Die Spesenabrechnung ist das Herzstück des betrieblichen Spesenmanagements. Die Spesenabrechnung ist der Nachweis von Ausgaben, die Mitarbeiter und Führungskräfte für ihr Unternehmen getätigt haben. Die Erstattung dieser Spesenabrechnungen ist in das Buchhaltungssystem integriert, das begründete und regelmäßige Bewegungen auf den Konten nachweisen muss.
Um dieses Management zu optimieren, ist es wichtig, die Grundlagen und Entwicklungen der Spesenabrechnung zu verstehen.
- Was ist eine Spesenabrechnung?
- Wie rechnet man eine Spesenabrechnung ab?
- Wie hat sich die Spesenabrechnung entwickelt?
- Wie haben neue Technologien die Spesenabrechnung revolutioniert?
- Was sind die Vorteile einer Kostenrechnungssoftware?
Was ist eine Spesenabrechnung?
Spesenabrechnungen enthalten Ausgaben, die den Mitarbeitenden und Geschäftsführern*innen im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit entstehen. Das Unternehmen ist verpflichtet, diese Ausgaben zu erstatten, wenn die Ausgaben gerechtfertigt sind. Diese Erstattungen sind daher logischerweise in der Buchhaltung des Unternehmens enthalten.
Zu erstattende Spesen
Es gibt verschiedene Kategorien von Geschäftsausgaben, die vom Unternehmen erstattet werden müssen. In allen Fällen müssen die Ausgaben im Rahmen der Geschäftstätigkeit angefallen sein. Schließlich sind einige Ausgaben zwingend zu erstatten und andere sind fakultativ.
Arten der Betriebsausgaben
Es gibt eine Vielzahl von Ausgaben, die von der Firma erstattet werden können. Die meisten fallen jedoch in eine der folgenden Kategorien:
- Essen: Ausgaben für Mahlzeiten oder Verpflegungspauschalen
- Transport- und Reisekosten: Bahn- oder Flugtickets, Parkgebühren, Mietwagen
- Unterkunft bei Geschäftsreisen oder Übernachtungspauschale
- Ausgaben für Empfänge (z. B. Kundenessen) und Kundengeschenke
Erstattungsmethoden
Das Unternehmen entscheidet vor der Entstehung der Ausgaben, wie es die entstandenen Betriebsausgaben erstatten wird. Die Methode der Erstattung wird durch die Ausgabenrichtlinien des Unternehmens festgelegt.
Es gibt zwei Möglichkeiten, Betriebsausgaben zu erstatten:
- Erstattung auf Basis einer Pauschale
- Erstattung der tatsächlichen Aufwendungen
Bei der Erstattung von Pauschalen legt der Arbeitgeber im Voraus den Betrag fest, der für eine bestimmte Ausgabe erstattet wird. Zum Beispiel: Restaurantkosten für Kunden.
Der Person, die die Ausgabe tätigt, wird der Pauschalbetrag erstattet, unabhängig vom tatsächlich Betrag der Rechnung.
Bei der tatsächlichen Aufwendung,erstattet der Arbeitgeber die Kosten, die dem Mitarbeitenden tatsächlich entstanden sind. Um eine Erstattung ihrer Auslagen zu erhalten, müssen die Mitarbeitenden daher ihre Spesen- und Reisekostenabrechnungen mit Belegen (Rechnungen, Quittungen o. Ä.) einreichen. Es ist selbstverständlich möglich je nach Ausgabentyp die geeignete Methode zu wählen. Das kann entweder gesetzlich vorgeschrieben sein oder hängt von der internen Unternehmenspolitik ab
Die Erstattung von Spesenabrechnungen ist gesetzlich geregelt. Insbesondere ist das Unternehmen verpflichtet, die tatsächliche Erstattung nachzuweisen. Bestimmte berufliche Aufwendungen sind von den Sozialversicherungsbeiträgen befreit. Deshalb unterliegen Spesenabrechnungen einer Kontrolle, und das Unternehmen riskiert eine Steueranpassung, wenn die erstatteten Ausgaben nicht gerechtfertigt sind.
Die erstatteten Spesenabrechnungen werden in das Buchhaltungssystem integriert. Erstattungen müssen im Rahmen des allgemeinen Kontenplans vorgenommen werden. Ein Fehler in der Buchhaltung führt in der Regel zu einer Steuerkorrektur im Folgejahr. Es ist daher entscheidend, die Spesenabrechnungen korrekt in das Buchhaltungssystem des Unternehmens zu integrieren.
Wie rechnet man eine Spesenabrechnung ab?
Die Buchhaltung erfasst die Spesenabrechnungen. Zu diesem Zeitpunkt haben die Teamleiter die Belege normalerweise bereits geprüft. Der/die Buchhalter*in kann jedoch noch eine qualitative Kontrolle durchführen. Dabei lautet die wichtigste Regel der Spesenabrechnung wie folgt: Alle Ausgaben müssen durch Belege nachgewiesen werden.
So werden die Spesenabrechnungen nach Art der Betriebsausgabe berechnet:
Fahrtkosten
- Kilometerpauschale: 30 Cent pro gefahrener Kilometer. Dieser Satz verringert sich auf 20 Cent pro Kilometer, wenn man ein Motorrad oder Moped fährt. Diese Abrechnungsvariante wird am häufigsten genutzt.
- Kilometersatz: Hierfür muss man die gesamten Kosten, die jährlich für ein Privatauto anfallen, zusammenstellen und durch die Zahl der während der Dienstreise gefahrenen Kilometer teilen. So erhält man die Kosten für die gefahrene Strecke. Zu den zu addierenden Kosten gehören unter anderem Wartungs-, Reparatur- und Versicherungskosten, die Steuer, Benzinkosten sowie Zinsen und die Abschreibung für das Auto.
Übernachtungskosten
Die Übernachtungskosten der reisenden Mitarbeiter können durch einen gesetzlich festgelegten Pauschalbetrag pro Übernachtung kompensiert werden. Dabei gibt es einen Pauschalbetrag für Inlandsreisen und gesonderte Pauschalen für Dienstreisen ins Ausland. Der tatsächliche Betrag der Übernachtungskosten kann vom Arbeitgeber kompensiert werden. Der Arbeitgeber übernimmt dabei die Übernachtungskosten in voller Höhe und kann diese als Betriebsausgaben absetzen und die Vorsteuer hierfür abziehen. Bei dieser Erstattungsmethode ist der Aufwand in der Buchhaltung wesentlich höher, da alle relevanten Rechnungen ordentlich gesammelt und einzeln in Formularen und in das Buchhaltungssystem eingetragen werden müssen.
Spesenabrechnung und Steuererklärung
Die Spesen sind eine steuerfreie Überweisung des Arbeitgebers, da man entsprechend in Vorleistung getreten ist. Um dies dem Finanzamt aber auch deutlich zu machen, ist es unverzichtbar, die Abrechnung der Steuererklärung als Anhang beizulegen. Wie kann die Steuererklärung als Spesenabrechnung genutzt werden? Alternativ kann die Abrechnung auch über die Steuererklärung erstellt werden. Es handelt sich in diesem Fall um Werbungskosten.
Wie wird die Erstattung vorgenommen?
Die erstatteten Berufskosten werden in der Regel auf der Gehaltsabrechnung angegeben, entweder netto oder brutto, je nachdem, ob sie sozialversicherungspflichtig sind. Die Erstattung erfolgt also häufig mit der Auszahlung des Gehalts.
Die Spesenabrechnung kann jedoch auch Erstattungen außerhalb der monatlichen Gehaltszahlung vorsehen. In diesem Fall sind die Erstattungen separat und erfolgen in der Regel zu einem festen Termin: z. B. jede Woche oder alle zwei Wochen.
Die Revolution der Integration von Spesenabrechnungen in die Buchhaltung
In den letzten Jahren hat die künstliche Intelligenz (KI) die Arbeitswelt und die Geschäftswelt revolutioniert. Dies ist auch bei der Buchhaltung der Fall.
Traditionelle computergestützte Buchhaltung
Mit der Entwicklung von computergestützten Systemen arbeitete die Buchhaltung hauptsächlich mit Excel-Tabellen. Auch in den folgenden Tools waren selbst für einfache Dateneingaben noch manuelle Schritte erforderlich. Die Anwendung dieser Methode ist sehr mühsam und daher besonders kostenaufwendig für das Unternehmen.
Bei großen Unternehmen sind die Buchhaltungsvorgänge zahlreich. Das Fehlerrisiko vervielfacht sich und kann dem Unternehmen auch im Falle einer Steuerkorrektur teuer zu stehen kommen. Bei kleinen Unternehmen ist die Buchhaltung oft auf eine Person beschränkt. Auch wenn die buchhalterischen Vorgänge weniger zahlreich sind als bei großen Unternehmen, kann ein sehr kleines Team keine ausgiebigen Kontrollen leisten, was wiederum das Fehlerrisiko erhöht.
Die KI-Revolution für das Rechnungswesen
Neue digitale Technologien werden nun auch im Rechnungswesen eingesetzt. Diese technologischen Fortschritte ermöglichen es Buchhaltern*innen Zeit zu sparen und sich wieder auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, und Unternehmen Kosten zu reduzieren.Zu den neuen Funktionen gehört die Möglichkeit, Buchhaltungsdaten automatisch aus Papierdokumenten (z. B. Rechnungen) zu extrahieren: Datum, Betrag, Mehrwertsteuer und andere ausgabenbezogene Informationen. Betriebsausgaben können auch in Echtzeit an die Buchhaltung übermittelt werden, um eine schnellere Erstattung zu ermöglichen.
Intelligente Lösungen wie Jenji bieten nun eine automatisierte Verarbeitung von Spesenabrechnungen und eine optimierte Integration der Daten in Ihre Buchhaltungssoftware. Zusätzlich bietet Jenji Ihnen seine BI-Software Jenji Studio, ein Tool für Ihr Berichtswesen. Dieses Modul ermöglicht eine scharfe Datenanalyse zur Optimierung Ihrer Ausgabenpolitik.
