Avances sur frais permanentes ou ponctuelles : quelle différence ?
L’avance sur frais est un procédé qui consiste à avancer une certaine somme d'argent à un salarié avant même qu'il ne parte en déplacement. Ce faisant, l’employeur réduit l’impact financier du déplacement sur la trésorerie personnelle du salarié ; ce dernier pouvant utiliser librement cette avance lors de son déplacement professionnel.
Le montant de l’avance sur frais est calculé sur une estimation des dépenses à réaliser. C’est la logique inverse du remboursement au réel basé sur la gestion classique des notes de frais. Notez que l’avance sur frais ne dispense pas le salarié de devoir produire des notes de frais dès son retour.
Il y a deux types d’avances sur frais : permanentes et ponctuelles. L’avance permanente est versée chaque mois sur le compte bancaire du salarié (son montant est susceptible de varier selon les déplacements prévus). Inscrite dans le contrat de travail, l’avance sur frais permanente concerne les postes nécessitant des déplacements professionnels réguliers, comme les postes de commerciaux et de consultants.
L’employeur peut aussi recourir à l’avance de frais ponctuelle. Il verse alors au salarié une somme supposée couvrir les dépenses nécessaires pour un déplacement professionnel à venir. À son retour, le collaborateur produit une note de frais qui fera office de justificatif afin d’établir le budget final du déplacement. Il sera alors possible d’ajuster l'avance aux frais réellement engagés.
Rappelons-le : qu’il s’agisse d’une avance sur frais permanente ou ponctuelle, le salarié n’est en aucun cas dispensé de remplir des notes de frais à son retour de déplacement. Il est possible de trouver facilement des modèles d’avance sur frais que vous pouvez personnaliser en fonction des dépenses de vos salariés (nature de la future dépense, prix estimé, nombre, etc.).
Comment réduire le recours aux avances sur frais ?
Pour l’employeur, l’avance sur frais de mission n’a pas que des avantages. Il est en effet difficile d’estimer précisément à l’avance le montant des dépenses de chaque salarié en déplacement professionnel. Après coup, il faut indemniser le salarié (si l’avance s’est avérée insuffisante) ou lui demander de rembourser (si les frais ont été inférieurs au montant de l’avance).
Cela prend du temps de calculer les frais estimés pour chaque déplacement. Le calcul du solde et sa régularisation ajoutent également une complexité supplémentaire à gérer pour les services comptables des entreprises.
Mettre en place une politique de dépenses permet un meilleur contrôle des frais professionnels des salariés. Il est ainsi possible de fixer des plafonds à ne pas dépasser pour chaque catégorie de frais. C’est un excellent moyen pour réduire le recours aux avances sur frais en entreprise. En donnant des consignes claires sur le sujet aux salariés, le recours classique aux notes de frais s'avère souvent suffisant.
Un moyen encore plus radical pour réduire les avances sur frais est de limiter les déplacements physiques. En encourageant autant que possible les rencontres virtuelles (appels téléphoniques, visioconférences, etc.) et en faisant venir les fournisseurs plutôt que d’aller à leur rencontre, l’entreprise diminue les avances sur frais octroyées à ses salariés.
Les alternatives aux avances sur frais
Les avances sur frais professionnels sont loin d’être une fatalité. Il existe des alternatives pour faire face aux frais de déplacement des salariés.
L’entreprise peut par exemple proposer à ses collaborateurs des cartes bancaires corporate afin de régler les dépenses liées aux déplacements professionnels.
Une autre option consiste à proposer aux salariés des cartes spécialement dédiées au paiement d’une dépense bien précise. Les cartes essence (ou cartes carburant) sont un exemple emblématique. Les abonnements au service de télépéage suivent la même logique en permettant de gérer plus facilement les paiements sur les autoroutes.
Pour le cas des frais d’hébergement, il est bon de savoir que certaines chaînes d'hôtels acceptent de faire parvenir la facture directement à l'entreprise. Bien sûr, cela nécessite d’avoir l’accord préalable de l’employeur et de justifier des garanties demandées.
Enfin, l’alternative la plus appropriée reste très certainement le remboursement avant débit. Rendue possible par l’utilisation d’un outil de gestion des notes de frais en temps réel, cette solution permet non seulement à l’entreprise d’avoir une vision exacte en temps réel des dépenses réalisées, mais elle permet aussi et surtout de rembourser le salarié avant que celui-ci ne soit prélevé !
Ces alternatives s’avèrent très utiles aussi bien pour les entreprises que pour les salariés en déplacement. Le traitement de ces frais est considérablement facilité, tandis que les salariés n’ont plus à avancer de frais en piochant dans leur trésorerie personnelle ou dans une avance parfois insuffisante.
Que vous choisissiez ou non d’utiliser l'avance sur frais, vous avez tout intérêt à disposer d’un processus efficace pour gérer vos notes de frais. Cela reste en effet le meilleur moyen de centraliser la totalité des justificatifs de paiement au sein de votre entreprise tout en contrôlant facilement les dépenses engagées par vos collaborateurs.