--- title: Les points faibles d'Excel pour votre département finance description: Est-il temps d'utiliser un autre outil pour la gestion des dépenses? Découvrez pourquoi Excel n'est certainement pas la bonne solution et quels avantages d'autres outils pourraient vous offrir. image: https://www.jenji.io/hubfs/USE_New%20corporate%20design%202021/Picto%20and%20Icons%202021/WITH%20MARGIN_Reporting.png --- *Quand on regarde son histoire, MS Excel a été lancé par Microsoft en 1985 et il est juste de dire qu'Excel a transformé le monde de la comptabilité et des affaires à cette époque. Mais depuis, le monde a radicalement changé et, selon le Wall Street Journal, de nos jours¹, de nombreuses grandes entreprises abandonnent progressivement Microsoft Excel. Les directeurs financiers d'entreprise comme Adobe ou ABM Industries se plaignent que leurs employés prennent généralement trop de temps pour travailler sur des feuilles de calcul comptables.* L'objectif de toute entreprise est d'atteindre le plus grand bénéfice possible. De nombreux facteurs peuvent entraver la capacité d'une entreprise à se développer : un mauvais marketing, une gamme de produits statique ou une qualité de produit médiocre. Mais parfois, les entreprises sous-estiment des éléments apparemment simples qui jouent en fait contre leurs employés. L'un d'eux est l'utilisation d'Excel dans l'interaction client plutôt qu'à un écosystème GRC (gestion de la relation client). Il y a beaucoup d'informations sur ce sujet et même beaucoup de blagues sur Internet. Aussi, nous avons dressé dans cet article une liste des principaux points faibles d'Excel pour les processus financiers des entreprises.   ## **1. Excel est chronophage** En raison de la numérisation actuelle, la plupart des entreprises font face à une nouvelle réalité. Le temps est la seule ressource que personne ne peut se permettre de gaspiller. Aussi, elles doivent apprendre à bien le gérer  pour en gagner le plus possible . Excel est l'un des aspects de l'entreprise les plus chronophages auxquels les employés sont confrontés chaque jour². « Excel est lent » est une plainte courante. Excel n'est pas habitué à gérer de grands ensembles de données et si l'on remonte aux origines de son histoire, on peut mentionner le fait qu'il n'a jamais été conçu pour un traitement type *big data*. Ce n'est donc pas seulement qu'Excel est très lent, mais qu'il devient sujet à des erreurs dès lors qu'il faut travailler avec de grands ensembles de données.   ## **2. Excel est sujet aux erreurs** Même les plus grandes entreprises, qui emploie beaucoup de personnel et dont le flux de travail est minutieux, ne sont pas à l'abri de rares permutations de chiffres, d'erreurs de calcul et de fautes de frappe. Il est déjà prouvé que près de 90 % de toutes les feuilles de calcul Excel contiennent des erreurs³. En raison de l'utilisation mal pensée du logiciel Excel, de nombreuses entreprises sont aux prises avec toute une série de problèmes ; par exemple en 2020, Public Health England a connu un problème dramatique causé par une erreur Excel. Seize mille cas de coronavirus n'ont pas été signalés en Angleterre, juste à cause de l'erreur Excel⁴.   ## **3. Excel n'est pas une base de données** Ce qui distingue vraiment le logiciel d'écosystème MS Excel de l'écosystème GRC (gestion de la relation client), c'est la sécurité des données. La comptabilité d'Excel donne un faux sentiment de sécurité avec sa protection par mot de passe. Car s'il n'y a pas de piste d'audit dans Excel, il est très difficile de prévenir les fraudes. Les chiffres sont facilement modifiables et si aucune vérification n'est effectuée indépendamment, il n'y a aucun moyen de détecter l'erreur. Il s'agit ici du véritable danger : aucune piste d'audit ni aucune autre sécurité appropriée. Cela peut conduire à des informations inexactes ou fausses dans les documents, ce qui expose l'entreprise à des risques énormes et à un danger de fraude.   ## **4. Excel est moins rentable pour les processus de gestion des dépenses** Imaginez le temps que vous pouvez perdre à courir après les employés pour obtenir les informations nécessaires ou à effectuer des contrôles de conformité non exhaustifs, à encourager l'ensemble de l'entreprise à se conformer aux politiques de dépenses, puis à transposer toutes ces informations dans une comptabilité, elle aussi, réalisé à l'aide de feuilles de calcul Excel. C'est l'un des plus gros inconvénients, qui conduit en particulier les services comptables et financiers, à des résultats très inefficaces. Excel ne dispose toujours pas de nombreuses fonctionnalités de la plupart des systèmes basés sur l'IA : des flux de travail et des processus de conformité automatisés. Il suffit de scanner et de soumettre vos dépenses, puis le logiciel valide automatiquement les données, vérifie la TVA et synchronise votre ERP en fonction de vos règles comptables spécifiques. Dans ce cas, Excel est bien moins rentable pour la gestion des dépenses de l'entreprise.   ## **5. Les entreprises se tournent vers de meilleurs outils alternatifs** Optimiser la gestion en utilisant des logiciels numériques peut entraîner des gains financiers importants pour l'entreprise. L'un des objectifs est de réduire les risques de fraude, les erreurs et de gagner du temps. Mais les avantages du passage au numérique ne se limitent pas à une efficacité accrue. Les logiciels numériques rendent plus efficace la gestion de votre entreprise et de votre comptabilité, notamment grâce à leur solution d'automatisation et de dématérialisation. Parmi leurs nombreux avantages, on peut citer : - La réduction drastique des risques d’erreurs et des tentatives de fraude - Un gain de temps et d’efficacité à tous les niveaux du traitement - Une manière plus dynamique de suivre et de gérer les dépenses - Un paiement plus rapide des remboursements Aujourd'hui, la transition des entreprises vers des solutions numériques et sans papier a été encore davantage stimulée  par la crise sanitaire. La pandémie a paralysé les entreprises qui sont désormais contraintes de recourir au télétravail. De nos jours, il est impossible d'imaginer une entreprise fonctionnant sans logiciel d'écosystème.    ## **6. Atteindre l'efficacité avec des outils alternatifs numériques** L'adoption rapide du numérique entraînée par la COVID-19 a incité de nombreuses entreprises à se tourner vers de meilleurs outils alternatifs pour atteindre une meilleure productivité en cette période particulière. Jenji offre un moyen efficace de gérer le remboursement des dépenses, sans avoir besoin d'obscures feuilles de calcul Excel. L'application Jenji aide les entreprises à automatiser un processus chronophage, à mieux contrôler les dépenses de chaque employé et à éviter les erreurs. Le logiciel offre également un suivi fiable avec une visibilité totale sur chaque dépense (par exemple, des notifications instantanées lorsqu'un collaborateur saisit des reçus à l'aide de son smartphone), des rapports plus rapides et une meilleure conformité aux politiques de l'entreprise.  Les avantages suivants du logiciel de gestion des dépenses permettent non seulement de remédier aux faiblesses d'Excel, mais également de gestion financière de l'entreprise pour qu'elle puisse suivre le rythme.  Pour plus de détails sur Jenji, n'hésitez pas à contacter l'équipe de Jenji à l'adresse sales@jenji.io. Nous nous ferons un plaisir de vous aider à mettre en place votre projet. Sources:  (1)https://www.wsj.com/articles/stop-using-excel-finance-chiefs-tell-staffs-1511346601 (2)https://www.forbes.com/sites/salesforce/2014/09/13/sorry-spreadsheet-errors/?sh=6f32c0356ab2 (3)https://www.bbc.com/news/technology-54423988 (4)https://www.upslide.net/en/csa-and-upslide-study-how-the-finance-industry-uses-the-microsoft-office-suite/ Partager [** ](https://www.facebook.com/sharer.php?u=https://www.jenji.io/fr/ressources/les-points-faibles-dexcel-pour-les-processus-de-finance-dentreprise) [** ](https://twitter.com/share?text=https://www.jenji.io/fr/ressources/les-points-faibles-dexcel-pour-les-processus-de-finance-dentreprise&url=https://www.jenji.io/fr/ressources/les-points-faibles-dexcel-pour-les-processus-de-finance-dentreprise&hashtags=Jenji) [** ](https://www.linkedin.com/shareArticle?mini=true&url=https://www.jenji.io/fr/ressources/les-points-faibles-dexcel-pour-les-processus-de-finance-dentreprise&title=&source=Jenji) Continuer la lecture ### Vous aimerez aussi 22 févr. 2023 #### [Pourquoi la cybersécurité est-elle importante pour la gestion des notes de frais ?](https://www.jenji.io/fr/ressources/pourquoi-la-cybersécurité-est-elle-importante-pour-la-gestion-des-notes-de-frais) Alors que le digital devient notre nouvelle réalité, de plus en plus d’entreprises adoptent des technologies modernes, telles que les logiciels de gestion des dépenses. 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A l’heure du réchauffement climatique, à chacun de faire des efforts et de réaliser des actions qui peuvent finalement s’avérer décisives… Cependant, en entreprise, ces actions ne pourront être efficaces que si elles sont construites collectivement. Il est donc primordial d’impliquer et de sensibiliser vos collaborateurs. Ces derniers se sentent bien concernés par le sujet ? Alors, découvrez 5 astuces écologiques (la liste est non exhaustive) que vous pouvez facilement mettre en place. Réduire sa consommation d’énergie Nous ne nous en rendons parfois même plus compte, mais notre société actuelle est très consommatrice en énergie. Il est évident que de nombreuses entreprises ont aujourd’hui besoin du numérique (et donc de l’électricité) pour fonctionner. En tant qu’application de gestion de notes de frais, nous n’allons pas dire le contraire ! Pour autant, il existe des gestes très simples pour réduire notre consommation d’énergie : Eteindre les appareils électroniques A l’heure de la débauche, adoptez les bons gestes ; tout d’abord, n’oubliez pas de dire au revoir à vos collègues (ils vous apprécieront d’autant plus), mais ensuite, débranchez vos appareils ! (Là, c’est le climat qui appréciera). Éteignez vos ordinateurs, téléphones et tablettes que vous n’utilisez pas, vous préserverez ainsi les batteries et vous garderez donc vos appareils plus longtemps. Et surtout, pensez aussi aux multiprises ! La “tension fantôme” est aussi consommatrice d’énergie… Fermer son bureau et son espace de travail Une fois tous vos appareils débranchés, pensez aussi à éteindre la lumière en partant, mais aussi tous les chauffages ou climatiseurs d’appoint que vous pouvez avoir. D’ailleurs, petit aparté sur la température des locaux ; que ce soit en hiver (chauffage) ou en été (climatisation), essayez dans la mesure du possible d’être mesuré. Dans un premier temps, veillez à fermer les fenêtres pour éviter la déperdition de chaleur ou de fraîcheur. Ensuite, pour un confort optimal, il est conseillé d’avoir un écart de température maximum de 8°C entre l’extérieur et l’intérieur. Ceci évite les chocs thermiques et permet de réduire les dépenses énergétiques. Raisonner la gestion des fournitures Certes, nous sommes de plus en plus dépendants du numérique, pourtant nous aimons toujours griffonner et prendre des notes avec un cahier et des stylos. Il n’est cependant peut-être pas nécessaire d’utiliser 5 cahiers différents (1 pour chaque réunion ?) et 10 stylos (sauf si vraiment vous aimez mettre de la couleur…). Une gestion raisonnée de vos fournitures permettra donc les acheter que si nécessaire. Vous éviterez ainsi le stockage et vous gagnerez en place ! Petit point supplémentaire : n’hésitez pas à investir dans des fournitures respectueuses de l’environnement (papier recyclé, accessoires en bois). De plus en plus d’entreprises se spécialisent dans les fournitures écologiques : Ecoburo, Un Bureau Sur La Terre ou encore Mille et Une Feuilles. Réduire et trier ses déchets Vous en avez peut-être entendu parler, le mouvement “Zéro Déchet” se démocratise de plus en plus. Sans aller jusqu’à mettre un composteur à côté de la machine à café, les entreprises aussi peuvent être actrices de la réduction des déchets. Plusieurs mesures sont imaginables : Des alternatives aux bouteilles jetables : pour éviter les bouteilles d’eau (souvent en plastique), mettez à disposition des fontaines à eau ou fournissez à vos collaborateurs des tasses ou encore des gourdes. En y ajoutant un logo, vous favorisez en plus la culture d’entreprise. Cela pourrait bien être le début de votre welcome pack… Une “kitchenette” toute équipée : mettre à disposition des équipements de cuisine (table, frigidaire, vaisselle, verre) encouragera vos collaborateurs à apporter leur repas, plutôt que d’aller dans les “fast-foods” avec leurs débauches de déchets. Le petit plus serait d’ajouter également une machine à café en grains et de bannir les capsules ! Ne vous arrêtez pas en si bon chemin ! Maintenant que vous avez réduit vos déchets, triez ceux qui restent. En effet, un décret du 10 mars 2016 rend obligatoire ce tri pour les entreprises. Il vous suffit de mettre à disposition différentes poubelles (tout venant, papier, verre) qui vous permettra de récupérer les déchets, puis de les valoriser, en interne (recyclage) ou en externe via des organismes spécialisés. Parfois, si votre quantité de déchets produite est trop faible, les organismes se refuseront à les collecter. Dans ce cas-là, pas de panique : allez voir vos voisins et mutualisez vos déchets. Cependant, il n’est pas toujours nécessaire de jeter. Avant toute chose, pensez à réutiliser votre matériel, tels que les ordinateurs ou les mobiles, ou bien donnez-le à des associations ou des écoles. Optimiser le transport de ses salariés Être une entreprise plus respectueuse de l’environnement peut aussi conduire à revoir quelque peu sa politique, notamment en ce qui concerne le transport de vos collaborateurs. En effet, vous pouvez leur proposer plusieurs solutions alternatives à la voiture individuelle : Le co-voiturage : si plusieurs de vos collaborateurs habitent à proximité les uns des autres, proposez-leur de covoiturer. De nombreuses plateformes ont également vu le jour afin de privilégier cette pratique. Vous pouvez ainsi tester La Roue Verte, Klaxit ou encore Trajet à la Carte. Le vélo : l’un des potentiels fléau de notre société actuelle est le sédentarisme avec le terrible trio : “voiture - ascenseur - bureau”. En incitant vos collaborateurs à utiliser le vélo, vous ferez donc d’une pierre deux coups. Pour cela, mettez à disposition des garages sécurisés. Vous pouvez également lancer des challenges, tel que celui proposé par l’INRA de Toulouse ou des ateliers de réparation des bicyclettes sur le temps de midi. Les transports en commun : pour les aficionados du métro ou du tram, n’oubliez pas de leur préciser que les entreprises doivent prendre en charge une partie de leur abonnement. Les visioconférences : une bonne astuce pour limiter les déplacements professionnels. En parallèle de ces actions, il est aussi possible d’agir directement sur les conditions de travail de vos collaborateurs. Ainsi, si leurs tâches leur permettent, n’hésitez pas à les inciter à faire du télétravail. De plus en plus d’études démontrent le bien fondé de cette démarche : non seulement vos collaborateurs diminuent leur impact écologique, mais en plus ils gagnent en efficacité. En outre, autoriser des horaires flexibles permettrait aux collaborateurs de moduler leurs heures de travail et ainsi d’éviter les bouchons lorsque tout le monde embauche ou débauche. Encore une fois, cette action n’est pas seulement éco-friendly, mais favorise également le bien-être au travail. Choisir ses partenaires commerciaux en accord avec ses principes écologiques Le choix de l’éco-responsabilité doit se faire pas à pas et surtout demande une certaine cohérence. Ainsi, même dans le choix des partenaires commerciaux, il faut faire preuve d’esprit critique. Cherchez à prendre des décisions les plus “vertes” possibles. Par exemple, n’hésitez pas à faire appel à des coursiers en vélo pour vos différentes livraisons. Rapides et efficaces, ils ont un très faible impact écologique. Si vous voulez faire appel à des traiteurs ou à des prestataires de la restauration, privilégiez ceux qui utilisent des produits locaux, de saison et issus de l’agriculture raisonnée, comme nous l'avons fait lors de notre Team Building. Limiter la pollution numérique Comme dernière astuce, nous vous proposons de limiter la pollution numérique de votre entreprise. Nous n’avons pas forcément conscience de cette pollution, or actuellement elle représente 2% des émissions de gaz à effet de serre au niveau mondial (soit autant que le secteur de l’aviation). Pour éviter que ces émissions ne doublent à l’avenir, à chacun de faire un geste. Tout d’abord, ne privilégiez dans votre entreprise que le matériel informatique nécessaire et évitez les “gadgets” hyperconnectés. De plus, favorisez l’achat de matériels d’occasion ou reconditionnés. Les mails représentent également une source de pollution insoupçonnée, donc pensez à vider régulièrement vos boîtes mails et à vous désabonner des newsletters inutiles. Enfin, utilisez majoritairement la digitalisation ! C’est LA clé pour vous libérer du papier ! Fini les impressions inutiles et, dans le cas de la gestion des dépenses professionnelles, fini de se noyer dans les justificatifs. En effet, si vous décidez d’utiliser une application telle que Jenji, vous pourrez passer à une gestion numérique des notes de frais. En outre, si vous faite l’acquisition d’un coffre-fort numérique à valeur probante (notre offre Vault), vous pourrez définitivement passer au “zéro papier”... Pour plus de détails sur nos offres, n'hésitez pas à contacter l’équipe Jenji par email à sales@jenji.io. Nous nous ferons un plaisir de vous accompagner sur votre projet. [ Lire la suite ](https://www.jenji.io/fr/ressources/5-manières-dagir-pour-lenvironnement-pour-une-entreprise) 15 févr. 2023 #### [Comment mettre en place une politique de frais de déplacement dans votre entreprise ?](https://www.jenji.io/fr/ressources/comment-mettre-en-place-une-politique-de-frais-de-deplacement) Si votre activité implique des voyages d’affaires, il est essentiel d’avoir une politique précise concernant les frais de déplacement, afin de s’assurer que tout le monde connaisse les règles et les procédures de soumission des frais professionnels. Dans cet article, nous proposons un modèle de politique de remboursement des frais de déplacement professionnel que vous pourrez utiliser dans votre entreprise. Nous aborderons également les éléments essentiels d’une bonne politique de remboursement des frais de déplacement professionnel. [ Lire la suite ](https://www.jenji.io/fr/ressources/comment-mettre-en-place-une-politique-de-frais-de-deplacement) 11 juil. 2022 #### [L'importance de la digitalisation en entreprise](https://www.jenji.io/fr/ressources/limportance-de-la-digitalisation-en-entreprise) On a longtemps perçu la digitalisation (c’est-à-dire la modification des processus au moyen d’outils numériques) comme une simple valeur ajoutée pour les organisations. Pourtant, elle est bien plus que cela : à savoir une véritable (r)évolution culturelle, qui modifie en profondeur le mode de fonctionnement des entreprises. [ Lire la suite ](https://www.jenji.io/fr/ressources/limportance-de-la-digitalisation-en-entreprise) ![](https://px.ads.linkedin.com/collect/?pid=319386&fmt=gif) Le formulaire est incomplet × Vous partez déjà ? Vos données seront perdues si vous quittez la page. Fermer