Récupérer la TVA payée à l’étranger : des procédures diverses selon le pays

Les frais occasionnés par vos collaborateurs lors de déplacements professionnels à l’étranger peuvent vite s’accumuler dans divers postes de dépense. Afin de savoir quelles dépenses voient leur TVA prise en charge et dans quel pays, suivez le guide !

 

Récupération de la TVA : quels sont les pays concernés ?

Toute entreprise dont le siège social se trouve au sein de l’Union européenne (UE) peut être assujettie à la TVA intracommunautaire (système de TVA harmonisé entre les pays membres) et, de ce fait, possède un numéro de TVA intracommunautaire.

On dénombre à ce jour 27 pays pour lesquels s’applique cette forme de TVA, à savoir :

  • l’Allemagne 
  • l’Autriche 
  • la Belgique 
  • la Bulgarie 
  • Chypre 
  • la Croatie 
  • le Danemark 
  • l’Espagne 
  • l’Estonie 
  • la Finlande 
  • la France 
  • la Grèce 
  • la Hongrie 
  • l’Irlande 
  • l’Italie 
  • la Lettonie 
  • la Lituanie 
  • le Luxembourg 
  • Malte 
  • les Pays-Bas 
  • la Pologne 
  • le Portugal 
  • la République Tchèque 
  • la Roumanie 
  • la Slovaquie 
  • la Slovénie 
  • la Suède.

Bon à savoir : Le Brexit a bien sûr fait récemment sortir le Royaume-Uni de cette liste.

En complément de ces 27 pays, se greffent 8 États, à savoir :

  • la Bosnie-Herzégovine 
  • l’Islande 
  • Israël 
  • le Monténégro 
  • la Macédoine 
  • la Norvège 
  • la Suisse 
  • la Serbie

On dénombre ainsi 35 pays auprès desquels il est aujourd’hui possible, pour une entreprise française, de procéder à la récupération de la TVA. Pour autant, certaines dépenses comme les importations de biens étrangers demeurent assujetties à la TVA française. Au contraire, tout déplacement professionnel sera bien soumis à une TVA étrangère possiblement déductible.

Néanmoins, gardez à l’esprit qu’il est nécessaire de fournir toutes les pièces justificatives afférentes à vos dépenses (factures notamment) afin d’espérer être éligible au remboursement de vos frais de TVA.

En outre, les conditions de défraiement de la TVA seront toujours propres au pays dont il est question et dépendent également de la nature desdites dépenses, cette dernière devant être ventilée au travers de 10 catégories que sont :

  • le carburant 
  • la location de moyens de transport 
  • les dépenses autres liées au moyen de transport (abonnement) 
  • les péages et frais kilométriques 
  • les coûts logistiques (taxis, navettes, transports publics) 
  • le logement ou hébergement 
  • l’alimentation, les boissons et les services de restauration 
  • les droits d’entrée aux foires et expositions 
  • les produits de luxes et divertissements 
  • tout autre poste de dépense non cité précédemment

Exemples de récupération de TVA par pays

Parce que les normes de remboursement de la TVA étrangère fluctuent selon le pays où ont eu lieu les dépenses de vos collaborateurs, voici trois exemples de procédures dans des pays frontaliers, à savoir l’Italie, la Belgique et la Suisse.

Comment récupérer la TVA payée en Italie ?

La TVA italienne, communément nommée IVA, respecte deux taux que sont :

La procédure de remboursement de la TVA intracommunautaire (si tant est que les dépenses y soient éligibles) peut être enclenchée jusqu’au 30 septembre de l’année N + 1 pour les entreprises.

Les secteurs de dépenses pour lesquels il est possible de demander une déduction de la TVA sont :

  • les conférences et séminaires ;
  • la location de voiture ;
  • le carburant (diesel et essence) ;
  • le transport de marchandises ;
  • la restauration ;
  • le logement (hébergement, hôtel) ;
  • la location de stands.

Comme dans la plupart des pays de l’UE, la demande de remboursement de la TVA étrangère se fait sur le portail en ligne et doit porter au minimum sur un montant en TVA de :

  • 400€ pour un trimestre jusqu’à une année civile ;
  • 50€ pour une année civile (ou équivalent en monnaie nationale).

Si le montant de votre facture HT est supérieur à 1 000€ (250€ pour le carburant), vous aurez alors l’obligation de fournir une copie dématérialisée de sa version originale.

Comment récupérer la TVA payée en Belgique ?

La TVA belge respecte trois taux que sont :

  • le taux standard à 21% 
  • le taux réduit à 12% (restauration hors boissons alcoolisées, en vigueur après le 30 septembre 2021). 
  • le taux réduit à 6% (hébergement et transport de personnes).

Les secteurs de dépenses pour lesquels il est possible de demander une déduction de la TVA sont :

  • le carburant (essence, diesel) 
  • la location de voiture 
  • le transport de marchandises 
  • la formation 
  • la location de stands 
  • les conférences et séminaires.

À noter : L’hébergement, le transport de personnes et les frais de restauration ne sont donc pas éligibles au remboursement de la TVA.

Enfin, sachez que la Belgique, à l’inverse de la France, n’applique pas le principe de réciprocité de la TVA. Autrement dit, toute entreprise demandeuse assujettie peut demander à être remboursée, sans pour autant que la législation de son propre pays ne prévoie un système de remboursement de la TVA.

Comment récupérer la TVA payée en Suisse ?

La TVA suisse respecte trois taux que sont :

  • le taux normal à 7,7% (vêtements, luxe, alcool, services) ;
  • le taux spécial à 3,7% (nuitées à l’hôtel y compris le petit-déjeuner) ;
  • le taux réduit à 2,5% (alimentation, livres et journaux, biens de consommation quotidiens).

Les secteurs de dépenses pour lesquels il est possible de demander une déduction de la TVA sont :

  • le carburant ;
  • l’hôtellerie ;
  • la restauration (TVA déductible à hauteur de 50%) ;
  • les honoraires et commissions d’agents commerciaux ;
  • la location de stands ;
  • les espaces publicitaires.

À noter : La Suisse opère une distinction entre les frais imputés aux entreprises de transports, et ceux imputés aux autres types d’entreprises.

Parce que l’Helvétie n’est pas un pays membre de l’UE, il est nécessaire de passer par l’envoi d’un dossier de demande de récupération de la TVA suisse, en y joignant les documents suivants :

  • une preuve d’immatriculation en tant que contribuable à la TVA 
  • une liste de demande de remboursement à la TVA 
  • un RIB 
  • une déclaration 
  • l’ensemble des versions originales des factures collectées et soumises à TVA déductible.

À noter : Les dossiers doivent être envoyés complétés à la Chambre de commerce et d’industrie franco-suisse avant le 31 mars de l’année N+1, et ce, pour un montant minimum de TVA récupérable de 500 CHF par demande.

 

Récupération de TVA étrangère : la procédure en ligne

La procédure de demande de remboursement de la TVA intracommunautaire se fait entièrement en ligne, et ce, en suivant trois étapes simples :

  1.  Se connecter à votre espace professionnel sur le site impots.gouv.fr et se rendre dans la rubrique “Démarches > Effectuer une démarche” ;
  2. Compléter le formulaire de demande en renseignant l’ensemble des pièces justificatives et relevés ;
  3. Sauvegarder l’accusé de réception, qui contient le numéro du dépôt de demande.

Comme dit plus haut, certains délais (30 septembre de l’année N+1) et seuils (400€ ou 50€ de TVA) doivent être respectés pour que votre demande soit recevable.

En outre, l’entreprise doit respecter quatre critères que sont :

  • l’assujettissement à la TVA dans un pays membre de l’UE ;
  • le dépôt de la demande dans l'État d’assujettissement à ce même pays ;
  • l’absence de fiscalité dans le pays étranger où est déposée la demande ;
  • l’absence de toute prestation passée de biens ou de services dans ce même pays. 
  • Délais de remboursement de la TVA étrangère

L’envoi d’acceptation de remboursement de la TVA de la part du pays étranger peut prendre jusqu’à 4 mois, prolongeable de 2 mois supplémentaires en cas d’absence des documents originaux. Ensuite, l’État doit procéder au versement dans les 10 jours ouvrés suivant la déclaration.

Face à la grande diversité fiscale parmi les pays où vous êtes susceptible d’engendrer des frais professionnels, il est capital d’automatiser la gestion de vos notes de frais et de vous renseigner en amont sur les procédures propres à chaque État.

Maria Khizhniakova