Die Erstattung der Mehrwertsteuer auf Spesenabrechnungen ist ein wichtiges Thema für Unternehmen. Die Spesenmanagement-Software ist ein leistungsstarkes Optimierungswerkzeug, das Unternehmen zur Verfügung steht. Es ist auch notwendig, eine an das Unternehmen angepasste Konfiguration zu nutzen, da sonst die Technologie nicht ihr volles Potenzial entfaltet. Claudia Marie-Huet, MwSt.-Managerin bei Ayming, erläutert die Bedeutung der Software zur Verwaltung von Spesenabrechnungen und deren Konfiguration zur Optimierung der MwSt.-Erstattung.

Was ist Ihre Erfahrung bei Ayming?

Ayming ist ein Beratungsunternehmen für Unternehmensleistung, das sich auf vier Fachgebiete konzentriert: Personalleistung, Innovation, Tätigkeiten und Steuern. Unsere 1.300 Mitarbeiter in 15 Ländern in Europa, Nordamerika und Asien unterstützen mehr als 20.000 Kunden bei ihren Aktivitäten innerhalb der Europäischen Union und international.

Ayming ist ein Spezialist für Mehrwertsteuerrückerstattung und -sicherheit mit vier Arten von Unterstützung: Erstattung ausländischer Mehrwertsteuer, deklaratives EU- und Nicht-EU-Management, Implementierung der Dokumentation zum zuverlässigen Prüfpfad und Mehrwertsteuerrückerstattung für Spesenabrechnungen.

Was sind die wichtigsten Trends, die Sie als Experten im Zusammenhang mit der Erstattung der Mehrwertsteuer festgestellt haben?

Unsere Aktion konzentriert sich hauptsächlich auf die Erstattung ausländischer Mehrwertsteuer, d. h, der Mehrwertsteuer, die ein Unternehmen in einem anderen Land zahlt. Die Abzugsfähigkeitsregeln für diese Mehrwertsteuer können von den im Land des Unternehmens geltenden abweichen, was den Rückforderungsprozess erschwert.

Ein wichtiger Teil der Bedürfnisse unserer Kunden betrifft daher ihre Anträge auf Mehrwertsteuerrückerstattung in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union, aber auch außerhalb der EU. Wir bieten auch Unterstützung für die verschiedenen lokalen Mehrwertsteuererklärungen an, über die wir die auf Einkäufe anfallende Mehrwertsteuer abziehen.

Haben Sie bestimmte Trends bei Management-Tools zur Erstattung der Mehrwertsteuer auf Spesenabrechnungen festgestellt?

Die Spesenabrechnungen beziehen sich auf nationale Ausgaben, aber auch auf europäische oder sogar weltweite. Es gibt daher verschiedene Methoden, um die Mehrwertsteuer zurückzufordern, indem Sie nur an den Spesenabrechnungen arbeiten.

Einige Unternehmen haben noch keine Tools zur Verwaltung von Spesenabrechnungen implementiert. Der Mangel ist real, da diese Unternehmen entweder die Erstattung der Mehrwertsteuer auf Spesenabrechnungen aufgegeben haben oder die Buchhaltung mit zusätzlichen Dienstleistungen belasten.

Für Unternehmen, die ein Tool zur Verwaltung von Spesenabrechnungen eingerichtet haben, stellt sich die Frage, wie das Tool konfiguriert werden soll, was sich auf den Mehrwertsteuer-Erstattungssatz auswirkt. Ohne eine Konfiguration, die mit der Ausgabenpolitik und insbesondere den Regeln für die Abzugsfähigkeit vereinbar ist, ermöglicht das Verwaltungstool keine vollständige und sichere Erstattung der Mehrwertsteuer.

Darüber hinaus bedeutet die Einführung eines speziellen Tools nicht unbedingt, dass das Unternehmen die richtige Wahl für die Verwendung trifft. Beispielsweise legen einige Unternehmen dem Mitarbeiter eine sehr detaillierte Erfassung seiner Ausgaben auf, um die Mehrwertsteuer besser zurückerhalten zu können. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Software eine Verwaltung bietet, die nicht vollständig automatisiert ist, und das Unternehmen sich für eine sehr detaillierte Aufzeichnung der Spesenabrechnung entscheidet. Es besteht dann das Risiko, dass der Mitarbeiter viel Zeit damit verbringt, eine zusätzliche Aufgabe auszuführen, die normalerweise in die Zuständigkeit des Buchhalters fällt. Durch die Verwendung eines Tools zur Verwaltung von Spesenabrechnungen wird diese zusätzliche Arbeitsbelastung vermieden und gleichzeitig die Erstattung an den Mitarbeiter und die Erstattung der Mehrwertsteuer gewährleistet.

Haben Sie mit der COVID-Krise die Entstehung neuer Bedürfnisse bemerkt? Wie sind Unternehmen mit der Verwaltung der Mehrwertsteuer umgegangen?

Die mit COVID verbundene Gesundheitskrise hat von Aktivität zu Aktivität ganz unterschiedliche wirtschaftliche Auswirkungen gehabt. Tätigkeitsbereiche wie E-Commerce oder Massenvertrieb entwickelten sich im Jahr 2020 recht gut, während andere Sektoren wie die Herstellung von Transportmitteln, Hotelgewerbe und Gastronomie unter dieser Krise litten.

Insgesamt haben sich die Buchhaltungsdienstleistungen in Bezug auf die Mehrwertsteuer, unabhängig davon, ob sich Unternehmen in Schwierigkeiten befinden oder nicht, eher auf ihre Haupttätigkeiten konzentriert, d. h. vor allem auf die Ausstellung von Verkaufsrechnungen, dann auf die Verwaltung von Kaufrechnungen und insbesondere auf ihre Meldepflichten, um keine Bußgelder auferlegt zu bekommen oder sich selbst einem Kontrollrisiko auszusetzen. Aktivitäten, die als zeitaufwändig angesehen werden, wurden vollständig vernachlässigt, und die Erstattung der Mehrwertsteuer ist eine davon.

Spesenabrechnungen waren in Unternehmen schon immer ein wichtiger Ausgabeposten. Während der Lockdowns haben Unternehmen gesehen, dass diese Ausgabenposten gesunken sind. Diejenigen, die nicht mit einem Tool zur Verwaltung von Spesenabrechnungen ausgestattet waren, fanden es schwierig, ihre aktuellen Ausgaben zu verwalten, da sie zuerst die Belege vorlegen mussten, was sich bei der Implementierung der Telearbeit als sehr kompliziert erwies. Die Finanziers hatten ihrerseits keine Einsicht in die bereits angefallenen und daher zu erstattenden Kosten.

Wie kann die Mehrwertsteuer einem Unternehmen helfen, seine Ergebnisse zu erzielen?

Je nach Land kann die Mehrwertsteuer den Preis einer Dienstleistung um 17 bis 27 Punkte erhöhen, ein beträchtlicher Betrag, dessen Vernachlässigung insbesondere angesichts der mit der Gesundheitskrise verbundenen wirtschaftlichen Situation schade wäre.

Durch die Annahme einer geeigneten Strategie zur Rückgewinnung können Unternehmen somit ihre Ausgabenposition durch die Erstattung der Mehrwertsteuer reduzieren und somit ihre Kassenführung beeinflussen. Es ist einer der Schlüssel zur operativen und finanziellen Leistung von Unternehmen, um mit ihren Konkurrenten wettbewerbsfähig zu bleiben.

Wie kann Technologie diese Komplexität reduzieren und warum ist dies ein so großes Problem für Unternehmen?

Während die Funktionsweise der Mehrwertsteuer offensichtlich einfach ist – Erstattung oder Zahlung des Restbetrags zwischen erhobener Mehrwertsteuer und abzugsfähiger Mehrwertsteuer – liegt die Schwierigkeit in den Ausnahmen und Besonderheiten der örtlichen Mehrwertsteuer und den geltenden Sätzen. Die Technologie wird dazu beitragen, diese Komplexität zu reduzieren.

Um die MwSt.-Erstattung zu optimieren, muss sich das Unternehmen auf eine gute Sichtbarkeit seiner Flüsse verlassen können, um die richtigen Hebel für die Erstattung gemäß den geltenden Anforderungen zu ermitteln. Ein Tool zur Verwaltung von Spesenabrechnungen bietet eine Echtzeit-Kategorisierung von Ausgaben innerhalb eines definierten Zeitraums mit Ad-hoc-Dokumentation. Mit der Software kann das Unternehmen die Mehrwertsteuer rechtfertigen und sichern.

Dazu muss die Konfiguration an jedes Unternehmen angepasst werden, da ansonsten die Verwaltung nicht wirklich optimiert wird. Unternehmen fordern uns daher zu dieser optimalen Konfiguration auf, um die volle Leistungsfähigkeit des Management-Tools nutzen und ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern zu können.