Les points faibles d'Excel pour votre département finance

Quand on regarde son histoire, MS Excel a été lancé par Microsoft en 1985 et il est juste de dire qu'Excel a transformé le monde de la comptabilité et des affaires à cette époque. Mais depuis, le monde a radicalement changé et, selon le Wall Street Journal, de nos jours¹, de nombreuses grandes entreprises abandonnent progressivement Microsoft Excel. Les directeurs financiers d'entreprise comme Adobe ou ABM Industries se plaignent que leurs employés prennent généralement trop de temps pour travailler sur des feuilles de calcul comptables.

L'objectif de toute entreprise est d'atteindre le plus grand bénéfice possible. De nombreux facteurs peuvent entraver la capacité d'une entreprise à se développer : un mauvais marketing, une gamme de produits statique ou une qualité de produit médiocre. Mais parfois, les entreprises sous-estiment des éléments apparemment simples qui jouent en fait contre leurs employés. L'un d'eux est l'utilisation d'Excel dans l'interaction client plutôt qu'à un écosystème GRC (gestion de la relation client). Il y a beaucoup d'informations sur ce sujet et même beaucoup de blagues sur Internet. Aussi, nous avons dressé dans cet article une liste des principaux points faibles d'Excel pour les processus financiers des entreprises.

 

1. Excel est chronophage


En raison de la numérisation actuelle, la plupart des entreprises font face à une nouvelle réalité. Le temps est la seule ressource que personne ne peut se permettre de gaspiller. Aussi, elles doivent apprendre à bien le gérer  pour en gagner le plus possible . Excel est l'un des aspects de l'entreprise les plus chronophages auxquels les employés sont confrontés chaque jour². « Excel est lent » est une plainte courante. Excel n'est pas habitué à gérer de grands ensembles de données et si l'on remonte aux origines de son histoire, on peut mentionner le fait qu'il n'a jamais été conçu pour un traitement type big data. Ce n'est donc pas seulement qu'Excel est très lent, mais qu'il devient sujet à des erreurs dès lors qu'il faut travailler avec de grands ensembles de données.

 

2. Excel est sujet aux erreurs

Même les plus grandes entreprises, qui emploie beaucoup de personnel et dont le flux de travail est minutieux, ne sont pas à l'abri de rares permutations de chiffres, d'erreurs de calcul et de fautes de frappe. Il est déjà prouvé que près de 90de toutes les feuilles de calcul Excel contiennent des erreurs³. En raison de l'utilisation mal pensée du logiciel Excel, de nombreuses entreprises sont aux prises avec toute une série de problèmes ; par exemple en 2020, Public Health England a connu un problème dramatique causé par une erreur Excel. Seize mille cas de coronavirus n'ont pas été signalés en Angleterre, juste à cause de l'erreur Excel⁴.

 

3. Excel n'est pas une base de données

Ce qui distingue vraiment le logiciel d'écosystème MS Excel de l'écosystème GRC (gestion de la relation client), c'est la sécurité des données. La comptabilité d'Excel donne un faux sentiment de sécurité avec sa protection par mot de passe. Car s'il n'y a pas de piste d'audit dans Excel, il est très difficile de prévenir les fraudes. Les chiffres sont facilement modifiables et si aucune vérification n'est effectuée indépendamment, il n'y a aucun moyen de détecter l'erreur. Il s'agit ici du véritable danger : aucune piste d'audit ni aucune autre sécurité appropriée. Cela peut conduire à des informations inexactes ou fausses dans les documents, ce qui expose l'entreprise à des risques énormes et à un danger de fraude.

 

4. Excel est moins rentable pour les processus de gestion des dépenses

Imaginez le temps que vous pouvez perdre à courir après les employés pour obtenir les informations nécessaires ou à effectuer des contrôles de conformité non exhaustifs, à encourager l'ensemble de l'entreprise à se conformer aux politiques de dépenses, puis à transposer toutes ces informations dans une comptabilité, elle aussi, réalisé à l'aide de feuilles de calcul Excel. C'est l'un des plus gros inconvénients, qui conduit en particulier les services comptables et financiers, à des résultats très inefficaces. Excel ne dispose toujours pas de nombreuses fonctionnalités de la plupart des systèmes basés sur l'IA : des flux de travail et des processus de conformité automatisés. Il suffit de scanner et de soumettre vos dépenses, puis le logiciel valide automatiquement les données, vérifie la TVA et synchronise votre ERP en fonction de vos règles comptables spécifiques. Dans ce cas, Excel est bien moins rentable pour la gestion des dépenses de l'entreprise.

 

5. Les entreprises se tournent vers de meilleurs outils alternatifs

Optimiser la gestion en utilisant des logiciels numériques peut entraîner des gains financiers importants pour l'entreprise. L'un des objectifs est de réduire les risques de fraude, les erreurs et de gagner du temps. Mais les avantages du passage au numérique ne se limitent pas à une efficacité accrue. Les logiciels numériques rendent plus efficace la gestion de votre entreprise et de votre comptabilité, notamment grâce à leur solution d'automatisation et de dématérialisation. Parmi leurs nombreux avantages, on peut citer :

  • La réduction drastique des risques d’erreurs et des tentatives de fraude
  • Un gain de temps et d’efficacité à tous les niveaux du traitement
  • Une manière plus dynamique de suivre et de gérer les dépenses
  • Un paiement plus rapide des remboursements

Aujourd'hui, la transition des entreprises vers des solutions numériques et sans papier a été encore davantage stimulée  par la crise sanitaire. La pandémie a paralysé les entreprises qui sont désormais contraintes de recourir au télétravail. De nos jours, il est impossible d'imaginer une entreprise fonctionnant sans logiciel d'écosystème. 

 

6. Atteindre l'efficacité avec des outils alternatifs numériques

L'adoption rapide du numérique entraînée par la COVID-19 a incité de nombreuses entreprises à se tourner vers de meilleurs outils alternatifs pour atteindre une meilleure productivité en cette période particulière. Jenji offre un moyen efficace de gérer le remboursement des dépenses, sans avoir besoin d'obscures feuilles de calcul Excel. L'application Jenji aide les entreprises à automatiser un processus chronophage, à mieux contrôler les dépenses de chaque employé et à éviter les erreurs. Le logiciel offre également un suivi fiable avec une visibilité totale sur chaque dépense (par exemple, des notifications instantanées lorsqu'un collaborateur saisit des reçus à l'aide de son smartphone), des rapports plus rapides et une meilleure conformité aux politiques de l'entreprise. 

Les avantages suivants du logiciel de gestion des dépenses permettent non seulement de remédier aux faiblesses d'Excel, mais également de gestion financière de l'entreprise pour qu'elle puisse suivre le rythme. 

Pour plus de détails sur Jenji, n'hésitez pas à contacter l'équipe de Jenji à l'adresse sales@jenji.io. Nous nous ferons un plaisir de vous aider à mettre en place votre projet.

Sources: 

(1)https://www.wsj.com/articles/stop-using-excel-finance-chiefs-tell-staffs-1511346601
(2)https://www.forbes.com/sites/salesforce/2014/09/13/sorry-spreadsheet-errors/?sh=6f32c0356ab2
(3)https://www.bbc.com/news/technology-54423988
(4)https://www.upslide.net/en/csa-and-upslide-study-how-the-finance-industry-uses-the-microsoft-office-suite/

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