Was ist das Ziel von E-Procurement? Die Transformation von Handelsgeschäften zwischen Unternehmen und ihren Lieferanten in digitale Lösungen, um den gesamten Beschaffungsprozess zu optimieren.
Was ist E-Procurement?
E-Beschaffung ist eine andere Bezeichnung für den elektronischen Einkauf von Waren und Dienstleistungen. Manchmal wird es auch als Online-Beschaffung, E-Purchasing oder E-Procurement-Lösungen bezeichnet. Es ist nicht dasselbe wie E-Sourcing, das eine Komponente von E-Procurement ist und sich auf strategische Beschaffungsaktivitäten und Vertragsmanagement beschränkt.
Es kann als zentralisierte Verwaltung der Einkäufe und Lieferungen eines Unternehmens über eine digitale oder elektronische Plattform definiert werden. Es gilt jedoch nur für Einkäufe im Business-to-Business-Bereich (B2B) und nicht im Business-to-Customer-Bereich (B2C).
Die elektronischen Plattformen, auf denen das E-Procurement angesiedelt ist, dematerialisieren oder digitalisieren den Einkauf im Procure-to-Pay-Prozess (P2P). Dieser Prozess umfasst drei Hauptphasen: Produktauswahl, Auftragserteilung, Rechnungsmanagement und Zahlung.
Die Vorteile von E-Procurement
Insgesamt ermöglicht E-Procurement die Optimierung des Beschaffungsprozesses und bietet vier Hauptvorteile:
- Finanzielle Einsparungen: Digitale Transaktionen sparen Geld, dank geringerer Arbeitskosten und vollautomatischer Prozesse. Im Laufe der Zeit summieren sich diese Einsparungen pro Transaktion zu erheblichen finanzielle Rendite für ein Unternehmen.
- Rationalisierter Arbeitsablauf: Durch den Einsatz einer einzigen, automatisierten Plattform für die wichtigsten Schritte der Beschaffung können Unternehmen unnötige administrative und manuelle Aufgaben eliminieren und so die Effizienz steigern und Fehler reduzieren. Die Teams sparen Zeit und können sich auf komplexere Aufgaben oder Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren.
- Kürzere Vorlaufzeiten: Insgesamt bedeutet E-Procurement für Unternehmen Einfachheit und Transparenz. Dank automatisierter Prozesse werden Bestellungen viel schneller bearbeitet und abgeschlossen, sodass die Unternehmen schneller das bekommen, was sie brauchen.
- Ausgabenkontrolle: Da die Beschaffung auf einer einzigen Plattform zentralisiert ist, können Unternehmen ihre Ausgaben in Echtzeit einsehen. Die Plattformen bieten Lösungen für die Ausgabenberichterstattung und -analyse, sodass die Finanzteams die Ausgaben überwachen und planen können.
Wie funktioniert das?
Es umfasst im Allgemeinen drei Hauptschritte:
- Auswahl des Produkts
Die Unternehmen nutzen eine spezielle Plattform (z. B. einen Online-Katalog, eine B2B-Einzelhandelswebsite oder einen Marktplatz), auf der sie Zugang zur gesamten Produktpalette des Anbieters haben, einschließlich aller erforderlichen Informationen und Vertragsbedingungen.
Die Unternehmen wählen Produkte aus und senden eine Kaufanfrage, die dann automatisch in ihr Einkaufssystem integriert wird.
- Auftragserteilung
Nach der Bestätigung wird die Kaufanfrage zu einer Bestellung und wird automatisch in digitaler oder elektronischer Form an den Lieferanten gesendet. Der Lieferant bereitet dann die Produkte für den Versand oder die Lieferung vor.
- Rechnungsstellung
Die Rechnung kann auch auf dematerialisierte oder digitale Weise erstellt und zugestellt werden, entweder als PDF oder als anderes elektronisches Dokument. Die Unternehmen erhalten die Rechnung, nehmen die Bestellung an und lösen die Zahlung aus - alles in einem einzigen digitalen Arbeitsablauf.
Wer ist an der E-Procurement in einem Unternehmen beteiligt?
Innerhalb eines Unternehmens richtet sich E-Procurement im Allgemeinen an:
- Die Einkaufsabteilung oder diejenigen, die Beschaffungsstrategien erstellen und optimieren.
- Endverbraucher oder Kunden, die Bestellungen aufgeben.
- Der/die Genehmiger, der/die die Bestellungen bestätigt/bestätigen.
- Die Finanz- und Buchhaltungsabteilungen, die die Bestellungen und Rechnungen entgegennehmen und die Zahlungen vornehmen.
Einige beliebte Optionen sind:
SAP Ariba - diese Cloud-basierte Plattform eignet sich für größere oder mittelgroße Unternehmen und deckt den gesamten Beschaffungs-, Einkaufs- und Zahlungszyklus ab.
Jaggaer - eine intelligente Komplettlösung mit flexiblen Optionen.
Coupa - eine einfach zu bedienende, leicht zugängliche Lösung mit Funktionen, die die wichtigsten Beschaffungsaktivitäten unterstützen.
Unternehmen können auch nach speziellen Lösungen suchen, die für bestimmte Teile des gesamten Beschaffungsprozesses geeignet sind. Tools für das Ausgabenmanagement beispielsweise eignen sich hervorragend für die Analyse und Planung der Unternehmensausgaben, und einige lassen sich problemlos in die anderen bereits verwendeten Softwaresysteme integrieren.
