Dématérialisation 2024 des note de frais & facture fournisseurs

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La dématérialisation en 2024 contribuera à l'optimisation de la gestion administrative globale d’une entreprise et à réduire la marge de régularisation en cas de contrôle URSSAF. Cyril Repussard, dirigeant fondateur de Mon Inspecteur, se joint à Nicolas Andre, COO et cofondateur de Jenji, et à Lucie de Antoni, CMO de Jenji, pour explorer les opportunités amenées par ce changement pour les entreprises. 

 

Les nouvelles réglementations de la dématérialisation

 

Lucie de Antoni : Bonjour Cyril, pouvez-vous vous présenter ? 

Cyril Repussard : Cyril Repussard, je suis le dirigeant fondateur de l‘entreprise Mon Inspecteur. Ancien inspecteur du recouvrement à l’URSSAF PACA, j’ai eu l’occasion d’intervenir auprès de différentes tailles d’organisations. Puis en 2019, j’ai créé mon propre cabinet de conseil pour aider les entreprises à mieux préparer, gérer et anticiper les contrôles URSSAF.  

 

Lucie : À quoi va ressembler la dématérialisation en 2024 ? 

Nicolas : Depuis janvier 2020, toutes les entreprises sont tenues d’envoyer leurs factures à destination du secteur public par voie électronique. En 2024, la transmission et réception de documents et factures électroniques s’appliquera à toute entreprise du secteur privé assujettie à la TVA pour tout type de services. En d’autres mots, elle devra reproduire un document au format numérique à partir d’un système d’informations tout en garantissant l’authenticité. 

Les factures seront adressées aux clients via une plateforme de dématérialisation. Les entreprises auront deux choix : 

  1. Recourir à une plateforme de dématérialisation partenaire immatriculée auprès de l'administration pour une durée de trois ans. 
  2. Utiliser le portail public de facturation,  Chorus , utilisé par les autorités publiques depuis 2007.

Ces plateformes de dématérialisation se chargent ensuite d’extraire les données nécessaires à l’aide de technologies comme l’OCR (la reconnaissance de document). 

 

Lucie : Par une dématérialisation en 2024, quels sont les objectifs du gouvernement ? 

Cyril : Les objectifs du gouvernement sont multiples, mais parmi les enjeux prioritaires on retrouve :

  • Généraliser et uniformiser les processus de facturation électronique pour simplifier la gestion et alléger sa charge administrative. 
  • Améliorer la détection d’anomalies ou de fraudes.
  • Obtenir des données administratives plus fines vers une meilleure traçabilité des informations. 

 

Lucie : Pensez-vous que l’échéancier du déploiement de la réglementation, de 2024 à 2026 selon la taille de l’entreprise, soit réaliste ?

Cyril : En ce qui concerne les grands groupes, oui. J’ai pu constater qu’ils étaient déjà bien équipés en termes de dématérialisation, notamment sur le côté note de frais. En revanche, le calendrier adressé aux PME me paraît très optimiste, car les innovations techniques se font plus lentement chez ces entreprises qui peuvent faire appel aux experts-comptables ou à un accompagnement spécifique pour accélérer leurs efforts de dématérialisation. 

 

Lucie : En dématérialisation, quelle est la différence entre une facture fournisseurs et une note de frais ?

Nicolas : Les entreprises ont déjà l'habitude de s’envoyer les factures fournisseurs dématérialisées. Le réel enjeu se trouve du côté des notes de frais, car ce sont les employés qui en sont à l’origine (le ticket de caisse du restaurant, le ticket du carburant, le ticket de péage). L’enjeu est alors de mettre en place une numérisation de masse, notamment en proposant de numériser sa note de frais via son smartphone avec une application performante, capable de capter les informations au fil de l’eau. Une fois la facture ou le ticket scanné avec l’appareil photo, la plateforme de dématérialisation contrôle et complète les informations avant de transmettre le document à l’entreprise en temps réel. Les données sont alors stockées dans un système d’archivage électronique. Au besoin, les administrateurs ou managers peuvent gérer et contrôler les informations grâce à des outils numériques dédiés. 

Lucie : La dématérialisation des notes de frais est-elle déjà en marche ? 

Cyril : Plutôt dans les entreprises de grande taille et les PME de plus de 150 salariés. En revanche, la dématérialisation est moins développée sur les petites structures. L'enjeu est de relier la note de frais au logiciel de paye qui détermine de la complexité du processus. Certains logiciels de paie proposent directement des solutions de numérisation de A à Z ou de se greffer à une plateforme de dématérialisation à la solution existante. 

 

En quoi est-ce que la dématérialisation facilite la détection d’anomalies et de fraudes ? 

Cyril : Lié à la comptabilité, le contrôle de l'URSSAF s’attache à vérifier des facturations liées à des prestataires et à des sous-traitants, en cohérence avec l’obligation de vigilance. La dématérialisation du processus de déclaration de la facture fournisseurs accélère et encadre ce processus tout en sécurisant la relation entre les entreprises. La dématérialisation répond aussi à l’enjeu du contrôle des notes de frais et de la présence des justificatifs. 

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Dématérialisation et valeur probante

 

Lucie : Nicolas, pouvez-vous nous expliquer ce qu’est la valeur probante ?

Nicolas : Lors de la numérisation, la loi impose à chaque organisation de conserver l’authenticité, l'intégrité et la lisibilité du document. Un document à valeur probante est un document dont on peut prouver la légitimité et l'inaltérabilité. Dans le contexte de la dématérialisation obligatoire en 2024, il sera crucial d’assurer la même intégrité de valeur aux documents numériques créés par un système d’information (une facture fournisseurs électronique) et les documents numérisés à partir d’une version papier (une note de frais scannée)

 

Lucie : Comment est-ce qu’une note de frais peut acquérir une valeur probante ?

Nicolas : Puisque la simple photo de smartphone d’une note de frais ne peut être considérée comme un reçu à valeur probante, on va se tourner vers une plateforme de dématérialisation qui donnera un caractère à valeur probante au document. Sur l’outil de dématérialisation, la photo prise par le smartphone sera mise au format PDF et liée à un ensemble de signatures électroniques et des preuves de dépôt. Cette pièce sera confiée à un tiers de confiance avant d’être stockée dans un coffre-fort d’archivage électronique. Cette chaîne garantit l’authenticité du document tout au long de sa durée de vie. 

 

Lucie : Dans ce contexte, quels sont les enjeux du système d’archivage électronique ? 

Nicolas : Normalement, on conserve un document numérisé dix ans pour la facture fournisseurs et 6 ans pour la note de frais. Par l’archivage électronique, la dématérialisation élimine les limites physiques du stockage, qui de plus coûte cher. L’intérêt est aussi d’automatiser des flux d’imports afin de classifier les documents avec efficacité. Ainsi, une grande entreprise peut facilement archiver ses données pour l'ensemble de son groupe, avec une classification par entité, par collaborateur tout en pouvant facilement accéder à ces données. 

 

Lucie : Pourquoi opter pour l’archivage électronique à valeur probante ? 

Cyril : Côté URSSAF, on se réfère aux durées de conservation pertinentes, à savoir 3 ans pour les prescriptions de contrôle “classiques” et 5 ans pour le travail dissimulé. Donc en conservant les documents un minimum de six ans, voire dix ans, dans un système d’archivage électronique, les entreprises couvrent très largement les périodes de prescription. 

 

Les contrôles URSSAF

 

Lucie : Cyril, comment se déroule un contrôle URSSAF ? 

Sur les trois étapes d’un contrôle URSSAF, analyse juridique, analyse de la partie sociale et analyse de la comptabilité, cette dernière représente les deux tiers du processus. Elle va se focaliser sur la détection d’anomalies ou de fraudes, notamment sur le remboursement des dépenses aux salariés et sur la sous-traitance.  

 

Lucie : Comment est-ce qu’une entreprise peut préparer un contrôle sur la partie frais professionnels ? 

Cyril : Dans la plupart des cas, l’inspecteur a besoin de comprendre le contexte qui a mené à la note de frais, il a donc besoin de plus d’informations qu’une facture seule. Par exemple, un commercial invite des clients au restaurant. Si sur la note de frais figurent juste la date, une mention “repas clients” et le montant, ce ne sera pas suffisant en situation de contrôle. Les noms des clients, leur fonction et la société devront être mentionnés. La mise en place de process pour recueillir toutes les informations nécessaires favorise un contrôle URSSAF dans de bonnes conditions. 

Nicolas : La dématérialisation permet justement de veiller à la contextualisation des dépenses et apporte de la cohérence à l’historique des notes de frais. Nous sommes dans une ère où presque toutes les parties d’une entreprise sont digitalisées (billets de train, dates bloquées dans l’agenda, rapports CRM, etc). En revanche, ces données ne sont pas communiquées entre elles. Des outils comme JENJI se positionnent comme un hub de communication qui va s’installer entre la partie RH, comptable, CRM, la gestion des calendriers et congés. L’ensemble de ces données sont communiquées facilement au sein de l'entreprise par des fonctions API, cloud et SAAS interne, des processus simples de récupération de la donnée. La dématérialisation permet d’interconnecter les différentes sources de données, de faciliter la contextualisation des notes de frais et de démarrer un contrôle URSSAF sur le bon pied !  

 

Lucie : Quelles sont les erreurs à éviter lors d’un contrôle URSSAF ?

Cyril : L'absence de justificatifs concernant les notes de frais est l’erreur la plus récurrente. Il faut mettre en place des process pour contraindre les salariés à fournir systématiquement les justificatifs. Il faudra veiller à respecter les limites de remboursement, notamment dans le cas de certains frais forfaitaires qui sont soumis à des barèmes URSSAF et donc à des cotisations. La vigilance est de mise sur les remboursements des dépenses personnelles sous forme de frais professionnels. Enfin, on peut aussi citer le manque d’informations pour contextualiser les frais remboursés. Par exemple, lors d’un déplacement en train : un minimum d’explications sur le contexte professionnel du déplacement est requis, comme un reçu d’inscription à un salon ou un rendez-vous enregistré dans le logiciel CRM. 

 

Lucie : Cyril, est-ce que la dématérialisation accélère les contrôles URSSAF ?

Cyril : Oui, l’accès aux données simplifié permet de les traiter plus rapidement. Aujourd'hui, en travaillant sur des outils et des documents numérisés, on a souvent la possibilité de les consulter et de les exploiter plus efficacement. Quand nous faisons des requêtes et que le comptable, ou la société, nous fournit un dossier avec tous les fichiers PDF, c'est beaucoup plus simple et efficace que d’ouvrir des cartons dans une salle d’archives. Clairement, c’est une évolution pertinente autant pour les cotisants que les inspecteurs. 

 

Lucie : Pensez-vous qu’à terme, l’intervention humaine disparaîtra des contrôles URSSAF ?

Cyril : L’URSSAF accède déjà à beaucoup de données numérisées. Une partie des contrôles URSSAF est automatisée et les contrôles de cohérence entre les déclarations génèrent automatiquement des courriers. Mais il reste des parties peu automatisables très liées à de l’interprétation et la nécessité de comprendre la situation comme dans le cas de la note de frais. Automatiser l’ensemble des sujets URSSAF serait très optimiste. 

Nicolas : Effectivement, en posant un regard ROIste sur la dématérialisation, on peut mieux se préparer aux contrôles URSSAF, rembourser ses collaborateurs de manière plus efficace et donc faire baisser le coût de contrôle. Mais se dire que plus aucun être humain ne rentrera dans cette chaîne de contrôle serait un peu trop futuriste et utopique. 

 

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