Reisekosten von Arbeitnehmern abrechnen

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Was sind Reisekosten?

Reisekosten sind vor allen Dingen für Arbeitnehmer relevant, wenn sie auf Geschäfts- oder Dienstreise sind und dabei Kosten übernommen haben bzw. Kosten durch die Reise selbst entstanden sind. Zu den möglichen Kosten gehören unter anderem Transportkosten, Übernachtungskosten und der Verpflegungsmehraufwand.

Was gilt als Geschäfts- bzw. Dienstreise?

Geschäftsreisen oder Dienstreisen sind alle Reisen in denen ein Unternehmer oder Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte und der privaten Wohnung seiner beruflichen Tätigkeit nachgeht.

Wichtig zu beachten ist, dass bei einer Dienst- oder Geschäftsreise eine größere Strecke überwunden werden muss, bevor diese als Dienstreise zu werten ist.

Ist das Erstellen einer Reisekostenabrechnung erforderlich?

Immer dann, wenn ein Arbeitnehmer oder Inhaber im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit den regulären Arbeitsplatz verlassen muss und sich außerhalb der Stadtgrenzen befindet, wird eine Reisekostenabrechnung erforderlich. Es gibt allerdings keine gesetzliche Verpflichtung eine Reisekostenabrechnung zu erstellen.

Häufig gewähren Unternehmen eine Frist von bis zu sechs Monaten, innerhalb der Reisekosten von Angestellten eingereicht werden müssen. Auch hierzu gibt es keine gesetztliche Regelung und hängt stark von den Bestimmungen innerhalb eines Unternehmens ab.

 

Wer kann eine Reisekostenabrechnung erstellen?

Der Reisende ist selbst dafür verantwortlich, die Reisekostenabrechnung zu erstellen, eine entsprechende Unterschrift wird jedoch aus gesetztlichen Gründen nicht verlangt, d.h. ein Mitarbeiter kann auch die Reisekostenabrechnung für einen Kollegen erstellen und diese für ihn einreichen.

 

Welche Reisekosten sind erstattungsfähig?

Nicht alle Kosten sind bei einer Reisekostenabrechnung aufführbar. Für die eigene Verpflegung muss selbst aufgekommen werden, allerdings gibt es die Möglichkeit eine Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand in Anspruch zu nehmen.

 

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Übernachtungskosten

Wird bei einer mehrtägigen Geschäftsreise das Hotel nicht automatisch von der Firma vorab gebucht, hat der Arbeitnehmer zwei Möglichkeiten. Die erste ist, die Auslage für die Übernachtung selbst zu bezahlen und die Rechnung im Rahmen der unternehmensinternen Regelungen in der Buchhaltung vor oder nach Reiseantritt einzureichen. In einigen Situationen kann es für den Reisenden finanziell interessanter sein, den gesetzlich festgelegten Pauschalbetrag für Übernachtungen für Inlandsreisen und Auslandsreisen in Anspruch zu nehmen.

Die Übernachtungspauschale ist bundesweit innerhalb Deutschlands auf 20 Euro begrenzt – in der Regel übernimmt das Unternehmen aber 100% der Übernachtungskosten im Inland.

Anbei eine Beispielabrechnung für eine Auslandsreise nach London: Die Übernachtungspauschale die Sie in Anspruch nehmen können, beträgt aktuell für London 224 Euro. Wenn Sie also eine Unterkunft finden, die günstiger ist, können Sie die Bezahlung der Unterkunft voerst selbst übernehmen und sich im Anschluss die Reisekosten erstatten lassen.

Verpflegungsmehraufwand

Auch für den Verpflegungsmehraufwand gibt es je nach Abwesenheitsdauer und je nach Hotelbuchung bestimmte Regelungen.

Für Deutschland bekommen sie 14 Euro für eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden bzw. pauschal für An- und Abreisetag. Wenn Sie 24 Stunden unterwegs sind, bekommen Sie innerhalb Deutschlands 28 Euro erstattet.

Hier wieder ein einfaches Beispiel: Sie beginnen am Montag Ihre 5-stündige Anreise zu einem Kundentermin der am Dienstag ganztägig stattfinden soll. Für Mittwoch Früh ist die Rückreise geplant. Sie bekommen also für Montag und Mittwoch eine Erstattung von jeweils 14 Euro und für Dienstag eine Erstattung von 28 Euro. Der Verpflegungsmehraufwand, den Sie geltend machen können, beläuft sich insgesamt auf 56 Euro. Für Auslandsreisen treten wieder die festgesetzten Pauschalen des Bundesfinanziministeriums in Kraft.

Ist das Frühstück z.B. im Hotel mit inbegriffen, werden 20% der Verpflegungspauschale abgezogen. Werden Sie zusätzlich zum Essen eingeladen oder handelt es sich bei der Geschäftsreise z.B. um ein Seminar, an dem entsprechende Verpflegung angeboten wird, werden insgesamt 40% des Verpflegungsmehraufwandes abezogen.

Fahrtkosten

Als Fahrtkosten können je nach unternehmensinternen Regelungen alle Kosten für Anreise, Abreise und die Mobilität vor Ort abgrechnet werden. Dies betrifft unter Anderem Flugtickets, Zugtickets, öffentliche Verkehrsmittel, Taxi, Uber, Mietwagen und andere Transportdienstleister. Nutzen Sie einen Dienstwagen, können Sie keine weiteren Kosten abgesehen von Benzinkosten als Reisenebenkosten einreichen.

Wenn Sie mit dem privaten PKW die Dienstreise antreten, können Sie sich eine Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer anrechnen lassen.

 

Man darf keine Reisenebenkosten vergessen!

Neben diesen üblichen erstattungsfähigen Reisekosten gibt es noch weitere Reisenebenkosten, die Sie bei Ihrem Arbeitgeber geltend machen können. Typische Reisenebenkosten sind unter Anderem: Mautgebühren, Fährkosten, Parkplatzgebühren, Kosten für Gepäck oder Gepäckversicherung, Aufbewahrungskosten, Gebühren bei Nutzung einer privaten Kreditkarte die im Ausland beruflich genutzt wird sowie zusätzliche Telefonkosten.

Hinzu kommen aber auch entsprechende Erstattungen z.B. bei einem Verkehrsunfall, Diebstahl von beruflichen Gegenständen oder privaten Gegenständen, die für berufliche Zwecke mitgenommen wurden oder privater Gegenstände die für die Reise notwendig sind.

 

Alles über schnelle Erstattung Ihrer Reisekosten

Der größte Aufwand für Arbeitnehmer und Arbeitgeber bzw. die Buchhaltung entsteht in der Regel bei der ordentlichen Abrechnung von Reisekosten. Belege, Rechnungen und Quittungen müssen gesammelt werden und häufig mühsam in Listen eingepflegt werden bevor sie im Anschluss in Buchhaltungsprogramme eingepflegt werden können.

Die Verwaltung von Spesen und Reisekosten kann über unsere All-in-one Lösung Jenji deutlich vereinfacht werden. Mehr Schnelligkeit bei der Erstattung Ihrer Reisekosten können Sie durch die Verwendung unserer App sowie unserer Web-App verwenden. Ist Ihre Buchhaltung mit unserer Jenji Plattform verknüpft, können Sie Ihre Reisekosten sogar direkt einreichen, ganz bequem von Ihrem Mobiltelefon aus, ohne weiteren Aufwand und das sogar automatisch inklusive aller abfotografierten Belege.

Auch für Unternehmen ist eine Anbindung an die Reisekosten-App von Jenji interessant, da hier viel Aufwand bei der Überprüfung, Freigabe und Bezahlung von Reisekostenabrechnungen eingespart werden kann. So lässt sich Jenji mit vorgefertigten Schnittstellen in die verschiedensten ERP-Systeme auf dem Markt integrieren. So wird die Synchronisierung Ihrere Daten bestmöglichst automatisiert.

Reisekosten von Arbeitnehmern abrechnen

Maria Khizhniakova

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