Restauration
La note de frais concernant le repas doit obligatoirement être accompagnée du reçu du restaurant, indiquant la date et le montant. Si le salarié a invité des clients, il doit renseigner leurs noms et leurs qualités au dos du reçu.
Plus d’info : Au-delà d'un repas d'affaires par semaine et par salarié, les frais de restauration doivent être traités comme des avantages en nature et la société doit également déduire le nombre de repas qu’elle prend en charge du solde des tickets-restaurant dont bénéficie le salarié.
Indemnités kilométriques
Le remboursement d’une note de frais kilométrique peut s’effectuer au réel ou au forfait en utilisant le barème de l'administration fiscale. Il permet de rembourser les frais de carburant, entretien et usure du véhicule et assurance. Le salarié doit indiquer sur sa note de frais le motif et les lieux de ses déplacements, le nombre de kilomètres effectués, les péages sur autoroute et leur montant ainsi que le nombre de chevaux fiscaux du véhicule (justifié par le certificat d’immatriculation).
Plus d’info : Ces notes de frais doivent être obligatoirement justifiées. Or, il est possible pour le salarié de procéder à une attestation sur l’honneur afin de bénéficier du remboursement d’une note de frais qui serait perdue si toutefois la politique de gestion des dépenses professionnelles de l’entreprise l’autorise.
Hébergement
L'entreprise peut rembourser les frais d'hébergement d’un salarié s’il ne peut regagner son domicile en raison de l'éloignement dû à sa mission (minimum 50 km) ou la faible desserte par les transports en commun (minimum 1h30 de trajet). Afin que la note de frais soit prise en charge et remboursée, le salarié se doit produire obligatoirement une facture comme pour les autres frais.