Comptabilité des notes de frais : challenges et opportunités

La comptabilité des notes de frais se situe au cœur de la gestion des frais professionnels. La note de frais concerne la justification des frais engagés par les salariés et dirigeants pour leur entreprise. Le remboursement de ces notes de frais est intégré à la comptabilité, qui doit faire état de mouvements justifiés et réguliers sur les comptes. Pour optimiser cette gestion, il est indispensable de bien comprendre les fondements et évolutions de la comptabilité des notes de frais.

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Pour optimiser cette gestion, il est indispensable de bien comprendre les fondements et évolutions de la comptabilité des notes de frais :
  • À quoi correspond la comptabilité des notes de frais ?
  • Comment comptabiliser une note de frais ?
  • Comment la comptabilité des notes de frais a-t-elle évolué ?
  • Comment les nouvelles technologies ont-elles révolutionné la comptabilité des notes de frais ?
  • Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion pour la comptabilité des notes de frais ?

Qu'est-ce que la comptabilité des notes de frais ?

Les notes de frais correspondent aux frais engagés par les salariés et les dirigeants d'entreprise, dans le cadre de l'activité professionnelle. L'entreprise est obligée de rembourser ces frais, lorsque les dépenses sont justifiées. Ces remboursements figurent donc logiquement au sein de la comptabilité de l'entreprise.


Les notes de frais à rembourser


Il y a plusieurs catégories de frais professionnels à rembourser pour l'entreprise. Dans tous les cas, les frais doivent avoir été engagés dans le cadre de l'activité professionnelle. Enfin, certains frais sont obligatoirement remboursés et d'autres sont facultatifs.


Les types de frais professionnels


Les frais remboursables par l'entreprise sont très variés. La plupart se retrouvent toutefois dans l'une de ces catégories :

  • Restauration : frais de repas
  • Frais de transport et déplacement : billets de train ou d'avion, parking, voiture de location.
  • Hébergement lors des voyages d'affaires
  • Frais de réception (repas clients par exemple) et cadeaux clients


Les modes de remboursement


L'entreprise décide avant les dépenses comment elle va rembourser les frais professionnels engagés. Le mode de remboursement est décidé par la politique de note de frais de l'entreprise.
Il y a deux possibilités pour rembourser les frais professionnels :

  • Le remboursement forfaitaire
  • Le remboursement au réel

Pour le remboursement forfaitaire, l'employeur décide en avance le montant qui sera remboursé pour une dépense donnée. Par exemple, les frais de restaurant pour les clients.
La personne engageant la dépense sera remboursée le montant forfaitaire prévu, quel que soit le montant réel utilisé.

Pour le remboursement au réel, la somme effectivement dépensée et justifiée est intégralement remboursée.


La comptabilité des notes de frais


Le remboursement des notes de frais est encadré par la loi. L'entreprise a notamment l'obligation de produire un justificatif pour le remboursement au réel. Certains frais professionnels sont exemptés de cotisations sociales. C'est pourquoi un contrôle est exercé sur les notes de frais, et l'entreprise risque un redressement fiscal lorsque les frais remboursés ne sont pas justifiés.

Les notes de frais remboursées sont intégrées à la comptabilité. Les remboursements doivent se faire dans le cadre du plan comptable général (PCG). Une erreur de comptabilité se termine très généralement en redressement fiscal l'année suivante. Il est donc crucial d'intégrer correctement les notes de frais à la comptabilité de l'entreprise.

 

Comment enregistrer la comptabilité des notes de frais ?


Le service comptabilité enregistre les notes de frais au sein de la comptabilité. À ce stade, les chefs d'équipe ont normalement déjà vérifié les justificatifs. Toutefois, le comptable peut tout de même exercer un contrôle qualitatif, en particulier pour vérifier les plafonds de dépenses.

Les modes de remboursement (forfait et réel) n'ont pas d'incidence sur la comptabilité des frais professionnels. Toutes les dépenses de frais professionnels sont enregistrées dans les charges, le compte de classe 6. Plus précisément, il s'agit du compte de charges externes (compte de classe 62).


Les comptes à utiliser pour comptabiliser une note de frais


La majorité des frais professionnels sont à comptabiliser dans le compte 625. Les cadeaux vont toutefois figurer au compte 623. Le type de dépense va déterminer le compte charges à utiliser pour la comptabilité.


Les voyages et déplacements


Le compte 6251 permet d'enregistrer les frais de voyages et déplacements. Il s'agit de tous les frais de déplacement du personnel, lorsque le voyage n'est pas lié à d'autres frais.
Cela correspond donc aux frais de train ou d'avion, frais de stationnement, frais de péages, etc.

Les indemnités kilométriques sont comptabilisées au compte 6414 "indemnités et avantages divers". Pour une location de véhicule lors d'un déplacement en France ou à l'étranger, il faut utiliser le compte 6135.

Attention, les remboursements de frais de transport domicile-travail, sont comptabilisés dans le compte 647 "autres charges sociales".


Les frais de mission


Les frais de mission sont comptabilisés dans le compte 6256 "missions". Il s'agit des frais engagés par les collaborateurs lorsqu'ils sont en mission pour l'entreprise. La comptabilisation des frais de restaurant (hors invitation client) se fait sur ce compte.
Ce compte couvre tous les frais liés à la mission. Les frais de transport dans le cadre d'une mission sont comptabilisés sur ce compte et non sur le compte 6251. Il en va de même pour les frais de restauration liés à la mission.


Les frais de réception


Le compte 6257 "Réceptions" permet de comptabiliser tous les frais de restauration en cas d'invitation clients. Les frais de restauration sans invitation client sont comptabilisés au compte 6256.


Les cadeaux clients


Pour la comptabilisation des cadeaux achetés par un collaborateur et offerts aux clients ou prospects, le compte à utiliser est le compte 6234 "cadeaux à la clientèle".


Les frais de télécommunication


Lorsqu'un collaborateur effectue des dépenses de télécommunication pour le compte de l'entreprise, il faut l'inscrire au compte 626 "frais postaux et de télécommunication". Ce compte concerne par exemple les frais d'appels téléphoniques.



Comment saisir un remboursement de note de frais


La saisie des notes de frais est une étape obligatoire pour le remboursement. En comptabilité, toute opération doit être enregistrée dans deux comptes : une opération de débit et une opération de crédit. Pour le remboursement des notes de frais, l'opération de débit est inscrite sur les comptes charges et l'opération de crédit est inscrite sur le compte 421 "personnel - rémunération due".


Débiter les comptes de charges


L'enregistrement comptable des notes de frais commence par l'inscription du montant hors taxes (HT) de la dépense sur le compte charges concerné.


Débiter le compte de TVA déductible


Lorsque la TVA est déductible, c’est-à-dire lorsque la TVA est récupérable, le montant de la TVA est inscrit au débit du compte 4456 "TVA déductible".


Frais soumis à cotisations sociales


Certains frais professionnels sont soumis à cotisations sociales. Dans ce cas, la partie concernée par les cotisations sociales doit être inscrite au compte 6441 "indemnités et avantages divers". La partie non concernée par les cotisations figure dans le compte charges.


Créditer le compte 421


En contrepartie du débit sur les comptes charges et TVA, le montant toute taxe comprise (TTC) doit être crédité sur le compte 421 "personnel - rémunérations dues".
Attention, pour un remboursement donné, le montant inscrit au crédit du compte 421, doit correspondre à la somme des montants inscrits au débit des comptes charges et TVA.


Exemple de comptabilité des notes de frais


Ci-dessous, l’exemple de la comptabilisation de frais de restauration d’un montant total de 60€.

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Comment effectuer le remboursement ?


Les frais professionnels remboursés sont généralement indiqués sur la fiche de paie, en net ou en brut selon l'assujettissement aux cotisations sociales. Le remboursement est donc effectué à l'occasion du paiement du salaire.

Toutefois, la politique de comptabilité des notes de frais peut prévoir des remboursements en dehors du paiement du salaire mensuel. Dans ce cas, les remboursements sont séparés et interviennent généralement à une date fixe : chaque semaine ou toutes les deux semaines par exemple.

Quelles évolution de traitement pour la comptabilité des notes de frais ?


Depuis quelques années, l'intelligence artificielle (IA) révolutionne le monde du travail et les expériences métier. C'est le cas de la comptabilité.


La comptabilité informatisée traditionnelle


Avec le développement des systèmes informatisés, la comptabilité est principalement passée par l'utilisation des tableurs Excel.

Des logiciels de comptabilité ont été développés, mais ces derniers requièrent toujours l'intervention humaine, même pour les simples tâches d'enregistrement des données.
L'utilisation de ces modèles de comptabilité est très fastidieuse, et donc particulièrement coûteuse pour l'entreprise.

Pour les grandes entreprises, les opérations comptables étant nombreuses, la comptabilité est une véritable usine à gaz. Le risque d'erreur est démultiplié et risque là aussi de coûter cher à l'entreprise en cas de redressement fiscal.

Pour les petites entreprises, le service comptabilité est souvent limité à une seule personne. Même si les opérations comptables sont moins nombreuses que pour les grandes entreprises, une équipe très réduite ne permet pas un contrôle efficace et augmente là aussi le risque d'erreur.


La révolution de l'IA pour la comptabilité


Les nouvelles technologies numériques sont désormais appliquées à la comptabilité. Ces avancées technologiques permettent aux comptables de se recentrer sur leur métier, et aux entreprises de gagner un temps précieux en réduisant les coûts.

Les nouvelles fonctions permettent notamment d'extraire automatiquement les données comptables de documents papiers (comme les factures) : date, montant, TVA et autres informations liées à la dépense. Les frais professionnels peuvent également être transmis en temps réel aux services de comptabilité, pour un remboursement plus rapide. Tout ceci est possible depuis que les notes de frais numériques ont été acceptées par l’administration fiscale.

Désormais, des solutions intelligentes comme Jenji proposent un traitement automatisé des notes de frais, et intègrent une gestion comptable optimisée. Studio est un outil d’audit et de reporting des dépenses proposé par Jenji. Le module propose une analyse pointue des données de dépenses pour optimiser ces dernières.