Les 10 règles d’or de la gestion de note de frais

La gestion des notes de frais est un enjeu majeur pour toutes les entreprises. Mais comment mettre en place un processus de gestion structuré ? Quelles sont les mesures qui permettent de gérer de manière efficace et simplifiée ses notes de frais ? Nous avons dressé pour vous une liste de 10 règles à suivre !


1. Définir une politique de dépenses transparente


C’est sans doute l’une des règles les plus importantes. Définir une politique de dépenses professionnelles claire, transparente et connue de tous est essentiel : en effet, celle-ci permet non seulement de contrôler, mais aussi de fluidifier les différentes étapes de gestion des notes de frais.

  • Par où commencer ? Nous vous donnons quelques exemples d’éléments à définir :
  • Les différents types de dépenses qui sont remboursées par l’entreprise ;
  • Les limites pour chaque type de dépenses ;
  • Les informations obligatoires à fournir pour justifier une dépense professionnelle ;
  • Le circuit de validation ;
  • Le mode de gestion des notes de frais (manuel, automatisé…) ;
  • Le délai de remboursement ;
  • Les sanctions éventuelles en cas de fraude.


Une bonne politique de gestion des dépenses professionnelles doit être à la fois simple et détaillée. L’objectif ? Éviter toute erreur et anomalie qui, même minime, peut impacter l’ensemble du processus de gestion des notes de frais.

 

2. Anticiper les frais


En tant qu’entreprise, vous devez veiller à anticiper les frais. C’est notamment le cas lorsque vos collaborateurs effectuent des dépenses importantes, dues à la nature de leurs missions. Il devient alors essentiel de prévoir les frais à engager pour chaque type de dépenses et d’établir une stratégie de gestion adaptée pour chacune d’entre elles.
A savoir : lorsque les frais engagés sont plus importants que prévu, les salariés peuvent demander à leur employeur une avance sur frais professionnels qui leur permet de couvrir leurs dépenses. Celle-ci peut être ponctuelle ou permanente (c'est-à-dire inscrite dans le contrat de travail).


3. Fixer un plafond pour chaque type de dépenses


Bien gérer ses notes de frais implique pour l’entreprise de définir un plafond pour chaque type de dépenses engagées : transports, frais de repas, hébergement, etc. Cette règle favorise un meilleur suivi et un plus grand contrôle des dépenses engagées par les salariés.
Bien évidemment, aucune note de frais ne doit dépasser les montants maximum définis par l’Urssaf (exemple : pour une indemnité de restauration sur le lieu de travail, le montant à ne pas dépasser est de 6,70€ ; il est de 19,10€ pour une indemnité de restauration hors du lieu de travail). En cas de dépassement, l’administration fiscale pourra en effet requalifier ces frais en avantages en nature. Mais, dans le cadre de ces limites légales, l’employeur peut également fixer ses propres règles. Pour plus d’informations sur les taux et barèmes, vous pouvez consulter cette page sur le site de l’Urssaf.


4. Récupérer la TVA sur les notes de frais


La TVA est rarement récupérée sur l’ensemble des notes de frais : complexe, chronophage, le processus effraie la plupart des entreprises. Or, toutes les notes de frais mises bout à bout représentent un total de TVA récupérable qui n’est pas à négliger. Pour rappel, la TVA est récupérable sur les frais de repas (y compris les repas d’affaires), les cadeaux d’entreprise et certains frais de déplacement (location et entretien de véhicules utilitaires notamment). Pour faire des économies, l’entreprise peut se doter d’une solution automatisée qui lui permettra de récupérer sans efforts la TVA sur les notes de frais. C’est simple et pratique.


5. Dématérialiser vos reçus et factures


Le saviez-vous ? Depuis 2017, les justificatifs numériques possèdent, aux yeux de l’administration, la même valeur probante que les justificatifs papier. Certaines conditions doivent cependant être respectées, notamment l’archivage sécurisé pendant 6 ans et la garantie d’authenticité du document (signature électronique, cachet…).


La dématérialisation des notes de frais a de nombreux avantages : gain de temps et de praticité, réduction des fraudes et des erreurs, accessibilité à distance… Autant de raisons de dire au revoir au traitement manuel des notes de frais.


6. Simplifier le circuit de validation


Inutile de créer d’innombrables niveaux d’approbation des notes de frais. Certes, c’est rassurant pour l’employeur : mais une telle stratégie fait aussi perdre beaucoup de temps. Pour fluidifier la gestion des notes de frais, il est donc recommandé de se limiter à 2 niveaux de validation maximum : par exemple, le supérieur hiérarchique et le comptable. Pour éviter tout risque d’erreur ou de fraude, misez plutôt sur l’utilisation d’une solution automatisée !


7. Contrôler la fraude aux notes de frais



La fraude aux notes de frais représente 15% des dépenses professionnelles des entreprises. Et elle expose ces dernières à des risques de redressement fiscal. Ce sont les raisons pour lesquelles il est important de mettre en place un dispositif de contrôle des notes de frais. Les solutions automatisées permettent, à ce titre, de faire barrage à la majorité des fraudes. Elles représentent un moyen efficace de détecter les anomalies et de diminuer les risques de tricherie.


8. Traiter les notes de frais au fur et à mesure


Le traitement “au fil de l’eau” est une technique particulièrement efficace de gestion des notes de frais. En prenant en charge les notes de frais au fur et à mesure, l’entreprise évite de se retrouver avec des piles de frais qui s’accumulent et de provoquer des retards de remboursement. Quant au salarié, il gagne du temps et il est remboursé rapidement des frais qu’il a engagés. Là encore, une solution automatisée est toute indiquée. On vous donne plus de détails dans le dernier point.


9. Fournir un moyen de paiement adapté


Simplifier encore tout le processus de gestion des notes de frais ? C’est possible ! Pour cela, l’employeur peut fournir à ses salariés un moyen de paiement adapté à leurs dépenses (par exemple : une carte de paiement virtuelle), directement relié au compte de l’entreprise et doté d’un plafond à ne pas dépasser. Les avantages : le salarié n’a pas besoin d’avancer les frais, et l’entreprise n’a aucun remboursement à effectuer par la suite.


10. Automatiser l’ensemble des notes de frais avec un outil dédié


La mise en place d’une solution automatisée est essentielle pour centraliser, gérer et simplifier le traitement des notes de frais. Finis les processus de validation interminables, les risques de fraudes et le manque de visibilité sur les dépenses professionnelles. Des outils comme Jenji sont là pour vous aider. Grâce à l'intelligence artificielle, nous auditons, analysons et optimisons l’ensemble de vos données de dépenses. Le résultat ? Un gain de temps, d’argent et de praticité. Si vous souhaitez mettre en pratique ces 10 règles d’or, n’hésitez pas à nous contacter pour bénéficier d’une démo personnalisée.

Vous avez des questions ? Toutes les réponses se trouvent dans notre Guide des notes de frais !

Jenji
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