Politique d’achat public : fonctionnement, particularités et stratégies

Vous avez entendu parler de “politique d’achat public” et vous vous demandez ce qui peut bien se cacher derrière ce terme ? Vous faites bien. 

La politique d’achat public est en quelque sorte la boussole de l’acheteur public. Elle nécessite de définir une stratégie adaptée en fonction des priorités et des besoins de l’établissement public. 

Mais comment sont définis ces besoins exactement ? Quelles sont les particularités à connaître pour une politique d’achat public ? Éléments de réponse.

Qu'est-ce qu'un achat public ?

Un achat public est un achat effectué par les services de l’État, par les établissements publics, par les collectivités territoriales, par les sociétés d’économie mixte ou par les organismes de sécurité sociale. Cet achat sert à satisfaire leurs besoins (en matière de travaux, de fournitures et/ou de services), ainsi que ceux des destinataires de l’action publique.

Les achats publics sont réalisés via des contrats, des marchés et des conventions. Ils sont passés avec des opérateurs économiques qui peuvent être publics, mais aussi privés (fournisseurs, entrepreneurs, groupements, etc.).

Comment fonctionne l'achat public ?

L’achat public porte sur 3 catégories de besoins, aussi appelés “objets du marché” :

  • Les travaux ;
  • Les fournitures (achetées et louées) ;
  • Les services.

Distinguer ces catégories d’achat public est essentiel, car les règles diffèrent selon le besoin en question. La catégorie du besoin détermine la procédure mise en œuvre par l’organisme public. Le montant du besoin estimé s’avère différent selon que le besoin concerne le marché des travaux, des fournitures ou des services.

Une fois le besoin émis sur le marché concerné, toute entreprise a la possibilité d’y répondre. Elle peut le faire seule ou en groupement, à condition :

  • D’être à jour dans ses cotisations sociales et fiscales ;
  • De ne pas être en procédure de liquidation judiciaire ;
  • De ne pas avoir fait l’objet d’une condamnation au cours des 5 ans précédents.

Autre point important : pour un besoin inférieur à 40 000 € HT, l’acheteur public est dispensé d’effectuer une procédure de publication des marchés et de mise en concurrence.

Quelles sont les stratégies pour une politique d'achat public ?

Pour un acheteur public, la politique d’achat public doit répondre à des priorités précisément identifiées. La stratégie choisie pour effectuer les achats requis doit être adaptée à ces priorités.

Concrètement, une stratégie d’achat public est un ensemble d’étapes permettant d’optimiser le processus d’achat :

  • Cartographier les achats en fonction des besoins actuels ;
  • Centraliser les achats communs ;
  • Choisir les fournisseurs appropriés ;
  • Négocier les conditions d’achat ;
  • Sécuriser les approvisionnements ;
  • Suivre le déroulement des opérations ;
  • Réceptionner les achats.

Il n’y a pas de stratégie unique et applicable à la totalité des achats publics, mais plutôt un ensemble de méthodes à mettre en œuvre selon les catégories d’achats, les besoins et la nature de l’acheteur public. Dans tous les cas, une stratégie d'achat efficace doit faire en sorte de maximiser le triptyque "Qualité - Coût - Délai".

Quelles sont les particularités de la fonction achat dans le public ?

Les marchés publics ont pour particularité d’être soumis à 3 grands principes : la liberté d’accès, l’égalité de traitement et la transparence des procédures. Ces principes sont là pour garantir l’efficacité de la commande d’achat public. Passons-les en revue.

La liberté d’accès

Tout acteur économique (public et privé) doit avoir librement connaissance des besoins en achat exprimés par un acteur public. Cela signifie que la publicité diffusée par un acheteur public pour faire connaître ses besoins doit être facilement accessible. La mise en concurrence doit donc être ouverte à tous.

L’égalité de traitement

Dans la continuité du principe précédent, celui-ci est là pour interdire toute discrimination dans la sélection du fournisseur du besoin public. Ce principe s’étend à l’ensemble de la procédure d’achat public, à savoir :

  • Le cahier des charges (qui doit être objectif) ;
  • L’examination de toutes les offres parvenues dans le délai fixé (indépendamment de la nationalité ou de l’implantation du fournisseur) ;
  • La diffusion d’une information équivalente pour tous les fournisseurs potentiels (si un candidat pose une question, la réponse doit être transmise à tous les autres).

La transparence des procédures

Ce principe vise à s’assurer que l’acheteur public respecte bien les deux premiers principes. Les critères de choix doivent être partagés à tous les fournisseurs candidats. Les motifs de rejet doivent être systématiquement précisés. Le non-respect des principes (via un délit de favoritisme par exemple) peut faire l’objet de sanctions pénales.

Quels sont les 3 types de marchés publics ?

Il existe 3 types de marchés publics :

  • Le marché ferme : il s’agit d’un marché public classique (un acheteur public et des vendeurs publics ou privés), qui est exécuté de façon certaine.

  • Le marché fractionné : il s’agit d’un accord-cadre (l’acheteur public passe ses bons de commande uniquement auprès des fournisseurs titulaires de l’accord, pendant une période déterminée et pour des prestations identifiées).

  • Le marché à visée innovante : il s’agit d’un marché au fonctionnement plus spécifique afin de faciliter l’accès à la commande publique pour les entreprises et startups innovantes (notamment grâce à des partenariats d’innovation qui couvrent les travaux de R&D, ainsi que l’achat de produits, services et travaux innovants).

Enfin, lorsque ses dépenses ne font pas partie d’un des marchés publics exposés ci-dessus, l’entité publique peut alors opter pour un outil de gestion des dépenses en temps réel capable d’assurer le suivi et le contrôle des notes de frais comme les indemnités forfaitaires de ses fonctionnaires. 

L’offre Jenji à destination du secteur public s’adapte aux protocoles propres à chaque entité publique afin d’apporter un haut degré de précision et de transparence dans le traitement des dépenses de chaque collaborateur.

Équiper l’ensemble de votre organisation demandera très certainement de passer par un appel d’offres formel et par les étapes décrites dans cet article, mais pour commencer, demandez tout simplement votre démo personnalisée !

Romane Sisso