Dématérialisation : comprendre les changements à venir

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La dématérialisation consiste à passer d’un support papier à un support électronique, sur la base d’un traitement automatisé. Depuis l’entrée en vigueur de la directive européenne 2014/55 relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics, l’Union Européenne ne cesse de pousser les États membres à généraliser la facturation électronique.    

Depuis le 1er janvier 2017, les grandes entreprises ont donc l’obligation de déposer leurs factures à destination des organismes publics sur le portail Chorus. Cette obligation a été étendue aux ETI le 1er janvier 2018, aux PME le 1er janvier 2019, et enfin aux TPE depuis le 1er janvier 2020.

Depuis 2020, l’ensemble des entreprises, sans distinction de taille, sont donc soumises à la réglementation sur les factures électroniques. Une réglementation qui, en 2024, va encore s’étoffer. Que faut-il savoir sur cette évolution à venir ?

 

Les nouvelles réglementations à venir en 2024

 

Le  projet de loi de finances 2020 prévoit dans son article 153 la mise en place, dès le 1er janvier 2024, de la facturation électronique dans les relations entre entreprises et la transmission électronique des données des factures électroniques à l’administration. 

Cela signifie qu’en 2024, les entreprises auront l'obligation de transmettre les données de facturation à l’administration fiscale pour une pré-déclaration de la TVA. L’e-reporting, soit la transmission à l’administration de certaines informations relatives à des opérations commerciales non concernées par la facturation électronique, devra donc permettre de proposer aux entreprises un pré-remplissage de leurs déclarations de TVA. Il sera complémentaire à la facturation électronique. 

A partir du 1er janvier 2024, toutes les entreprises devront être aptes à recevoir les factures sous format électronique. Puis viendra l'obligation pour toutes les entreprises d'émettre des factures électroniques, dont la mise en place sera progressive. Le calendrier de mise en conformité se déroulera comme suit :

  • 1er juillet 2024 : les grandes entreprises
  • 1er janvier 2025 : les entreprises de taille intermédiaire (ETI)
  • 1er janvier 2026 : les entreprises de toute taille, y compris les TPE et PME

Les entreprises auront donc du 1er janvier 2024 au 1er janvier 2026 pour se mettre en conformité avec la nouvelle réglementation.

A noter : la facture électronique ne doit pas être confondue avec la facture dématérialisée. La première est une facture qui a été émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré, qui lui permet d’être entièrement gérée de manière informatisée. La seconde est tout simplement une facture numérisée, dont le format lui permet d’être envoyée et réceptionnée par messagerie électronique. 

 

Comment se mettre en conformité ? 

La mise en place d’un processus de dématérialisation de la facturation est une première étape. Mais elle ne suffit pas : pour se mettre en conformité avec la réglementation, les entreprises doivent également donner une valeur légale à leurs factures, c’est-à-dire en assurer l’authenticité, la lisibilité et l’intégrité. Pour cela, trois solutions leur sont ouvertes : 

  • La signature électronique : depuis la loi du 13 mars 2000, la signature électronique possède la même valeur juridique qu’une signature papier. Cette signature doit pouvoir garantir l'identité du signataire et l'intégrité du document signé, de manière à ce que l’authenticité de la facture ne puisse pas être contestée. 
  • L’utilisation des technologies EDI (échange de données informatisées) : ces technologies permettent un échange direct, de système informatique à système informatique, de documents normalisés. Elles assurent la traçabilité et l’authenticité des données échangées. 

  • La piste d’audit fiable : il s’agit, par ce procédé, d’assurer la traçabilité du processus de facturation, de son émission jusqu’à son archivage, ainsi que les conditions d’authenticité, de lisibilité et d’intégrité des factures. Concrètement, la piste d’audit fiable se concrétise par la description des processus de gestion du cycle de vie d’une facture. 

Déclaration électronique ou facturation électronique ? Les deux sont possibles

L’ordonnance du 15 septembre 2021 relative à la généralisation de la facturation électronique prévoit que les entreprises seront libres de choisir entre deux intermédiaires pour générer des factures électroniques :

  • Soit une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration ;
  • Soit un portail public de facturation adossé à la plateforme Chorus, qui assure déjà les échanges dématérialisés des factures dans le cadre du secteur public.

Seules les plateformes de dématérialisation partenaires et le portail public de facturation pourront transmettre les factures à leurs destinataires, et les données des factures à l’administration fiscale. Il sera donc obligatoire de passer par un tiers de confiance. 

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Maria Khizhniakova

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