Einfach digital: Wie Ihr Unternehmen bis zu 25 Prozent der Kosten für das Spesenmanagement sparen kann

Dienstreisen durch die kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) Deutschlands nehmen wieder zu. Gerade in mittelständischen Unternehmen sollen die Geschäftsreisen bis Ende des Jahres wieder bis zu 50 Prozent des Vorkrisenniveaus erreichen.  Doch mit den Dienstreisen kommen auch die Reisekostenabrechnungen und in vielen Unternehmen fällt damit auch ein viel zu aufwändiges Ausgabenmanagement an. Dabei ist die Lösung so einfach.

Vor der Rückkehr von Dienstreisenden graut es vielen Mitarbeiter:innen in der Buchhaltung. Während vor ihnen eine Sammlung von einzelnen Rechnungen und Quittungen zur Abrechnung liegt, tippen die Mitarbeiter:innen fleißig jeden einzelnen Posten ins System. Hier ist ein Pauschalbetrag anzusetzen, dort die Verpflegungspauschale um 40 Prozent zu kürzen und wegen der Reiserichtlinie des Unternehmens ganz genau auf die Kürzung der Tagespauschale nach 14 Tagen Dienstreise zu achten. Klingt kompliziert und zeitintensiv? Ist es auch – dabei könnte alles digitalisiert und automatisch berechnet werden. Viele kleine und mittelständische Unternehmen sträuben sich jedoch noch vor der Digitalisierung. Ein großer Fehler, denn hier lässt sich oft am meisten sparen.

Von Stunden zu Sekunden

Wo manuell Daten eingetragen werden, treten unweigerlich Fehler auf. Der Mensch neigt zu Konzentrationsschwankungen und kann keine absolute Fehlerfreiheit gewährleisten. Somit kommt es vor, dass doppelt abgerechnet wird oder falsch eingetragene Werte freigegeben werden. Dadurch entstehen Unternehmen schon Schäden, wenn nur ein Komma an der falschen Stelle gesetzt wird. Setzen KMUs auf die richtige digitale Lösung, können Angestellte ihre Rechnungen schon während der Dienstreise mit dem Smartphone einscannen. Eine KI (künstliche Intelligenz) wertet die Rechnung dann aus, trägt automatisch den Wert der Rechnung ein und ordnet diese dem/der jeweiligen Mitarbeiter:in zu. Dies kann, im Gegensatz zu stundenlanger manueller Arbeit, in Sekunden geschehen. Der gesamte manuelle Prozess kann also schon während der Dienstreise der Angestellten abgewickelt werden.

Von unscheinbar zu auffällig

Vor Kurzem berichteten wir über Spesenbetrug. Wenn auch selten, versuchen manche Mitarbeiter:innen die großzügigen Reiserichtlinien auszunutzen. Auch hier entstehen mitunter hohe finanzielle Schäden. Die Betrugsfälle reichen hier von zu hohen Fahrtkosten bis hin zu privaten Rechnungen, die nur scheinbar mit der Geschäftsreise in Verbindung stehen. Smarte Software kann durch die Nutzung einer künstlichen Intelligenz dafür sorgen, dass diese Einzelfälle erkannt werden. Beispielsweise kann durch die Anbindung eines Kartendienstes wie Google Maps die eingereichte Fahrzeit und Strecke abgeglichen werden. Bei zu hohen Differenzen meldet das System die Abweichungen automatisch an eine/n Mitarbeiter:in in der Buchhaltung.

Von lästig zu angenehm

Das neue Jahr bringt neben neuen Zielen auch die Steuererklärung mit sich. Wenn dazu alle Kosten des Ausgabenmanagements manuell für die Steuern aufbereitet werden müssen, wird es zeitaufwändig. Nicht selten vergehen dabei Tage oder Wochen nur für den Steueranteil der Spesen. Gehen Unternehmen ihr Spesenmanagement jedoch digital an, reicht ein einfacher und vor allem automatischer Export der Daten mit den gewünschten Filtern. 

Von unsichtbar zu deutlich

Eine komplette Neuerung für viele KMUs: Potenziale in den Reisekosten erkennen. Durch die automatische Auswertung von Spesenabrechnungen können Statistiken erstellt werden. Hier zeigen sich oft Muster, die durch die manuelle Bearbeitung nicht erkennbar wären. Diese Muster helfen Ihren Angestellten, die Wirkungen der Spesenrichtlinien des Unternehmens besser zu verstehen. So profitieren nicht nur Ihre Mitarbeiter:innen von der Digitalisierung des Spesenmanagements, sondern das gesamte Unternehmen spart auch Geld.

Die Lösung heißt Jenji

Mit Jenji kann das gesamte Spesenmanagement von Unternehmen digital abgebildet und verwaltet werden. Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz können Unternehmen ihre Daten im Detail analysieren. So können sämtliche Prozesse rund um das Thema Ausgabenmanagement optimiert werden.

Mit Jenji Studio lässt sich das gesamte Spesenmanagement zudem visuell darstellen. Dies hilft der Buchhaltung, die Auswirkungen von Spesenrichtlinien zu verstehen, Einblicke in das Ausgabeverhalten zu gewinnen und vor allem unnötige Ausgaben schnell zu erkennen und in der Folge zu verhindern. So können finanzielle Fragestellungen auf Basis einer fundierten Grundlage beantwortet und entschieden werden.

Mit Jenji Pay bekommen Ihre Angestellten eine virtuelle oder wahlweise physische Kreditkarte, die unmittelbar mit einem Team oder Einzelpersonen im Ausgabenmanagement verbunden ist. So müssen zukünftig keine Rechnungen mehr gescannt und manuell den Personen im System zugewiesen werden. Das vereinfacht die Reisekostenabrechnung auch für Ihre Angestellten.

Ein modernes Spesenmanagement kann die Effizienz Ihres Unternehmens steigern. Jenjis Lösung ermöglicht Ihnen die automatisierte und damit fehlerfreie Verarbeitung von Belegen und Rechnungen. Das Spesenmanagement mit Jenji führt nicht nur zu einer Kostenreduzierung und einer Steigerung der Rentabilität Ihres Unternehmens, sondern hilft dabei, eine konsistente Spesenpolitik zu entwickeln und zu implementieren.

Maria Khizhniakova