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Fédération Française de Rugby

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Association

La Fédération Française de Rugby, est une union d’association régie par la Loi 1901. Elle a pour objectif de promouvoir et d’orchestrer le rugby amateur sur le territoire français ainsi que d’accompagner les équipes de France.

  • 156 salariés
  • 6 000 dépenses annuelles
  • 127 utilisateurs actifs

Vers une solution capable de gérer des convocations individuelles

 

Les enjeux inhérents à l’activité de la FFR consistent en sa capacité de prendre en charge les frais d’une population d’utilisateurs à la fois importante (+ 10 000 personnes), très hétérogène (médecins, entraîneurs, joueurs, stagiaires...) et mobile en France comme à l’étranger.

Il faut associer le bon manager à chaque dépense en fonction du code budgétaire renseigné dans la convocation. Avant Jenji, cette association était faite manuellement par des équipes internes qui devaient acheminer les dépenses dans chaque service.

Les équipes projet de Jenji ont réussi à concevoir et automatiser un processus adapté aux contraintes de la FFR en s’appuyant sur les intégrations des applications mobiles et sur la capacité à déployer des workflows dynamiques. Chaque utilisateur peut ainsi retrouver sur son mobile toutes ses convocations et y rattacher très simplement ses dépenses.
L’ensemble des dépenses est automatiquement acheminé au bon responsable budgétaire en fonction des axes analytiques pour validation. Après contrôle, ces données sont intégrées dans l’ERP comptable de la Fédération

 

La mise en place de connecteurs spécifiques au contexte de la FFR

 

La FFR possède un contexte comptable très particulier auquel il fallait que Jenji s’adapte
parfaitement. La mise en place d’un connecteur dédié a permis de récupérer les données de chaque convocation créée dans le système interne à la FFR.
Lors de la création d’une dépense, le licencié, le médecin ou toute personne habilitée par la FFR accède ainsi uniquement à ses propres données. Celles-ci sont ensuite associées aux axes analytiques pour être mises à disposition lors de la génération des écritures comptables en fin de mois.

 

L’automatisation de la gestion des dépenses : la solution à une tâche très chronophage

 

Le déploiement de Jenji a été réalisé de manière progressive. La solidité technique de la solution a été rapidement validée, ainsi que sa parfaite intégration au sein de l’écosystème de la FFR grâce à un panel d’utilisateurs test déterminé en amont.
La mise en place d’une automatisation a finalement permis de supprimer une tâche chronophage et fastidieuse initialement gérée par le siège.

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“La mise en place de Jenji a permis de remettre à plat certains process, comme l’éclatement de la TVA déductible qui compliquait la vie de tous les collaborateurs et que nous avons pu abandonner.”

Guillaume-Faynel

Guillaume Faynel
Chef de Projet IT Senior,
MAN Truck & Bus

“Jenji s’inscrit comme la solution pionnière de notre démarche de digitalisation. Les performances de l’outil et le gain de temps induit pour les équipes de Keensight Capital nous ont conforté et nous poussent à poursuivre activement cette démarche au-delà de la gestion des notes de frais.”

Adrien-VanEynde

Adrien Van Eynde
Directeur Financier,
Keensight Capital

“La transition vers la dématérialisation de mes notes de frais s’est très bien passée. J’ai trouvé que l’outil était simple à utiliser. Depuis, je fais tout de mon portable quelque soit l’endroit du monde où je me trouve.”

Annick Hayraud FFR

Annick Hayraud
Manager de l’équipe de France féminine de Rugby à XV,
FFR

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