Comment anticiper un contrôle URSSAF sur ses frais professionnels ?

Cyril Repussard, dirigeant fondateur de Mon Inspecteur (www.mon-inspecteur.fr) et ex-inspecteur URSSAF, répond aux questions les plus fréquentes sur les contrôles URSSAF en matière de frais professionnels. 

 

Les frais professionnels représentent-ils une part importante des redressements URSSAF ?

Oui, les redressements liés aux frais professionnels sont parmi les plus fréquents lors des contrôles URSSAF. Ils se classent en troisième position des thémes les plus fréquemment redressés, après les rémunérations non soumises à cotisations et les mesures dérogatoires en faveur de l’emploi.

Pour vous donner un ordre d’idée, en 2018, les frais professionnels ont représenté 121 millions d’euros de redressement (source : rapport ACOSS 2018). C’est donc un sujet à très fort enjeu en matière de contrôles à destination des entreprises.

 

Est-ce un sujet qui est fréquemment étudié par les inspecteurs lors des contrôles ? Si oui, comment les frais professionnels sont-ils analysés ? 

Compte tenu de la récurrence des redressements, il est évident que les notes de frais sont particulièrement vérifiées lors des opérations de contrôle. C’est un sujet particulièrement vaste, qui regroupe de nombreuses thématiques et pratiques différentes, et  les probabilités de rencontrer un contrôle des frais professionnels sont très élevées. 

En outre, les frais professionnels peuvent être analysés à la fois par le biais de la paie, mais aussi par celui de la comptabilité d’entreprise, ce qui permet aux inspecteurs de détecter facilement les mauvaises pratiques. Beaucoup d’entreprises l’ignorent, mais le contrôle URSSAF est avant tout un contrôle de la comptabilité. Il est donc peu probable de pouvoir passer au travers des mailles du filet.

 

Quelles sont les erreurs et/ou les risques les plus fréquents en ce qui concerne les frais professionnels ?

Les erreurs sont nombreuses ! Mais, personnellement, ce que j’ai pu constater lors de ma carrière et encore aujourd’hui au travers de mes audits, c'est principalement  :

  • L’absence de justificatif ;
  • Le non-respect de certaines limites de remboursement ;
  • Des remboursements de dépenses personnelles ne pouvant être prises en charge ; 
  • Le manque de détails et d’informations dans les notes de frais 
  • L’absence d’informations concernant les participants aux repas d’affaires (nom, fonction, société…). 

La liste est encore longue, mais ce sont les points qui ressortent le plus souvent.

Lorsque des anomalies de ce type sont constatées lors d’un contrôle, cela entraîne la perte de l’exonération de cotisations sociales des frais professionnels. 

En clair, cela signifie que tous les frais remboursés présentant une anomalie, sont alors considérés comme du salaire et soumis à cotisations sociales par l’inspecteur. L'employeur est donc tenu de payer les cotisations sociales sur les frais remboursés et remis en cause par l’inspecteur.

 

De manière plus détaillée, comment peut-on éviter ces erreurs ? 

Comme je le disais précédemment, tout réside dans la politique interne de l’entreprise et les processus qu’elle a mis en place. 

Il est nécessaire que l’employeur maîtrise déjà lui-même les règles relatives aux frais professionnels. Ensuite, il doit déterminer un cadre qui tient compte de ces règles et qui est cohérent avec ses pratiques et ses besoins.

Puis, il doit faire appliquer ce cadre à ses salariés et mettre en place des circuits de validation, à la fois pour contrôler le respect de la politique interne, mais aussi pour éviter la fraude.

Durant mes contrôles il m'est arrivé de constater assez régulièrement des anomalies sur les notes de frais des salariés. Ces anomalies laissaient penser à de la fraude de la part des salariés pour augmenter le montant de leur note et ainsi gagner de l'argent sur les frais. 

Parmi les situations les plus fréquentes on retrouve :

- des indemnités kilométriques fictives ou gonflées (un salarié est allé d'un point A à un point B, on constate sur internet que le trajet fait 15km, le salarié en déclare 20 ou 25 et cela plusieurs fois dans le mois). Cela lui permet d'être remboursé sur des montants plus importants.

- de fausses invitations au restaurant. Le salarié passe des notes de frais de restaurant qui sont en fait des repas en famille, parfois même le weekend.

- des tickets de carburant récupérés auprès d'amis pour se faire rembourser de l'essence qui n'a jamais été mise dans le véhicule.

Les possibilités sont nombreuses, mais si vos salariés sont obligés de respecter un cadre strict, respectueux des normes et des attentes de l’URSSAF, et qu’il existe des garde-fous pour vérifier et valider les notes de frais, alors les risques de redressements sont nuls. Un cadre bien délimité permet aussi à l’entreprise d’éviter que des salariés ne fraudent sur leurs notes de frais, ce qui est relativement fréquent.

Le plus difficile, c’est de définir le cadre.  Il faut pouvoir s’approprier les normes et les attentes de l’URSSAF, ce qui n’est pas toujours simple.

Pour ce faire,  le mieux est de se faire accompagner par des professionnels. A ce titre, je propose des audits et des formations. Il est également important de savoir choisir les bons outils, comme Jenji, pour la gestion au quotidien des notes de frais. Avec des outils efficaces, cela peut devenir un plaisir !

 

Avec votre vécu d’inspecteur, avez-vous un conseil en particulier à donner ? 

Oui : la communication entre les services doit être optimale !

En effet, la clé pour éviter les mauvaises pratiques URSSAF dans une entreprise, c’est de faire communiquer les services entre eux et avec le service RH/paie. Cela permet d’identifier les risques, et de pouvoir corriger le tir rapidement.

Le plus souvent, si les mauvaises pratiques perdurent, c’est qu’elles ne sont pas identifiées par les services RH/paie, alors qu’avec des réunions régulières et une communication efficace cela pourrait être facilement évité.

Lucie de Antoni