L'importance de la digitalisation en entreprise

On a longtemps perçu la digitalisation (c’est-à-dire la modification des processus au moyen d’outils numériques) comme une simple valeur ajoutée pour les organisations. Pourtant, elle est bien plus que cela : à savoir une véritable (r)évolution culturelle, qui modifie en profondeur le mode de fonctionnement des entreprises.   

A l’heure où 41% des entreprises françaises (et 60% des ETI) estiment que le digital contribue à leur chiffre d’affaires, comment faire pour prendre part, à son tour, à cette transformation ? 

 

Les avantages de la digitalisation 

La digitalisation n’est pas seulement une tendance, ou un effet de mode. C’est aussi et surtout un moyen pour les entreprises de gagner du temps… et de l’argent. Preuve en est avec ces trois avantages principaux. 

Un gain de temps

Selon le cabinet McKinsey, les salariés passent en moyenne 1,8 heures par jour à rechercher des informations. Cela représente 30% environ de leur temps de travail global. 

Or, ce temps perdu peut être grandement réduit grâce aux outils numériques. Par exemple, les systèmes d’automatisation permettent de numériser de grandes quantités de documents, d’intégrer de nombreuses données et de traiter des informations rapidement. 

Un gain d’efficacité

Grâce à l’utilisation de logiciels, le temps passé à traiter les données, mais aussi à organiser et stocker les documents se réduit drastiquement. Autre avantage, le passage à une politique zéro papier est meilleure pour l’environnement. 

Les outils qui utilisent le cloud, quant à eux, permettent de sauvegarder des documents sans risques de pertes ni de dégradations, et de faciliter la communication entre les différents acteurs de l’entreprise.

On constate également un gain d’efficacité en termes de communication au sein des équipes. Au-delà des emails, les plateformes de communication et les possibilités de travailler à distance apparaissent comme un moyen efficace de collaborer, qu’il s’agisse d’échanger sur un sujet, d’envoyer des documents ou de gérer la planification de réunions. 

Un gain de compétitivité 

Selon une étude McKinsey menée auprès de 1500 dirigeants (Just how fast is the ‘speed of digital’? Now we know, Juillet 2019), les entreprises leaders dans le domaine du digital se transforment 5 fois plus vite et avec 2 fois plus d’efficacité que les autres. A ce titre, il est évident qu’une entreprise qui tire parti du numérique (en allant plus vite, en communiquant mieux, en améliorant ses processus, en produisant vite et mieux…) possède un avantage compétitif sur ses pairs. 

 

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Digitaliser ses processus internes

La transformation digitale des entreprises ne doit pas se borner à la mise en place de quelques mesures cosmétiques. Au contraire, elle doit s’opérer par la digitalisation de ses processus internes. Il ne s’agit donc pas uniquement d’implémenter des outils numériques, mais bien d’adopter aussi une nouvelle organisation. 

 

Les intégrations digitales 

 

Certaines entreprises tendent à considérer les outils numériques comme des dépenses superflues, voire inutiles. Pourtant, les faits sont là : la digitalisation est un facteur de performance, et les entreprises qui choisissent de l’ignorer prennent un risque. Les outils numériques, pleinement intégrés dans l’environnement de travail, sont en réalité de véritables investissements à moyen et long terme, qui permettent de se distinguer à l’heure où la part du numérique dans le PIB français n’est que de 6%… contre 10% au Royaume-Uni et 9,2% en Chine. 

 

Quelles intégrations pour accompagner votre entreprise ? 

Avant de choisir les outils qui vous accompagneront, il est important de faire le point sur les besoins particuliers de votre organisation. Ceci étant posé, on peut citer plusieurs catégories d’outils nécessaires à la digitalisation des entreprises : 

  • Les suites collaboratives, pour faciliter le partage de l’information ; 
  • Les outils de gestion de la relation client ; 
  • Les outils de stockage des documents ; 
  • Les plateformes de communication ;
  • Les outils de gestion de paie et de comptabilité.

 

Digitaliser sa comptabilité 

Une étude de l’ISG a calculé que l’automatisation des processus comptables diminue le volume de travail de 43 % en moyenne pour les processus de facturation, d’encaissement et de crédit, et de de 41 % pour les processus de comptabilité pure. 

Un gain de temps qui s’observe également sur les clôtures comptables : ainsi, selon l'Institute of Management Accountants, plus de la moitié des comptables estiment que la réduction du temps passé sur la clôture des comptes leur permet de prendre en charge des tâches plus stratégiques pour l’entreprise. Des arguments qui plaident en faveur d’une digitalisation des processus de comptabilité. 

 

 Sélectionner sa solution comptable

La comptabilité est une discipline qui se prête particulièrement bien à la digitalisation. En effet, de nombreux processus sont automatisables, ce qui permet de dégager du temps pour les aspects plus stratégiques du métier. 

Un logiciel comptable de qualité génère les écritures comptables, réalise automatiquement certains calculs, synthétise les informations et suit le flux de paiements, tout en garantissant la sécurité et l’authenticité des données. Si la plupart proposent un tronc commun de fonctionnalités, d’autres proposent des options supplémentaires. Pour le choisir, il est donc nécessaire de prendre en compte les besoins et spécificités de votre entreprise, ainsi que le budget dont celle-ci dispose.

 

Dématérialiser ses notes de frais avec Jenji

Et si vous commenciez par digitaliser votre processus de gestion des dépenses, au travers de la dématérialisation des notes de frais ? La solution Jenji vous permet ainsi de digitaliser l’ensemble de vos dépenses. Les données issues des justificatifs sont transmises puis analysées en quelques secondes, pour un véritable gain de temps et d’efficacité. Par ailleurs, vous disposez d’un accès à un coffre-fort numérique sécurisé, ce qui permet d'éliminer tous les frais de traitement et de stockage des documents papier.

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