Welche Pauschalen stehen mir auf Dienstreisen in Deutschland zu?

Für die korrekte Berechnung der Verpflegungspauschalen müssen Sie verschiedene Posten berücksichtigen. Damit Sie ihre Reisekostenabrechnung korrekt einreichen können, haben wir hier für Sie die grundlegenden Charakteristika einer Dienstreise zusammengefasst und verschaffen Ihnen einen Überblick über die verschiedenen Pauschalbeträge.

Welche Kriterien gelten für inländische Dienstreisen?

Alle (berufsbedingten) Veränderungen des Arbeitsortes gelten grundsätzlich als Geschäftsreise. Dazu ist ausschlaggebend, dass der tatsächliche Arbeitsort vom regelmäßigen Arbeitsort abweicht und sich außerhalb deiner Wohnung befindet. Ist dies der Fall, werden auch Hin- und Rückfahrt mit einer Kilometerkostenpauschale vergütet.

 

Wie berechnet sich die Verpflegungspauschale?

Sobald Sie mindestens mehr als acht Stunden im Inland für ihren Arbeitgeber unterwegs sind, stehen Ihnen 14 Euro als Verpflegungspauschale zu. Sollten Sie mehrtägig verreisen, entfällt die Regel der Mindestabwesenheit für den An- & Abreisetag. Beide Tage werden dann mit einer Tagespauschale von 14 Euro berechnet. Alle Tage dazwischen, die du 24 Stunden auswärts verbringst, werden mit Reisekosten von 28 Euro berechnet. Wenn Sie nicht übernachten, jedoch deine Tätigkeit über Nacht ausüben und insgesamt mehr als acht Stunden abwesend sind, gilt ebenfalls die Tagespauschale von 14 Euro für den Tag, der zur Mehrheit der acht Stunden Abwesenheit beigetragen hat.

Welche Ausnahmen gelten?

Generell ist die Verpflegungspauschale auf drei Monate an derselben auswärtigen Arbeitsstätte begrenzt. Danach entfällt die Tagespauschale.

Falls es für Sie keine festgelegte erste Arbeitsstätte gibt, gilt deine Wohnung als Grundlage. Zusätzlich muss ihre Dienstreise von vornherein zeitlich begrenzt sein, da sonst der abweichende Arbeitsort als zweite Arbeitsstätte gilt.

Stellt dein Arbeitgeber auch die Verpflegung zur Verfügung, dann sind von der Verpflegungspauschale 20 Prozent für Frühstück sowie 40 Prozent Abzug für Mittagessen und/oder Abendessen abzuziehen.

 

Beispiele für die Berechnung der Verpflegungspauschale 

  • Beispiel 1
    Drei Tage Abwesenheit inkl. Frühstück

    Für den An- sowie Abreisetag bekommst du 12 Euro. Am Abreisetag wird das Frühstück abgezogen (14 Euro - 20 Prozent*28 = 8,40 Euro). Zudem bekommen Sie 28 Euro Pauschalbetrag für den einen vollen Tag, von dem das Frühstück ebenfalls abgezogen werden kann (28 Euro - 20 Prozent = 22,40 Euro). Dir stehen also Spesen in Höhe von 33,60 Euro zu. Dazu kommen deine Fahrtkosten.

  • Beispiel 2
    Fünf Tage Abwesenheit mit voller Verpflegung

    Da dein Arbeitgeber für Frühstück, Mittagessen und Abendessen sorgt, steht dir keine Verpflegungspauschale zu. Ausgenommen sind auch hier die Fahrtkosten.

Geht das noch einfacher?

Falls in deinem Unternehmen alle Geschäftsausgaben und Reisekostenabrechnungen noch manuell eingereicht, geprüft und bearbeitet werden, kennen Sie die zeitaufwendigen und frustrierenden Abläufe. 

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Maria Khizhniakova