Qu’est-ce que les indemnités kilométriques ?
Les indemnités kilométriques correspondent aux sommes versées par les employeurs aux salariés qui doivent utiliser leur véhicule personnel dans le cadre de leur activité professionnelle.
Pour faciliter le calcul de ces indemnités, l'administration fiscale a établi un barème forfaitaire, appelé barème kilométrique. Prévu à l’article 6 B de l’annexe 4 du code général des impôts, ce barème varie selon :
- Le type du véhicule (voiture, motocyclette ou cyclomoteur),
- La puissance fiscale du véhicule,
- Le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel,
- La motorisation du véhicule (électrique ou pas).
Lorsque les entreprises procèdent à un remboursement des frais kilométriques dans la limite du barème fixé par l’administration fiscale, celui-ci est exonéré de cotisations sociales.
Bon à savoir : L'utilisation du barème kilométrique ne dispense pas les entreprises d’apporter certaines justifications à l'administration fiscale concernant par exemple la puissance fiscale du véhicule utilisé, les raisons et le nombre des trajets effectués par le salarié avec son véhicule personnel.
Indemnités kilométriques : quels changements en 2023 ?
Face à la montée des prix des carburants, le barème des indemnités kilométriques avait déjà été revalorisé de 10 % en 2022. Tenant compte de l’inflation persistante, les pouvoirs publics ont de nouveau augmenté le barème kilométrique de 5,4 % en 2023[1].
BARÈME KILOMÉTRIQUE 2023 APPLICABLE AUX AUTOMOBILES
|
Puissance administrative |
Jusqu'à 5000 km | De 5001 km à 20000 km | Au delà de 20000 km |
| 3 CV et moins | d * 0,529 | (d *0, 316) + 1065 | d * 0,370 |
| 4 CV | d * 0,606 | (d * 0,340) + 1330 | d * 0,407 |
| 5 CV | d * 0,636 | (d * 0,357) + 1395 | d * 0,427 |
| 6 CV | d * 0,665 | (d * 0,374) + 1457 | d * 0,447 |
| 7 CV et plus | d * 0,697 | (d *0, 394) + 1515 | d * 0,470 |
d représente la distance parcourue en kilomètres
BARÈME KILOMÉTRIQUE 2023 APPLICABLE AUX MOTOCYCLETTES
|
Puissance administrative |
Jusqu'à 5000 km | De 5001 km à 20000 km | Au delà de 20000 km |
| 1 ou 2 CV | d * 0,395 | (d * 0,099) + 891 | d * 0,248 |
| 3,4 ou 5 CV | d * 0,468 | (d * 0,082) + 1158 | d * 0,275 |
| plus de 5 CV | d * 0,606 | (d * 0,079) + 1583 | d * 0,343 |
BARÈME KILOMÉTRIQUE 2023 APPLICABLE AUX CYCLOMOTEURS
| Jusqu'à 5000 km | De 3 001 km à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
| d * 0,315 | (d * 0,079) + 711 | d * 0,198 |
Cette hausse du barème forfaitaire pour 2023 va avoir des répercussions sur le montant des remboursements effectués par les employeurs.
Par exemple : Un salarié parcourt 4 000 kilomètres à titre professionnel avec sa voiture personnelle d’une puissance de 5 CV.
En 2022, le montant de son indemnité kilométrique s’élevait à : 2 412 € (4 000 x 0,603).
En 2023, l’indemnité kilométrique versée par l’employeur sera de : 2 544 € (4 000 x 0,636).
À l’inverse, d’autres éléments restent inchangés pour 2023. Ainsi, comme en 2022, et ce, depuis 2021, le montant des frais kilométriques est majoré de 20 % si le véhicule utilisé par le salarié est électrique.
Comment Silae facilite la gestion des indemnités kilométriques grâce à Jenji
L'utilisation du barème kilométrique ne dispense pas les entreprises d'apporter les justifications des frais engagés à l'administration fiscale.
Pour cela, il faut veiller à récolter et à conserver tous les justificatifs des déplacements : les notes de frais des salariés précisant le nombre de kilomètres effectués, la raison du déplacement, le trajet réalisé, le nombre de chevaux fiscaux du véhicule, etc.
Afin de faciliter la gestion de ces justificatifs et d’éviter toute erreur dans la saisie des déplacements professionnels, des logiciels de notes de frais existent.
Jenji propose aux entreprises une plateforme de gestion des notes de frais qui permet de gagner du temps dans le contrôle des frais engagés par les collaborateurs lors des déplacements professionnels. Il intègre également un calculateur automatique d’indemnités kilométriques pour faciliter leur évaluation.
[1] Arrêté du 27 mars 2023 fixant le barème forfaitaire permettant l'évaluation des frais de déplacement publié le 7 avril au Journal officiel