--- title: Ecocert description: Le groupe Ecocert avait besoin d’une solution pour gérer l’ensemble de ses dépenses professionnelles, filiale par filiale, tout en lui assurant une conformité réglementaire. image: https://www.jenji.io/hubfs/Ecocert.png --- ## Ecocert, la dématérialisation des notes de frais pour plus d’efficacité Le groupe Ecocert rencontrait des besoins particuliers en matière de gestion des frais professionnels. Au total, 5 filiales disposant chacune de sa propre politique de frais étaient concernées, soit un total de 700 salariés. Le groupe avait besoin d’une solution permettant de gérer l’ensemble de son flux de dépenses professionnelles, filiale par filiale, tout en lui assurant une conformité réglementaire. #### À propos d’Ecocert Ecocert est un groupe spécialisé dans la certification sur des labellisations environnementales, dont le plus connu est le label bio européen Eurofeuille. Pionniers de l’agriculture biologique, ils fêtent cette année leurs 30 ans. #### L’objectif : plus de mobilité et de rapidité "*Nous avions envie d’une solution la plus dématérialisée possible, qui priorise l’expérience utilisateur et soit facile à gérer.*" - Christophe Manaud, Responsable Comptabilité Région France Les enjeux d’Ecocert en matière de frais professionnels étaient pluriels : des politiques de frais différentes selon les filiales (5 au total), un besoin de gestion multi-utilisateurs, et une organisation relativement complexe à mettre en place en raison notamment de la présence de plusieurs sociétés distinctes et d’un niveau de remboursement différent selon les salariés. Les catégories de dépenses, quant à elles, n’étaient pas harmonisées. Par ailleurs, le groupe souhaitait aller plus loin dans le reporting financier, notamment en ce qui concerne l’analyse de données comptables. Enfin, il souhaitait mettre le cap sur la digitalisation grâce à un outil rapide et facile d’utilisation, qui remporte une bonne adhésion des salariés et ne génère pas de délais dans les traitements comptables. Deux objectifs étaient clairement définis : mobilité et rapidité. Les équipes projet de Jenji ont donc conçu un processus adapté aux contraintes d’Ecocert (notamment la gestion multi-utilisateurs), en s’appuyant sur l’automatisation et les reporting détaillés. Le but était de mettre en place un traitement au fil de l’eau, justificatif par justificatif, de façon à faire disparaître la notion même de notes de frais. Grâce au flux de paiements automatisés, Ecocert peut maintenant traiter chaque note de frais en temps réel, ce qui évite d’avoir à se lancer à chaque fin de mois dans une tâche fastidieuse de vérification des justificatifs. #### Une meilleure gestion des flux de paiement La particularité d’[Ecocert](https://www.ecocert.com/fr-FR/home) réside dans son organisation, structurée en plusieurs filiales distinctes. Il fallait donc s’adapter à cette structure “multi-utilisateurs”, “multi-sociétés” qui peut complexifier les flux de paiement. L’un des challenges résidait dans le paramétrage de l’outil, en raison des politiques de frais distinctes. A catégorie identique, il fallait en effet être capable d’afficher des alertes qui correspondent à chacune des politiques des filiales. L’objectif était donc de mettre en place une politique de frais professionnels flexible et efficace. #### Une automatisation efficace La mise en place de Jenji a été tout de suite bien accueillie par les salariés, qui étaient en attente d’une solution simple et facile à utiliser. La possibilité d’adapter l’outil selon les besoins et les demandes des salariés, tout en conservant un tronc commun, a été particulièrement appréciée. Enfin, l’automatisation a permis de faire disparaître les notes de frais papier et de gagner en efficacité. Grâce à cette automatisation, l’objectif de mieux gérer les flux de paiement et de passer à une gestion en temps réel, bien plus rapide qu’une gestion “différée”, a été rapidement atteint. 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La pratique de la fraude aux notes de frais n’est malheureusement pas une exception : on estime ainsi qu’elle représente 15% des dépenses professionnelles des entreprises. Les TPE et PME, qui ne sont pas toujours dotées d’une politique structurée de gestion des notes de frais, sont les plus exposées à ce risque. Alors, comment s’en prémunir ? Voici une analyse des techniques de fraude les plus courantes, ainsi que nos recommandations pour y mettre fin. [ Lire la suite ](https://www.jenji.io/fr/ressources/comment-eviter-la-fraud-notes-de-frais) 10 janv. 2022 #### [Agence de voyages d’affaires : quels avantages?](https://www.jenji.io/fr/ressources/agence-de-voyages-daffaires-avantages) Quels sont les avantages d'une plateforme de gestion des voyages pour les entreprises ? Dans votre entreprise, certains de vos collaborateurs partent régulièrement en déplacement ? Jusqu’à présent, vous organisiez vous-même les voyages d’affaires de vos salariés. 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C’est en liant adroitement Fonction finances et RSE que les entreprises pourront relever le défi de la transformation environnementale. [ Lire la suite ](https://www.jenji.io/fr/ressources/fonctions-finances-et-rse-le-nouveau-duo-indispensable) 9 mars 2023 #### [Quels sont les éléments à prendre en compte pour choisir une solution de gestion des frais professionnels ?](https://www.jenji.io/fr/ressources/quels-sont-les-éléments-à-prendre-en-compte-pour-choisir-une-solution-de-gestion-des-frais-professionnels) À l’heure où les entreprises se digitalisent tous azimuts, il est grand temps de choisir une solution de gestion des frais professionnels intelligente et efficace. Cependant, plusieurs critères sont à prendre en compte avant de faire son choix... Alors que les entreprises ont toutes au moins une chose en commun, à savoir qu’elles doivent gérer les dépenses de leurs employés, cette gestion n’est pas optimisée. Une étude conjointe menée en 2015 par HRS et la Fondation GBTA (Global Business Travel Association) a montré que la gestion des dépenses prend jusqu’à 20 minutes par employé et coûte 53€ à l’employeur. Multipliez ce chiffre par le nombre de dépenses réclamées chaque mois et vous obtenez des coûts faramineux pour l’entreprise ! Peut-être est-il temps de passer au numérique, non ? [ Lire la suite ](https://www.jenji.io/fr/ressources/quels-sont-les-éléments-à-prendre-en-compte-pour-choisir-une-solution-de-gestion-des-frais-professionnels) ![](https://px.ads.linkedin.com/collect/?pid=319386&fmt=gif) Le formulaire est incomplet × Vous partez déjà ? Vos données seront perdues si vous quittez la page. 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