcourus, trois tranches affecteront le coefficient de remboursement du barème kilométrique en 2021.

Ces tranches vont :

  • de 0 à 5 000 kilomètres ;
  • de 5 001 à 20 000 kilomètres ;
  • au-delà de 20 000 kilomètres.

CV

0 - 5 000 km

5 001 - 20 000 km

Plus de 20 001 km

3 et moins

0,456 x km

(0,273 x km) + 915

0,318 x km

4

0,523 x km

(0,294 x km) + 1 147

0,352 x km

5

0,548 x km

(0,308 x km) + 1 200

0,368 x km

6

0,574 x km

(0,323 x km) + 1 256

0,386 x km

7 et plus

0,601 x km

(0,340 x km) + 1 301

0,405 x km

 

Barème kilométrique pour voitures électriques

Les utilisateurs de voitures électriques se voient offrir une majoration de 20% de déduction calculée sur le montant total des frais kilométriques obtenus. Autrement dit, le montant calculé pourra être multiplié par un coefficient de 1,20.

 

Barème kilométrique deux roues

Concernant les deux roues dont la cylindrée est supérieure à 50cm3, les tranches de puissance fiscale et de distance parcourues sont adaptées.

Ainsi, les puissances administratives identifiées sont :

  • 2 CV ou moins ;
  • entre 3 et 5 CV ;
  • 6 CV ou plus.

Les tranches définissant les distances parcourues vont :

  • de 0 à 3 000 kilomètres ;
  • de 3 001 à 6 000 kilomètres ;
  • au-delà de 6 000 kilomètres.

CV

0 - 3 000 km

3 001 - 6 000 km

Plus de 6 000 km

2 et moins

0,341 x km

(0,085 x km) + 768

0,213 x km

3 - 5

0,404 x km

(0,071 x km) + 999

0,237 x km

6 et plus

0,523 x km

(0,068 x km) + 1 365

0,295 x km

 

Barème kilométrique cyclomoteurs

Enfin, les deux roues dont la cylindrée est inférieure à 50cm3 et considérés par le Code de la route comme des cyclomoteurs sont assujetties aux mêmes tranches de distance dans le barème kilométrique. Aucune autre puissance fiscale n’est stipulée.

CV

0 - 3 000 km

3 001 - 6 000 km

Plus de 6 000 km

Coefficients

0,272 x km

(0,064 x km) + 416

0,147 x km

 

Textes de loi et références

La version 2021 du barème kilométrique a été actualisée par l’arrêté du 15 février 2021 publié sur le Journal officiel.

En complément de l’ajournement du barème kilométrique, il est à noter que les frais de déplacement, au même titre que les frais professionnels de façon générale, peuvent être soumis au choix, soit à une déduction sur frais réels, soit à une déduction forfaitaire de 10%.

Bon à savoir : Le service public met à disposition les détails vous permettant de faire votre choix entre ces deux options de déduction de l’impôt sur le revenu.

Les modalités d’éligibilité au défraiement ainsi que les montants déductibles et documents justificatifs à fournir par l’employeur sont mises à votre disposition par l’URSSAF dans la thématique des indemnités kilométriques.

 

Pour en savoir plus

Les normes de déclaration des frais de transport communiquées par l’administration fiscale vous aideront à aller plus loin, aussi bien concernant :

Au travers d’une gestion entièrement numérique, l’écosystème Jenji vous permet de déclarer et de procéder au remboursement mensuel de vos frais kilométriques via le barème kilométrique, et ce, de façon fluide et automatisée.

Geetika Raman