Carte affaire : Définition et enjeux

Introduction

 

Face aux lourdeurs comptables du monde de l’entreprise, une solution déjà adoptée par de nombreuses sociétés semble émerger : la carte d'affaires. Contrôle des dépenses, autonomie des salariés, mode de fonctionnement… Voici tout ce que vous devez savoir à son sujet.

Qu’est-ce qu’une carte affaires ?

Elle désigne un moyen de paiement mis à disposition du salarié par son entreprise, afin de laisser à ce dernier l’autonomie financière suffisante pour effectuer des achats d’ordre professionnel en passant par son propre compte.

Les dépenses professionnelles effectuées auprès de divers fournisseurs sont ainsi automatiquement réglées et sujettes à l’établissement d’une note de frais dans l’optique de permettre à la société de procéder au remboursement de son collaborateur.

 

Comment ça marche ?
Concrètement, le fonctionnement est semblable à celui d’une carte de crédit classique à la différence près que la société dispose de nombreuses fonctionnalités de paramétrage.

La configuration d’une peut notamment passer par la mise en place :

  • d’un plafonnement des dépenses ;
  • de jours et horaires de désactivation de la carte ;
  • de catégories de dépenses autorisées ;
  • de commerces et fournisseurs autorisés.

Les entreprises qui penchent pour cette solution optent généralement pour un paiement différé des frais professionnels engendrés, et ce, afin d’avoir le temps nécessaire pour rembourser les dépenses de leur collaborateur avant la date de retrait effective.

Aujourd’hui, des solutions telles que la plateforme Jenji suppriment intégralement le temps passé à la saisie des notes de frais et à leur remboursement. Application mobile et web permettent ainsi d’optimiser la gestion de la trésorerie, d’avoir une vision sur les dépenses en temps réel (par secteur) et d’accéder à des reportings complets.

 

Quelle est la différence entre une carte affaires et une carte d’entreprise ?

 

Si une carte affaires impute les dépenses au compte du collaborateur avant remboursement par l’entreprise, la carte d’entreprise, quant à elle, fait passer ces dépenses directement sur le compte de la société.

Par conséquent, les enjeux qui découlent de cette distinction sont capitaux, à savoir que la carte d’entreprise :

  • demande une confiance accrue de la société envers ses salariés ;
  • présente un risque supérieur concernant le montant des dépenses engagées par les collaborateurs ;
  • rassemble toutes les dépenses sur un compte d’entreprise unique, évitant toute fraude comptable ;
  • s’adresse donc davantage aux Petites et Moyennes Entreprises (PME), aux startups et aux freelances.

Enfin, là où une carte affaires présentera un coût minimum de 30€ par an et par carte1, la carte d’entreprise impliquera des frais moyens d’un minimum de 80€ annuels2 et par carte fournie.

Attention : Bien que dispensés de la procédure de remboursement, les salariés détenteurs d’une carte d’entreprise devront malgré tout fournir une note de frais au service comptable de leur société.

 

Pourquoi utiliser une carte affaires ?

Cette dernière permet de fluidifier la gestion de la trésorerie d’entreprise en instaurant à la fois un contrôle avancé des autorisations de paiement et un climat de confiance entre la société et ses collaborateurs.

Ce gain d’autonomie des salariés, en plus de développer un fort sentiment d’appartenance à l’entreprise, facilite grandement toute procédure d’achat ; la diversité des dépenses engagées lors d’un voyage professionnel pouvant par exemple être gérée bien plus efficacement.

Ce gain temporel et organisationnel va de pair avec un accès complet du manager aux données relatives aux dépenses d’entreprise : catégories, fournisseurs, jours et horaires, montants… Le recours à une plateforme digne de ce nom rassemble toutes les informations pertinentes pour une meilleure gestion financière.

 

A qui la carte affaires s’adresse-t-elle ?

Elle est conçue spécialement pour les entreprises et est destinée à être utilisée par leurs employés. Ils en sont titulaires et s'en servent pour effectuer des dépenses à titre professionnel

Jenji & la carte affaires

Dans l’optique de disposer d’un écosystème complet connectant une carte affaires entièrement paramétrable à une interface de pilotage personnalisée, Jenji Pay est automatiquement intégrée à la plateforme Jenji. Celle-ci étant connectée avec tout autre système IT déjà existant.

Jenji Pay-Card

Flexible, intuitif et sûr, cet outil donnera au gérant un contrôle total des dépenses d’entreprises au travers de transactions sécurisées, d’un suivi en temps réel et d’une analyse des flux complète et accessible à l’international. Ainsi, chaque transaction et justificatif est immédiatement transmis à l’interface Jenji, et ce, sans délai de soumission.

Solutions acceptées par tous les commerçants grâce au réseau Visa, les trois cartes Jenji Pay sont entièrement configurables et disponibles aux formats physique et virtuel.

La Corporate Card  est une carte physique permettant à vos collaborateurs de gagner en productivité et en autonomie. Elle vous permet de suivre et de contrôler en temps réel les dépenses de vos salariés grâce à notre application mobile et à la Web App afin notamment de réduire les risques de fraude.

Maria Khizhniakova