Wichtige Fragen zu Ihrem RFP für die Ausgabenverwaltung

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Holen Sie mehr aus dem RFP-Prozess für die Ausgabenverwaltung heraus

Während Unternehmen ihre Möglichkeiten zur Optimierung von Betriebsabläufen bewerten, ist die Automatisierung der Ausgabenverwaltung eine eindeutige Lösung. 

Und während es oft als eine taktische Lösung angesehen wird, ist die Realität, dass die heutige Automatisierungssoftware für die Ausgabenverwaltung Ihre unternehmensweiten Pläne für die digitale Transformation unterstützen kann.

Bei der Ausgabe eines RFP für die Ausgabenverwaltung sollten Sie Ihre strategischen Ziele im Auge behalten. Dies hilft Ihnen, die Anbieter zu identifizieren, die am besten zu Ihren Geschäftszielen passen, wenn es um die Reduzierung der manuellen Arbeit bis zur automatisierten Betrugserkennung geht. 

 

So beurteilen Sie Anbieter für die Ausgabenverwaltung

Eine der größten Herausforderungen, mit denen Teams bei der Ausgabe eines RFP konfrontiert sind, ist die Frage, wie die verfügbaren Anbieter die digitale Transformationsstrategie Ihres Unternehmens unterstützen können. 

Wenn Sie strategische Ziele nicht in Ihr RFP für die Ausgabenverwaltung aufnehmen, verpassen Sie die Gelegenheit, eine Partnerschaft einzugehen, die sowohl Ihre Front- als auch Ihre Backoffice-Produktivität steigern kann. 

Wenn Sie einen RFP für die Ausgabenverwaltung herausgeben, liegt es an Ihnen, groß zu denken. Sie könnten am Ende eine Partnerschaft eingehen, die weit über das hinausgeht, was Sie ursprünglich erwartet hatten.

 

Wichtige Fragen zu einem RFP für die Ausgabenverwaltung

Es gibt mehrere Schlüsselfragen, die Sie zu Ihrem RFP für die Ausgabenverwaltung stellen sollten. 

Zuerst sollten Sie interne Diskussionen über die strategischen Möglichkeiten führen, die sich durch das Onboarding einer automatisierten Lösung für die Ausgabenverwaltung ergeben. 

Zu den Fragen, die Sie sich stellen sollten, gehören: 

  • Was sind die Ziele des Unternehmens bei der Nutzung digitaler und automatisierter Tools?
  • Was sind unsere Ziele bei der Ausgabenverwaltung?
  • Inwiefern überschneiden sich unsere Ziele für die Ausgabenverwaltung mit den allgemeinen Unternehmenszielen? 

Sobald Sie diese Fragen beantwortet haben, sind Sie bereit, mit der Erstellung Ihres RFP für die Ausgabenverwaltung zu beginnen. 

Ihr Dokument sollte die folgenden Fragen zusätzlich zu allen anderen, die Sie benötigen, umfassen: 

  • Welche geschäftlichen Probleme kann Ihre Software für die Ausgabenverwaltung lösen?
  • In welche bestehenden Systeme lässt sich Ihre Lösung integrieren? 
  • Wie hoch sind die Kosten für Ihren Dienst? 
  • Wie sieht Ihr Zeitplan für das Onboarding und die Implementierung aus? 

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Rechnungsverwaltung

Die Rechnungsverwaltung zwischen den Geschäftsbereichen und dem Finanzteam schafft oft Engpässe auf beiden Seiten. 

Abhängig von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens kann Ihr RFP für die Ausgabenverwaltung auch nach den umfassenden Rechnungsverarbeitungsfunktionen des Anbieters fragen. 

 

Statusaktualisierungen auf Lieferantenrechnungen

Lieferantenrechnungen müssen rechtzeitig bezahlt werden. Dies erfordert, dass Geschäftsbereiche Rechnungen frühzeitig und häufig einreichen. Dies erfordert auch, dass Finanzteams einen effizienten Prozess folgen, um Rechnungen gemäß der Unternehmensrichtlinien zu überprüfen und die Zahlung zu erleichtern. 

Viele große Unternehmen benötigen eine Vorlaufzeit von bis zu 60 Tagen vom Zeitpunkt der Rechnungsstellung durch eine Geschäftseinheit bis zur endgültigen Zahlung. In diesem Zeitraum benötigen die für Rechnungszahlungen verantwortlichen Personen manchmal eine Statusaktualisierung, wenn nicht mehr als eine.

Ihre Lösung für die Ausgabenverwaltung sollte in der Lage sein, diesen allgemeinen Engpass für Sie zu beheben. Erwägen Sie, Ihrem RFP für die Ausgabenverwaltung einen Abschnitt bezüglich der Rechnungsverwaltung hinzuzufügen. Fragen Sie auch, ob Statusaktualisierungen von einem Portal aus für betroffene Parteien zugänglich sind. 

 

Online-Verfügbarkeit von Rechnungsinformationen

Das Hin- und Herschicken von Dateien ist ein weiterer zeitaufwändigen Aspekt der Rechnungsverwaltung. 

Dies ist ein weiteres Problem, das Ihre Lösung für die Ausgabenverwaltung für Sie lösen sollte. Fügen Sie Fragen zur Online-Verfügbarkeit von Rechnungsinformationen hinzu, um Ihre Optionen zu erkunden. 

 

Kostenmanagement

Das Kostenmanagement ist sowohl für Finanzteams als auch für Geschäftseinheiten eine wichtige Aufgabe. Ihre Lösung für die Ausgabenverwaltung sollte das Kostenmanagement erleichtern. 

Transparenz ist der Schlüssel. Sie ermöglicht es Unternehmensteams, leicht zu verstehen, was sie ausgeben dürfen. Transparenz beschleunigt auch den Genehmigungsprozess für Finanzteams. 

Reisekosten und Spesen fallen häufig in hohem Umfang an. Die Überprüfung und Genehmigung verursacht Unmengen an Arbeit für Finanzteams. 

Automatisierung hilft, diese Belastung für viele Teams zu verringern. Es ist jedoch wichtig, dass die Automatisierung nicht der Durchsetzung von Richtlinien im Wege steht oder Fehler übersieht. 

 

Wie können Sie Abrechnungsfehler identifizieren?

Wenn Sie mit einer automatisierten Plattform arbeiten, müssen Sie in der Lage sein, Abrechnungsfehler mit Leichtigkeit zu identifizieren. Finden Sie heraus, ob Ihre Liste der Anbieter KI-gesteuertes Scannen anbietet, um Duplikate, Auslassungen oder andere Verarbeitungsfehler zu identifizieren.

Sie sollten besser noch untersuchen, ob Ihre potenziellen Anbieter KI einsetzen können, um die Ausgabenrichtlinien Ihres Unternehmens durchzusetzen, ohne mehr Zeit Ihres Finanzteams in Anspruch zu nehmen. 

 

Technologie

Bei der Arbeit mit neuen Technologien in Ihrem Unternehmen ist es wichtig herauszufinden, ob Ihr neuer Partner bei der Produktentwicklung führend ist. 

Stellen Sie sicher, dass Sie Fragen zur Häufigkeit und Art der Produktveröffentlichungen stellen. Da sich Betriebssysteme und Datenschutzgesetze weiterentwickeln, helfen Ihnen diese speziellen Fragen dabei, langfristig Erwartungen an die Funktionsfähigkeit der Technologie zu stellen. 

Beurteilung der Häufigkeit von Produktveröffentlichungen

Wir empfehlen Ihnen, die folgenden Fragen zu stellen, um die Auswirkungen von Produktveröffentlichungen auf Ihr Unternehmen zu bewerten. 

  • Wie oft werden Produktversionen und Patches auf Ihrer
    aktuellen Plattform erstellt? 


  • Sind Neuerscheinungen optional oder obligatorisch? 
  • Gibt es Gebühren im Zusammenhang mit Updates oder deren Installation? 

  • Wie werden Benutzer authentifiziert/autorisiert?
  • Wie werden Daten bei der Übertragung und Speicherung geschützt?

 

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