Qu’est-ce qu’une politique de voyage d’entreprise (PVE) ?
La politique de voyage d'entreprise (PVE) désigne l’ensemble des règles qui permettent à l'entreprise de gérer, contrôler et optimiser les dépenses des déplacements professionnels de ses collaborateurs, sans compromettre leur sécurité, leur commodité et leur travail.
Il s’agit d’un document qui encadre le plus précisément possible tous les aspects des déplacements des salariés de l’entreprise, depuis le process de validation du voyage jusqu’à l’hébergement, en passant par le mode de transport et l’ensemble des dépenses associées.
Référence commune destinée à tous les collaborateurs susceptibles de se déplacer dans le cadre de leur travail, elle joue un rôle de garde-fou en permettant d’éviter les dépenses démesurées ou inappropriées.
Si elle a vocation à servir de guide pour les salariés dans le cadre de leurs voyages d’affaires, les responsables financiers de l’entreprise (DAF ou comptables par exemple) peuvent également s’y reporter afin de valider ou refuser une note de frais, et ainsi justifier leur décision auprès d’un salarié.
Elle peut aussi être consultée en cas de contrôle de l’URSSAF pour vérifier la légitimité des notes de frais dans le cadre d’un déplacement professionnel.
Parmi les éléments essentiels qui doivent figurer dans toute politique de voyage, citons la procédure ainsi que l’outil de réservation choisis par l’entreprise, les achats remboursables et ceux qui ne le sont pas et toutes les informations liées à la sécurité et à l’assistance dont les voyageurs pourraient avoir besoin.
Enfin, au-delà des règles qu’elle contient, la politique de voyage d’entreprise traduit la culture de l’organisation en matière de mobilité professionnelle. Elle reflète également, par les outils qu’elle propose, l’adaptation (ou non) de l’entreprise à un contexte et des usages en pleine mutation.
Voyages d’affaires : la grande (r)évolution
Outre les restrictions et nouvelles obligations imposées aux voyageurs en raison d’une crise sanitaire qui continue de perturber les déplacements au niveau mondial, la Covid-19 a accéléré les transformations du travail et avec elles, celles du voyage d’affaires.
Un temps à l’arrêt, les déplacements professionnels reprennent progressivement. Selon un sondage réalisé en octobre 2022 l’association mondiale d’acheteurs et travel managers GBTA (Global Business Travel Association), leur volume est revenu à 63 % de leur niveau de 2019 pour les déplacements domestiques et à 50 % pour les voyages d'affaires internationaux. Mais comme pour beaucoup d’autres activités économiques, il y a, pour les voyages d’affaires, un « avant » et un « après » Covid.
Sous l’effet combiné de la crise sanitaire et de la prise de conscience environnementale des entreprises et des individus, de plus en plus soucieux de limiter leur impact sur la planète, on ne se déplace plus pour les mêmes raisons, moins systématiquement, et on le fait, dans tous les cas, différemment.
Une enquête menée par Ipsos révèle ainsi que trois voyageurs d’affaires sur cinq ont réduit leurs habitudes de vols à la suite de la pandémie. Une tendance confirmée par une étude d’Opinion Way pour la SNCF selon laquelle 62 % des voyageurs d’affaires affirment que leurs entreprises prennent de plus en plus en compte l’impact écologique et 70 % envisagent de choisir le train, plutôt que l’avion, pour leurs déplacements.
Par ailleurs, la transformation numérique facilite le développement de nouvelles façons de travailler qui remettent en cause les frontières physiques traditionnelles de l’entreprise. Avènement du télétravail, essor du bleisure - nouveau concept de voyage qui consiste à combiner les affaires et les loisirs -, les comportements des voyageurs évoluent et les contours du voyage d’affaires changent.
Enfin, les attentes des collaborateurs, et notamment celles des plus jeunes, ne sont plus les mêmes. Aspirant à plus d’autonomie et de flexibilité dans l’organisation de leur travail, ils ont adopté dans leur vie privée de nouveaux usages dématérialisés et souhaitent retrouver la fluidité que ceux-ci leur apportent dans leur vie professionnelle.
Il y a donc un réel enjeu RH à faire évoluer la politique de voyage et de frais de l’entreprise afin de que celle-ci atteigne sa cible, soit prise en main par les salariés et remplisse sa fonction première.
A la clé ? Process optimisés, gain de temps, coûts maitrisés et satisfaction des collaborateurs-voyageurs !
Responsables RH : intéressez-vous à la gestion des voyages d’affaires de vos collaborateurs !
Conseil n°1 : placez la satisfaction collaborateur au cœur de votre PVE
Pour mettre en place une politique de voyage efficace, pas de grand mystère : il faut écouter les utilisateurs ! C’est lorsqu’elles sont déconnectées des besoins réels des collaborateurs concernés par
les voyages d’affaires, tant sur le fond que sur la forme, que les politiques de déplacement des entreprises tombent en désuétude.
Pour qu’elle soit utile (et utilisée !), votre PVE doit refléter les usages et besoins de vos salariés en matière de voyages. En deux mots, la réussite d’une politique de voyage tient en grande partie à sa personnalisation. Le type d’activité, la nature des déplacements, leur fréquence, leur prévisibilité (ou non), mais aussi le profil de vos collaborateurs, tous ces éléments doivent-être pris en compte afin de définir une politique la plus réaliste possible.
Pourquoi ne pas s’enquérir régulièrement de la satisfaction de vos collaborateurs quant à la politique de votre entreprise afin de mieux cerner leurs besoins et identifier les points d’amélioration de votre PVE ?
Conseil n°2 : Pensez flexibilité
Donner un cadre qui permette d’en sortir, cela pourrait être une autre piste pour une politique de voyage efficace ! En effet, parmi les demandes les plus fréquentes des collaborateurs interrogés sur leurs besoins en matière de voyages professionnels, la flexibilité arrive en tête.
Liberté de choisir leur prestataire de voyage favori, de réserver en dehors de l’agence de voyage/de l’outil de réservation proposé par l’entreprise, possibilité de pouvoir prolonger leur séjour professionnel pour loisirs… les collaborateurs souhaitent désormais être acteurs de leurs déplacements.
D’un point de vue RH, tenir compte de cette demande de flexibilité peut-être un réel atout pour attirer et retenir les talents.
Conseil n°3 : Intégrez la technologie
Dernier conseil pour que votre politique voyage soit exploitable : pensez à la numérisation et à l’automatisation des processus.
La nouvelle génération d'employés attend de l’entreprise qu’elle lui fournisse des outils mobiles, simples, rapides et efficaces à utiliser, à l’image de ceux qu’ils utilisent dans leur vie personnelle.
Sur la forme, votre PVE doit donc être conforme aux usages de vos collaborateurs et de l’entreprise. Un document Word ou un PDF ne suffisent plus ! La politique de voyage d’affaires doit être intégrée à vos outils technologiques qui peuvent prendre en charge le processus de validation du voyage, sa réservation, les notes de frais, etc.
Exemple le plus évident, la digitalisation des notes de frais via la numérisation de la collecte des reçus (les reçus électroniques sont acceptés légalement dans le monde entier) permet d’accélérer considérablement les processus de gestion, simplifiant la vie du voyageur d’affaires comme celle du gestionnaire de voyage.
Passez à l’action !
Bien plus qu’un simple outil visant l’optimisation des coûts des mobilités, la politique de voyage se trouve aujourd’hui au cœur des enjeux clés auxquels sont confrontées les entreprises. Étroitement liée à leurs engagements RSE, aux nouveaux modes de travail, au bien-être des collaborateurs et à l’attraction de nouveaux talents, la PVE devient un sujet RH à part entière.
Un sujet sur lequel Silae, spécialiste de la digitalisation des ressources humaines et Jenji, logiciel de notes de frais, peuvent vous accompagner !