Was versteht man unter digitaler Archivierung?

Unter digitaler Archivierung versteht man die Speicherung von Dokumenten auf einem computerlesbaren digitalen Datenträger. Dabei kann es sich um digitale Dokumente handeln, wie E-Mails, aber auch Dokumente, die ursprünglich auf Papier vorlagen, können archiviert werden. Dies wird auch als elektronische oder digitale Archivierung bezeichnet.

Bei der Archivierung von ursprünglich auf Papier vorliegenden Dokumenten wird ein digitales Bild (Pixelgrafik) durch Einscannen mit einem Dokumentenscanner als Datei gespeichert. Diese Datei reproduziert das Originaldokument mit seinen wesentlichen Merkmalen wie Informationsgehalt, Formatierung und Position. Mit dieser Datei kann das Originaldokument jederzeit aus dem digitalen Archiv als Papierdokument in der Qualität einer Fotokopie wiederhergestellt werden. Bei Dokumenten, die bereits digital vorliegen, wird der Originaldatensatz archiviert.

Warum ist es wichtig, digitale Archivierung zu nutzen?

Zweifellos ist die Organisation von elektronischen Archiven besonders für große Betriebe wichtig, bei denen täglich tausende verschiedener Dokumente durch das Unternehmen gehen.  Ein elektronisches Archiv rationalisiert nicht nur die Arbeit, sondern hilft auch den Mitarbeitenden Zeit zu sparen. Man kann sagen, dass ein elektronisches Dokumentenarchiv ein wesentlicher Bestandteil der IT-Infrastruktur eines modernen Unternehmens ist. Dieses gewinnbringende Tool eignet sich für Unternehmen jeder Größe, einschließlich der kleinen Unternehmen. Auch wenn kleine Unternehmen keine umfassende Kontrolle des Dokumentenflusses benötigen, ist ein elektronisches Archiv eine Garantie dafür, dass alle Unterlagen des Unternehmens gut organisiert sind. 

Die 3 wichtigsten Vorteile der digitalen Archivierung

Während der Pandemie haben viele Unternehmen festgestellt, dass es an der Zeit ist, von klassischen analogen Methoden auf digitale Technologien umzusteigen. Die Sicherung von Daten auf Papier oder auf Servern ist teuer, unsicher und ineffizient. Leider verwenden viele Unternehmen auch für ihre Ausgabenverwaltung heute immer noch diese alten Methoden, weil sie sich von der traditionellen Ansicht abschrecken lassen, dass neue Technologien unerschwinglich und riskant sind. Durch Investitionen in die richtige Technologie können aber sogar Kosten gesenkt, die Sicherheit verbessert und Arbeitsabläufe beschleunigt werden. All diese Punkte wurden in einer kürzlich von Kyocera durchgeführten Umfrage von Unternehmen in ganz Europa (56,2 %) als Prioritäten genannt.²

Schauen wir uns also die Vorteile der digitalen Archivierung genauer an:

• Kosteneinsparung
  Viele Unternehmen können gar nicht genau einschätzen, wie viel Geld sie verschwenden, wenn sie sich weigern, digital zu arbeiten. Jeden Tag fallen riesige Datenmengen an, deren Sicherung auf Papier nicht mehr rentabel ist. Da bei einer digitalen Lösung kein Papier und keine Akten mehr aufbewahrt werden müssen, lassen sich Einsparungen bei Inventar und Büromaterial erzielen.  Und wenn Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen oder Standorte hat, ist die digitale Archivierung ideal für Sie, da Sie nicht in den Transport und die Versendung von Daten an andere Standorte investieren müssen.
  
  Es ist auch erwähnenswert, dass sich mit der Zeit immer mehr Daten ansammeln, für die neuer Platz geschaffen werden muss. Und wenn Unternehmen sich nicht für die Speicherung von Daten in elektronischen Archiven entscheiden, schlagen die Kosten für die Lagerung zu Buche, z. B. liegt der Preis im Pariser Stadtzentrum bei 930 € pro Quadratmeter und Jahr.¹ Aber zusätzlich zu den Kosten für den Lagerung selbst müssen die Unternehmen auch für die Arbeitskräfte aufkommen, die diesen zeitaufwändigen Prozess durchführen. Es stellt sich also die Frage, ob es sich lohnt, so viel Geld für Daten auszugeben, die man wahrscheinlich nie nutzen wird.
  
  
• Risikominderung

  Das nächste Problem bei analogen Arbeitsplätzen ist die Datenbuchhaltung. Der unbefugte Zugriff auf Papierdokumente kann zu deren Verlust, falscher Lagerung oder Vernichtung führen. Außerdem kann eine schlechte Organisation dazu führen, dass Lizenzen oder Verträge nicht rechtzeitig verlängert werden, was zu Ausfallzeiten und Verzögerungen in der Produktion und möglicherweise zu Geldstrafen wegen Nichteinhaltung von Betriebsprüfungen führt.

  Manche Unternehmen sehen die Lösung in der Verlagerung von Daten auf Server vor Ort, doch ist dies nicht immer die beste Lösung. Server mit unzureichender Verwaltung und unzureichendem Schutz können das Risiko von Datensicherheitsverstößen erhöhen. Kein Unternehmen ist vor Cyberangriffen gefeit; auch wenn große Namen für Schlagzeilen sorgen, können Cyberkriminelle auch kleinere Unternehmen angreifen. Wenn ein Unternehmen den Zugang zu seinen Daten verliert, ist es nicht mehr funktionsfähig.

  Werden die Daten dagegen mit Hilfe der Cloud-Technologie digital archiviert, kann der Zugriff nur auf autorisiertes Personal beschränkt werden.  Diese Funktion erhöht die Rechenschaftspflicht, da die Möglichkeit anonymer Bearbeitung ausgeschlossen wird. Darüber hinaus bietet die Lösung eine Benachrichtigungsprogrammierung, so dass Sie sich keine Sorgen mehr über Strafen für abgelaufene Verträge oder Lizenzen machen müssen, da Sie im Voraus eine Erinnerung zur Verlängerung erhalten.

• Umweltfreundlichkeit

  Wie bereits erwähnt, erfordert das Speichern von Daten traditionell eine Menge Ressourcen. Eine davon ist Papier. Die Verwendung von Papier gilt nicht als umweltfreundliche Wahl. Und wir leben heute in einer Welt, in der es sich kein Unternehmen mehr leisten kann, CSR (Corporate Social Responsibility) zu ignorieren. Ständig Papier wegzuwerfen, ohne der Umwelt zu schaden, ist also nicht nur schlecht für die Ökologie, sondern auch schädlich für das Image Ihres Unternehmens. Wenn Sie also auf digitale Archivierung umsteigen, machen Sie einen Schritt in Richtung Nachhaltigkeit. Die digitale Archivierung kommt ohne die Verwendung von Papier und anderen Materialien aus, die die Umwelt zerstören können.
  
  

Unter Berücksichtigung aller oben genannten Aspekte und hat Jenji sein elektronisches Archiv gegründet: Jenji Vault.

Mit unserer Option Jenji Vault können Sie alle Belege gesetzeskonform für die in Ihrem Land geforderte Aufbewahrungszeit in unserem digitalen Safe speichern. Für mehr Informationen zögern Sie nicht sales@jenji.io zu kontaktieren.

Quellen:

https://www.jll.fr/fr/etudes-recherche/recherche/office-market-in-the-greater-paris-region

https://www.kyoceradocumentsolutions.eu/en/smarter-workspaces/insights-hub/articles/the-advantages-of-digital-archiving.html