Quelle note de frais pour les bénévoles d’une association ?

Comment un bénévole en association doit réaliser sa note de frais  ?

Même si les associations sont nombreuses à recruter des salariés afin de remplir leur mission, elles font régulièrement appel à des bénévoles. Bien que ces derniers ne reçoivent pas de salaire pour leur implication et n’aient pas non plus les mêmes droits que des salariés, ils ont la possibilité de se faire rembourser certains frais.

En tant que comptable dans le milieu associatif, il est important que vous puissiez mettre à la disposition des bénévoles un modèle de note de frais qui soit valide pour l’administration fiscale. Dans cet article, nous vous proposons de faire le point sur la note de frais que les bénévoles d’une association doivent renseigner afin de pouvoir obtenir le remboursement de leurs frais de repas ou même de déplacement.

 

Qu'est-ce que le statut de bénévole ?

Dans le milieu associatif, les salariés côtoient les bénévoles, il est donc essentiel de bien distinguer ces 2 statuts. 

Le plus important à retenir, c’est que le bénévolat, ce n’est pas du salariat

Les bénévoles et les salariés donnent de leur temps pour faire vivre l’organisme, mais il ne faut pas les confondre :

  • Le salarié est lié à l’association par un contrat de travail, alors que ce n’est pas le cas pour le bénévole. Il est lié à l’association par un contrat moral, mais celui-ci n’a pas de valeur au niveau de la loi.
  • Le salarié perçoit un salaire, valide des points de retraite et bénéficie d’une couverture sociale. Le bénévole peut uniquement obtenir le remboursement de certains frais, ce qui est justement le sujet de cet article.
  • Enfin, le bénévole n’est pas soumis à la subordination juridique, contrairement au salarié. Ainsi, comme sa participation à l’association est volontaire, il peut décider du jour au lendemain d’y mettre un terme. Attention, dans le cadre d’un bénévolat, il y a tout de même certaines règles à respecter, notamment celles qui concernent les statuts de l’association ainsi que son règlement intérieur.

 

Quels sont les frais engagés par un volontaire ?

Quand un salarié fait des dépenses sur ses deniers personnels dans le cadre de sa mission pour une entreprise ou une association, il lui suffit de renseigner une note de frais pour en obtenir le remboursement.

Mais qu’en est-il pour les bénévoles ? Bonne nouvelle, quand un volontaire fait des dépenses dans le cadre de sa mission pour une association, il peut aussi se faire rembourser. 

C’est à l’association de fixer les règles du remboursement des notes de frais pour les bénévoles. Celles-ci doivent être intégrées au règlement intérieur. En général, voici le mode de fonctionnement privilégié par les structures associatives :

  • Les frais de repas et de déplacement sont remboursés, tout comme éventuellement ceux liés à l’achat de vêtements spécifiques ou de diverses fournitures. Un plafond peut être défini pour éviter les abus.
  • C’est à la structure de définir si elle souhaite rembourser au forfait ou en frais réels. Les frais réels impliquent que l’association rembourse le montant exact déclaré par le volontaire dans sa note de frais alors que le forfait implique que la structure rembourse une somme définie à l’avance, pas un euro de plus ou de moins. 

En général, il est recommandé aux associations de plutôt privilégier un remboursement en frais réels. Mais la méthode forfaitaire est toutefois très utilisée quand il s’agit de rembourser des frais kilométriques. 

 

Quelles sont les conditions du remboursement ?

L’administration fiscale procède régulièrement à des contrôles dans le secteur associatif pour vérifier si les associations ne traitent pas leurs bénévoles comme des salariés. Quand cela arrive, un juge peut ordonner qu’un contrat de travail soit établi pour le bénévole qui deviendra ainsi un salarié de l’association avec la rémunération et les droits qui s’y rattachent. 

C’est pourquoi, si vous vous chargez de la comptabilité d’une association, vous devez veiller à ce que les bénévoles soient bien remboursés pour leurs frais engagés, tout en limitant les abus. Ainsi, si le montant de la note de frais est trop élevé, l’administration fiscale peut considérer qu’il s’agit d’un salaire déguisé.

Pour éviter les erreurs et les abus, il faut encadrer la note de frais pour le bénévole d’une association. Voici les éléments qu’elle doit contenir :

  • Le nom et le prénom du bénévole ;
  • La nature de la dépense (repas dans un restaurant, trajet en voiture, etc.) ;
  • Son montant ;
  • Sa date ;
  • Le moyen de paiement utilisé par le volontaire ;
  • Le lien entre la mission du bénévole et sa dépense.

Le volontaire devra bien évidemment fournir un justificatif à la comptabilité de l’association.



Pourquoi faire une note de frais pour bénévole ?

Quand le salarié d’une association veut se faire rembourser des dépenses professionnelles, il doit obligatoirement fournir une note de frais. On pourrait croire que c’est facultatif pour un volontaire, mais il n’en est rien. La note de frais pour le bénévole d’une association est indispensable, car les contrôles sont nombreux. Il faut donc pouvoir être dans la possibilité de justifier à l’administration fiscale :

  • Que la dépense du bénévole a bien un lien avec la mission de la structure associative ;
  • Que le remboursement de la note de frais n’a pas dépassé le plafond fixé par l’URSSAF ;
  • Et donc qu’il ne s’agit pas de salariat déguisé, mais bien de volontariat. 


Notre outil de notes de frais peut à la fois être utilisé pour mieux gérer le remboursement des dépenses dans le milieu associatif, que cela concerne des salariés ou des bénévoles. Si votre association souhaite rendre plus efficiente la gestion des notes de frais de ses volontaires pour éviter les abus et respecter au mieux les règles fiscales en vigueur en France, n’hésitez pas à vous rapprocher de votre conseiller Jenji.

Romane Sisso