Carte affaire : Définition & enjeux

Dans le cadre de leur activité professionnelle, certains collaborateurs sont amenés à réaliser des dépenses professionnelles.

L’entreprise est alors tenue de rembourser ces frais que le collaborateur aura avancés. Parfois même, elle va lui fournir une avance, qui peut être supérieure aux besoins réels du collaborateur et donc risquer de susciter une perte économique.

Pour ces raisons, les entreprises peuvent décider de fournir à leurs collaborateurs des “cartes affaires” (ou carte corporate). Ces moyens de paiement se répandent de plus en plus dans l’univers professionnel. Ils représentent 63% des méthodes de paiement des entreprises à l’international en 2019. Les néo-banques, telles que Manager.one, Anytime, iBanFirst, Mooncard ou encore Qonto l’ont bien compris et se sont emparées de ce nouveau marché.

Elles décident d’aller plus loin que les acteurs bancaires traditionnels, en proposant des cartes affaires intuitives et transparentes, qui adaptent leurs configurations, notamment grâce à des APIs. Le nombre moyen de fonctionnalités proposées par ces néo-banques est ainsi 1,6 fois supérieur aux acteurs traditionnels. En outre, elles permettent souvent une gestion des dépenses en temps réel.

Ainsi, en plus d’apporter de la simplicité, si elle est couplée à une solution de gestion des notes de frais moderne et innovante, la carte affaires fera gagner beaucoup de temps au service comptabilité.

Mais qu’est-ce qu’une carte d'affaire au juste

 

Elle désigne un moyen de paiement mis à disposition du salarié par son entreprise, afin de laisser à ce dernier l’autonomie financière suffisante pour effectuer des achats d’ordre professionnel en passant par son propre compte.

Les dépenses professionnelles effectuées auprès de divers fournisseurs sont ainsi automatiquement réglées et sujettes à l’établissement d’une note de frais dans l’optique de permettre à la société de procéder au remboursement de son collaborateur.

Son fonctionnement est similaire à celui d’une carte bancaire classique ; un code et éventuellement l’activation du paiement “sans contact”. En outre, elle peut offrir un peu de souplesse à la trésorerie de l’entreprise grâce à la possibilité de mettre en place des débits différés à 28, 30 ou 70 jours.

 

Comment fonctionne une carte affaire

 

La carte affaire est le plus souvent délivrée et gérée par les Directeurs Administratif et Financier (DAFs) ou les dirigeants des entreprises. Son utilisation par les collaborateurs doit être strictement réservée aux paiements de frais professionnels, qui s’avèrent nécessaires pour la bonne activité de l’entreprise.

Les paiements réalisés avec cette carte peuvent être prélevés sur le compte de l’entreprise ou directement sur celui du collaborateur, ce qui permet de le responsabiliser.

Concrètement, le fonctionnement est semblable à celui d’une carte de crédit classique à la différence près que la société dispose de nombreuses fonctionnalités de paramétrage.

La configuration d’une peut notamment passer par la mise en place :

  1. d’un plafonnement des dépenses ;
  2. de jours et horaires de désactivation de la carte ;
  3. de catégories de dépenses autorisées ;
  4. de commerces et fournisseurs autorisés.

Quelle est la différence entre une carte affaire et une carte d’entreprise 


Si une carte affaires impute les dépenses au compte du collaborateur avant remboursement par l’entreprise, la carte d’entreprise, quant à elle, fait passer ces dépenses directement sur le compte de la société.

Concrètement, le fonctionnement est semblable à celui d’une carte de crédit classique à la différence près que la société dispose de nombreuses fonctionnalités de paramétrage.
Par conséquent, les enjeux qui découlent de cette distinction sont capitaux, à savoir que la carte d’entreprise :

  1. demande une confiance accrue de la société envers ses salariés ;
  2. présente un risque supérieur concernant le montant des dépenses engagées par les collaborateurs ;
  3. rassemble toutes les dépenses sur un compte d’entreprise unique, évitant toute fraude comptable ;
  4. s’adresse donc davantage aux Petites et Moyennes Entreprises (PME), aux startups et aux freelances.
  5. Enfin, là où une carte affaires présentera un coût minimum de 30€ par an et par carte1, la carte d’entreprise impliquera des frais moyens d’un minimum de 80€ annuels2 et par carte fournie.

Attention : Bien que dispensés de la procédure de remboursement, les salariés détenteurs d’une carte d’entreprise devront malgré tout fournir une note de frais au service comptable de leur société.

Pourquoi utiliser une carte d'affaire

 

I] Un meilleur contrôle des dépenses

 

Avec les cartes affaires, les collaborateurs n’avancent plus les frais

L’entreprise peut choisir, en accord avec la banque, des plafonds de paiement et de retrait pour chacune des cartes. Elle reçoit également le relevé des dépenses, soit en temps réel si la banque le permet, soit mensuellement. Ceci permet de savoir qui dépense quoi, combien, où…

Des données à analyser afin d’adapter au mieux les offres et partenariats avec certains fournisseurs s’ils reviennent souvent. L’entreprise a d'ailleurs la possibilité de spécifier seulement certains vendeurs chez qui la carte est acceptée.

Tous ces points aident les collaborateurs à mieux respecter la politique de notes de frais mise en place par l’entreprise.

II] Une gestion des notes de frais simplifiée et la réalisation de gains financiers le cas échéant

 

La carte affaires évite aux collaborateurs d’avancer des frais, ces avances étant parfois surestimées par l’entreprise, ce qui peut conduire à une perte financière. De plus, si les montants sont prélevés sur le compte de l’entreprise, celle-ci n’aura pas à rembourser le collaborateur à l’origine de la dépense. Une pratique qui limite les risques de fraudes aux notes de frais.

L’utilisation d’une carte affaires va réellement permettre d’automatiser au maximum la gestion des dépenses professionnelles grâce à une intégration et une reconnaissance automatique des frais réalisés.

Comment une carte d'affaire peut vous permettre de mieux gérer vos frais professionnels ?

 

L’une des limites parfois reprochée à l’utilisation des cartes affaires est la masse de notes de frais qu’elles génèrent et qu’il faut traiter. L’automatisation est une réponse parfaitement adaptée à cette limite.

Cependant, elle demande à bien choisir sa solution de gestion des dépenses professionnelles. Notre plateforme Jenji intègre directement les dépenses effectuées avec les cartes affaires.

Le module de Rapprochement Bancaire automatise cette intégration. Celle-ci peut se faire en temps réel, par exemple avec une carte bancaire du type Manager.one, ou en différé en important les relevés bancaires. Nous réalisons des développements en interne afin que le module soit compatible avec les différentes banques. Une fois importées, les dépenses sont reconnues et rapprochées par notre OCR et il ne vous reste plus qu’à contrôler.

Un point important à spécifier : l’utilisation d’une carte affaire n’exempt pas de toujours bien conserver les justificatifs papiers des dépenses réalisées. La seule option possible est de souscrire à un coffre-fort numérique à valeur probante, comme celui que nous mettons à disposition dans notre offre Jenji Vault, en partenariat avec Docaposte.

Pour plus de détails sur la solution Jenji, n'hésitez pas à contacter notre équipe par email à sales@jenji.io. Nous nous ferons un plaisir de vous accompagner sur votre projet.

Vous pouvez également télécharger gratuitement les applications mobiles !

Huguette Amah