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Was Sie bei der Formulierung einer Reise- und Ausgaben-Richtlinie beachten müssen

Nach den Lockdowns wächst die Anzahl der Geschäftsreisen wieder stetig. Selbstverständlich halten sich die allermeisten Unternehmen an die weiter unten beschriebenen gesetzlichen Bestimmungen zu Dienstreisen, fahren jedoch keine klare Linie was das interne Ausgabenmanagement angeht. Falls Sie Ihr Unternehmen wiedererkennen: Die wichtigsten gesetzlichen Bestimmungen und damit verbundene Tipps zur Formulierung eindeutiger Richtlinien erhalten Sie hier.

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Reisekosten: Warum Sie nach drei Monaten Auswärtstätigkeit leer ausgehen könnten

Sind Sie länger als drei Monate für Ihr Unternehmen unterwegs, kann Ihr Anspruch auf eine Rückerstattung der Reisekosten für die Dienstreise entfallen. Sind Sie weniger als drei Monate für Ihr Unternehmen unterwegs, haben Sie  für den gesamten Zeitraum Anspruch auf eine Reisekostenrückerstattung. Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands, der Ihnen in der Zwischenzeit zusteht, setzt sich aus verschiedenen Faktoren zusammen, die Sie hier nachlesen kannst. Worauf Sie genauer achten müssen , damit Sie nach drei Monaten Geschäftsreise nicht ohne Reisekostenpauschale ausgehen, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.

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Was muss ich aufheben? Aufbewahrungsfristen und -pflichten für Belege und Dokumente

Geschäftsreisen bedeuten für die Mitarbeiter:innen eines Unternehmens immer auch, dass sie im Nachhinein eine Reisekostenabrechnung samt Fahrtkosten und Spesen bei ihrem Arbeitgeber einreichen müssen. Alle Buchungsbestätigungen, Belege und Quittungen müssen sachgerecht beim Arbeitgeber eingereicht und von diesem aufbewahrt werden. Je nach Dokumententyp schreibt das deutsche Steuerrecht eine Aufbewahrungsfrist von 6 bis 10 Jahren vor. Die Aufbewahrungsfrist meint den Zeitraum, in dem aufbewahrungspflichtige Schriftstücke archiviert werden müssen. Die Dokumente müssen in einer Art und Weise archiviert werden, dass sowohl die Unternehmen selbst als auch das Finanzamt bei Steuerprüfung problemlos darauf zugreifen können.

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Welche Pauschalen stehen mir auf Dienstreisen in Deutschland zu?

Für die korrekte Berechnung der Verpflegungspauschalen müssen Sie verschiedene Posten berücksichtigen. Damit Sie ihre Reisekostenabrechnung korrekt einreichen können, haben wir hier für Sie die grundlegenden Charakteristika einer Dienstreise zusammengefasst und verschaffen Ihnen einen Überblick über die verschiedenen Pauschalbeträge.

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Was ist eine Spesenabrechnung?

Die Spesenabrechnung ist das Herzstück des betrieblichen Spesenmanagements. Die Spesenabrechnung ist der Nachweis von Ausgaben, die Mitarbeiter und Führungskräfte für ihr Unternehmen getätigt haben. Die Erstattung dieser Spesenabrechnungen ist in das Buchhaltungssystem integriert, das begründete und regelmäßige Bewegungen auf den Konten nachweisen muss. 

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Spesenbelege verloren?

Die Herkunft von Ausgaben in Spesenabrechnungen nachzuweisen ist eine gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen. Doch bevor es zur Überprüfung durch das Unternehmen kommt, muss der Mitarbeitende seine Ausgaben durch Quittungen belegen.

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