Flotte automobile et gestion des frais : ce qu’il faut savoir

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La flotte automobile d’une entreprise est constituée par l’ensemble des moyens de transport nécessaires à son bon fonctionnement, qu’elle les loue ou qu’elle en soit propriétaire :  voitures de fonction et de service, mais aussi véhicules deux-roues tels que les vélos, les trottinettes et les scooters. Il s’agit souvent du troisième poste de frais généraux pour une entreprise, après la masse salariale et l’immobilier. 

Voici quelques explications pour gérer au mieux et optimiser ce poste de dépenses.

 

Le gestionnaire de flotte automobile 

Aux commandes de la flotte de l’entreprise, se trouve le gestionnaire de flotte automobile. Celui-ci a pour mission de gérer le bon fonctionnement des véhicules, depuis leur entrée dans la flotte jusqu’à leur restitution ou leur vente. 

Pour cela, le gestionnaire de flotte automobile contrôle les dépenses qui y sont liées. Il gère à ce titre la maintenance, l’entretien, les réparations, le suivi des tableaux de bord, etc. 

Il maîtrise également les informations de son parc, ainsi que les coûts afférents. 

En somme, son rôle est d’optimiser la gestion de la flotte automobile de l’entreprise, tant en termes de coûts que de maintenance générale. 

 

Le cadre légal 

L’entreprise n’est pas libre de gérer sa flotte automobile comme elle le souhaite. 

En premier lieu, elle doit mettre en œuvre « les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs » (article L. 4121 du Code du travail). Le risque routier entre dans ce cadre, et doit être pris en compte au moyen d’actions de prévention et de formation auprès des salariés. Faute de prise en compte de ce risque, l’entreprise peut être tenue pour responsable en cas d’accident. 

En second lieu, les outils de géolocalisation par GPS ou GSM ne peuvent être installés sur les véhicules que s’ils respectent les règles suivantes : 

  • Déclaration de la mise en place de ces outils à la CNIL et justification de la démarche ;
  • Consultation du comité social et économique (CSE) avant toute mise en place du système ; 
  • Information préalable des salariés. 

Par ailleurs, la loi Montagne II, dont le décret d’application a été publié le 18 octobre 2020, vient poser de nouvelles règles

 

La loi Montagne II face aux flottes automobiles

La loi de modernisation, de développement et de protection des territoires de montagne, dite loi Montagne II, ne possède pas de disposition spécifique aux entreprises. Néanmoins, elle s’applique de la même manière aux particuliers ou aux professionnels qui disposent d’une flotte automobile. 

L’objet de cette loi est simple : il s’agit de prendre des « dispositions relatives à l’obligation de port ou de détention d’équipements hivernaux des véhicules », afin d’améliorer la sécurité des automobilistes en période hivernale (du 1er novembre au 31 mars de l’année suivante). 

Les catégories de véhicules concernés 

La loi Montagne II prévoit l’obligation d’équipements spéciaux pour les véhicules qui se déplacent en zones montagneuses en période hivernale : 

  • Dispositifs antidérapants amovibles, destinés à au moins deux roues motrices : chaînes textiles, chaussettes à neige, chaînes à neige métalliques ou encore chaînes hybrides ; 

Ou

  • Pneus hiver sur les quatre roues

La plupart des véhicules à 4 roues sont concernés par cette obligation : véhicules légers et utilitaires, bus, camionnettes et poids lourds. Les remorques, les quad, les 2-roues et les 3-roues ne sont en revanche pas concernés. 

Attention ! En cas d’accident de la route, la responsabilité pénale des gestionnaires de flotte automobile et des chefs d’entreprise peut être engagée s’il s’avère que le véhicule concerné n’était pas dûment équipé.  

34 départements sont actuellement concernés par l’obligation d’équiper les véhicules en période hivernale. Une carte des zones concernées est disponible sur le site de la Sécurité routière. 

 

L’adoption d’une politique automobile

La politique automobile est un élément nécessaire à la bonne gestion d’une flotte automobile. Il s’agit d’un document élaboré par l’entreprise, qui rassemble toutes les règles d’attribution, d’usage et de gestion des véhicules à destination des salariés. Ce document permet à ces derniers de mieux choisir leur véhicule, et de connaître leurs droits et leurs devoirs en tant que conducteurs. 

Que contient la politique automobile ?

Ce document est généralement constitué de la politique générale de l’entreprise en matière de flotte automobile, de la grille de véhicules disponibles ainsi que des conditions d'utilisation de ces derniers (règles de sécurité,  procédures à suivre pour l’entretien, règles applicables en cas d’utilisation privée, etc). 

La politique automobile est généralement mise en place lorsque la flotte d’une entreprise compte plus de 20 véhicules. 

 

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Les coûts associés à la gestion de la flotte automobile

Le coût le plus important est celui de la détention du véhicule, qu’il s’agisse d’un leasing (le coût est alors représenté par les loyers) ou d’un achat. Il représente environ 40% du coût total de la flotte.

Les autres coûts sont représentés par : 

  • Le carburant ; 
  • L’assurance ;
  • La maintenance et l’entretien des véhicules ;
  • Les taxes de gestion de la flotte automobile (taxes sur les véhicules des sociétés, bonus/malus écologique…). On estime que la fiscalité représente plus de 20% du TCO (total cost of ownership) d’un véhicule ;
  • Les charges sociales liées à la déclaration d’avantage en nature ; 
  • Les ressources humaines engagées dans la gestion de la flotte automobile. 

 

Comment gérer sa flotte grâce à un logiciel de gestion des dépenses

Nous l’avons vu : la gestion de la flotte automobile d’une entreprise a un coût, tant en termes organisationnels que financiers. Un logiciel de gestion de dépenses peut donc vous aider à anticiper, centraliser et optimiser ces coûts, mais aussi à analyser toutes les données relatives à votre flotte. 

Grâce à l’automatisation, cet outil permet en effet aux entreprises de mettre en place une organisation adaptée aux usages de leurs salariés, tout en gérant efficacement les dépenses. 

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